Hire Quality AB

Vi söker en noggrann och självgående resurs med dokumenterad praktisk erfarenhet av att ordna, strukturera och förteckna fysiska arkivhandlingar. Personen ska ha: · Erfarenhet av praktiskt arkivarbete, inklusive sortering, rensning, förteckning och arkivläggning. · Kunskap om arkivhantering och krav på långtidsbevarande av pappershandlingar. · Förmåga att självständigt strukturera ett äldre och delvis oordnat arkivmaterial. · God förmåga att dokumentera arbetet och identifiera frågor som behöver stämmas av med beställaren. Erfarenhet av arkivarbete inom offentlig verksamhet, gärna kommunala bolag eller myndigheter, är meriterande. Formell arkivvetenskaplig utbildning är inte ett krav. Information om uppdraget, målsättning, resultat: Ordning av ett äldre fysiskt arkiv bestående av pärmar, lösa handlingar och annat dokumentationsmaterial. Materialet behöver inventeras, sorteras, struktureras och förberedas för leverans till Norrköpings stadsarkiv. Den preliminära omfattningen till Stadsarkivet uppskattas till cirka 7–8 hyllmeter. Uppdraget omfattar: · Inventera befintligt arkivmaterial och skapa en översikt över vilka handlingar som finns. · Sortera och strukturera materialet efter verksamhet, handlingstyp och tidsperiod. · Identifiera handlingar som ska bevaras respektive handlingar som kan vara aktuella för gallring. Osäkra bedömningar ska lyftas till beställaren. Gallring får inte genomföras utan godkänt stöd i tillämpliga gallringsbeslut. · Rensa handlingar som ska bevaras från exempelvis pärmar, gem, plastfickor och annat material som inte är lämpligt för långtidsförvaring. · Ordna handlingarna i aktomslag och arkivboxar enligt Stadsarkivets anvisningar. · Märka arkivboxarna och upprätta nödvändiga förteckningar och underlag inför leverans. · Förbereda materialet för överlämnande till Norrköpings stadsarkiv och bistå med eventuella kompletteringar som efterfrågas. Arbetet ska utföras enligt Norrköpings stadsarkivs Rutin för leveranser av analoga handlingar till stadsarkivet (KS 2024/2087), som tillhandahålls av beställaren. Målet med uppdraget är att äldre fysiska arkiv ska vara genomgånget, ordnat och dokumenterat, så att bevarandehandlingar kan överlämnas till Stadsarkivet enligt gällande leveransrutiner. Förväntat resultat: · En dokumenterad översikt över det genomgångna arkivmaterialet. · Ett ordnat och förtecknat fysiskt arkiv. · Bevarandehandlingar förpackade och märkta enligt Stadsarkivets krav. · Identifierade gallringsfrågor och eventuella oklarheter redovisade till beställaren. · Underlag färdigställt för leveransförfrågan till Stadsarkivet. Beräknad tid/omfattning: Uppdraget avser ett tidsbegränsat uppdrag på plats i Norrköping. Önskad start: Så snart som möjligt. Omfattning är ca 4-6 veckor heltid, runt 160-240 timmar

Vi söker en serviceinriktad, självgående och praktiskt lagd koordinator som tar ett samlat operativt ansvar för vardagsdriften i kontorsmiljön och avlastar verksamheten med administrativa och praktiska uppgifter. Bland annat: • Erfarenhet av service, kontorsdrift, reception, facility management, eventstöd eller motsvarande praktisk koordination. • Förmåga att självständigt planera, prioritera och slutföra varierande arbetsuppgifter, även med kort framförhållning. • God organisationsförmåga, noggrannhet och ett lösningsorienterat arbetssätt. • God kommunikativ förmåga på svenska och vana att bemöta medarbetare, hyresgäster, besökare och leverantörer professionellt. • Grundläggande digital vana (e-post, kalender, Office/Teams och enklare administrativa system). • Förmåga att arbeta på plats och hantera praktiska uppgifter i lokalerna. • Bidrar till god stämning och vara social. Meriterande: • Erfarenhet av konferenser, mötesbokning, reseadministration och leverantörskontakter. • Erfarenhet av beställningar, fakturaunderlag och enklare inköpsadministration. • Engelska i tal och skrift för internationella besök och arrangemang. • Erfarenhet av hyresgästservice och nyckel-/passersystem. Information om uppdraget, målsättning, resultat Personen ska säkerställa välfungerande, välkomnande och ordnade arbets- och mötesmiljöer samt avlasta befintliga medarbetare med löpande siteadministration och praktisk eventkoordinering. Uppdraget är på plats i centrala Norrköping. Uppdraget omfattar bland annat: Daglig site- och kontorsdrift • Daglig tillsyn, ordning och reda i gemensamma ytor, mötesrum, kök, showroom och innovationsmiljöer. • Praktiska rutiner som att starta bakgrundsmusik, vattna och vid behov beställa växter/blommor, hålla ordning i kylskåp, hantera disk och kartonger samt fylla på förbrukningsmaterial. • Posthantering, interna leveranser och enklare fakturaskanning. • Kontroll av kaffemaskin, mjölk- och fruktleveranser, fredagsfrukost, fika, catering och enklare inköp. • Enklare felsökning och praktisk hjälp med skrivare, WiFi, batteribyten och annan kontorsutrustning; eskalera tekniska ärenden till rätt leverantör. Lokaler, hyresgäster och leverantörer • Vara första kontaktväg för vardagliga lokal- och servicefrågor från hyresgäster och medarbetare. • Administrera, inventera och sortera passertaggar och nycklar samt praktisk onboarding/offboarding av hyresgäster enligt givna behörighetsrutiner. • Samordna felanmälningar, städning, fönsterputs, fastighetsärenden och kontakter med Fastpartner och andra berörda leverantörer. • Följa upp städkvalitet, leveranser och serviceärenden samt informera berörda hyresgäster och medarbetare. • Ta fram och hålla aktuella checklistor för daglig drift, helger och sommarbemanning, inklusive post, larm, nycklar och leveranser. Event och administrativ koordinering • Praktiskt stöd vid interna och externa möten, studiebesök, studentaktiviteter, mässor och event. • Boka lokaler, samordna möblering, teknik, catering, deltagarlistor, material och leverantörsleveranser. • Hantera enklare rese- och hotellbokningar, mötesbokningar, beställningar och annan löpande administration efter instruktion. • Samordna praktiska förberedelser och återställning efter aktiviteter. Målsättning: En tydlig och tillgänglig operativ kontaktperson som proaktivt hanterar återkommande sitefrågor och praktisk koordinering så att övriga medarbetare avlastas. Förväntat resultat: Välskötta lokaler, fungerande rutiner och leveranser, snabb hantering av serviceärenden, genomförda praktiska eventförberedelser och dokumenterade checklistor/överlämning inför uppdragets slut. Beräknad tid/omfattning 100 % av heltid, preliminärt sju månader: november 2026–31 maj 2027. Önskad start så snart som möjligt. Arbete sker huvudsakligen på plats i Norrköping under ordinarie kontorstid. Eventuella avvikelser i arbetstid överenskoms i förväg. Övrig information av vikt Resursen ska kunna prioritera återkommande dagliga uppgifter och hantera tillkommande behov inom avtalad omfattning. Uppdraget omfattar inte kvalificerat ekonomiarbete, myndighetsutövning, självständiga upphandlingsbeslut, IT-specialistarbete eller fastighetstekniska reparationer. Beställningar ska ske inom givna mandat och avtal.