Administrativ handläggare – bemanna och utveckla UD:s legaliseringsexp.

UD Legaliseringar, Kansliet för stöd till mindre utlandsmyndigheter, Utrikesdepartementet

Är du en skicklig administrativ handläggare med god servicekänsla, vana att arbeta självständigt och nyfikenhet på verksamhetsutveckling? Hos oss får du möjlighet att arbeta med varierande arbetsuppgifter, ha nära kontakt med allmänheten och vara med och driva verksamhetsutveckling.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

UD Legaliseringar tillhör Kansliet för stöd till mindre utlandsmyndigheter som ger stöd till Stockholmsbaserade sändebud (Sveriges företrädare i ett 30-tal länder där Sverige inte har någon diplomatisk representation på plats) och mindre ambassader och generalkonsulat. Kansliet har totalt 18 medarbetare, varav två personer bemannar legaliseringsexpeditionen.

UD Legaliseringars arbete innebär att intyga att svenska handlingar är undertecknade av en behörig person. Du kommer att ha ett helhetsansvar för legaliseringsexpeditionen och utveckling av verksamheten, bl.a. genom att ansvara för uppföljningen av en pågående kommittéutredning om legaliseringar och andra former av intyganden. Det ingår även att intyga/lämna ut handlingar som lämnas in av företag och privatpersoner under expeditionstid på förmiddagen måndag till torsdag. Förfrågningar besvaras via post, telefon och epost. Arbetstempot är ibland högt med ett stort antal besökare. Verksamheten är avgiftsbelagd varför det också ingår i arbetsuppgifterna att redovisa mottagna avgifter. Omkring 25 000 handlingar legaliseras årligen. I dina arbetsuppgifter ingår att hålla utbildningar, samt ett aktivt engagemang och deltagande i kansliets övriga verksamhet med administrativa och konsulära frågor.

Läs mer om UD Legaliseringar på www.regeringen.se (https://www.regeringen.se/sveriges-regering/utrikesdepartementet/legaliseringar/)

Din bakgrund

Vi söker dig som har akademisk examen, gärna juridisk eller samhällsvetenskaplig, och erfarenhet av arbete i Regeringskansliet eller på myndighet, företrädesvis inom administration och/eller med kundkontakt alternativt med konsulära frågor. Om du utöver detta har erfarenhet av legaliseringsarbete samt att driva verksamhetsutvecklingsprojekt är det meriterande.

Dina egenskaper

Vi söker dig som har ett gott omdöme, är noggrann, har god servicekänsla och god förmåga att arbeta både självständigt och i grupp. Du är en kvalitets- och resultatmedveten person som trivs med att driva processer framåt. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift och hantera digitala system. Du är flexibel och har förmåga att snabbt byta fokus. Vi ser också att du har intresse för konsulära frågor och för att arbeta med kundkontakter. Goda kunskaper i engelska är ett krav och kunskaper i andra språk en merit.

Övrigt

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Tillträde så snart som möjligt eller enligt överenskommelse.

Anställningen omfattar 100% av en heltid.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Christel Makarowski som är enhetschef, på 08-405 81 05. Du är också välkommen att kontakta personalhandläggare Kerstin von Hedenberg på 08-405 33 28. Fackliga representanter, UPF (Saco) respektive ST-UD, nås via Regeringskansliets växel 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 15 november 2026.

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Utrikesdepartementet ansvarar för utrikes- och säkerhetspolitik, global utveckling och bistånd, handelspolitik, hjälp till svenskar i utlandet, folkrätt och mänskliga rättigheter, exportkontroll av försvarsmateriel, internationella samarbeten med länder och regioner samt handels-, investerings- och Sverigefrämjande.