Arkivarie för utlämnande av allmänna handlingar på stadsbyggnadskontoret

Välkommen till oss Är du driven och självgående i ditt arbetssätt och har erfarenhet av att arbeta strukturerat med dokument- och

ärendehantering? Är du bra på att samarbeta, samordna och se verksamhetens behov? Då kan du vara den vi söker till enheten för

informationshantering! På vår enhet ansvarar vi för att stadsbyggnadskontorets information hanteras säkert, korrekt och i enlighet

med gällande lagar och riktlinjer. Detta omfattar allt från diarieföring och dokumenthantering till arkivering,

sekretessprövningar och informationssäkerhet. Vårt team består av 18 kollegor som arbetar inom registratur, arkiv, dataskydd och

informationssäkerhet samt på stadsbyggnadsexpeditionen. Tillsammans säkerställer vi gott samarbete, god bemanning och

tillgänglighet inom verksamheten. Nu söker vi en erfaren arkivarie med inriktning mot utlämnande av allmänna handlingar, som även

till viss del kan ta extra ansvar på enheten och vid behov leda processer och grupper. En hälsning från din blivande chef Eva

Ioannidis: Hos oss får du vara med och bidra till att stadens information hanteras rättssäkert, strukturerat och tillgängligt för

både allmänheten och verksamheten. Jag värdesätter ett öppet samarbetsklimat där vi delar kunskap, tar vara på varandras kompetens

och tillsammans utvecklar våra arbetssätt. Nu ser jag fram emot att välkomna en ny kollega som vill bidra till vårt viktiga

samhällsuppdrag och vara med och utveckla framtidens informationshantering på stadsbyggnadskontoret!

Vi erbjuder

På

stadsbyggnadskontoret blir du en viktig del av en myndighet där vi alla är aktiva, tillgängliga och trovärdiga. Vi erbjuder dig en

inspirerande och lärande arbetsplats där du får goda möjligheter att utvecklas och lära dig nytt. Som medarbetare hos oss kan vi

erbjuda:

• utvecklande och självständiga arbetsuppgifter
• kompetenta och kreativa kollegor
• regelbunden och relevant

kompetensutveckling

• generösa flextidsramar och möjlighet till distansarbete
• friskvårdsbidrag och andra rabatter på olika

aktivitetsmöjligheter (läs mer via länken: Förmåner Stockholm stad) Din roll I rollen som arkivarie handlägger du ärenden om

utlämnande av allmänna handlingar och gör bedömningar utifrån tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen. Här

bidrar du till ett viktigt samhällsuppdrag genom att säkerställa att information om stadens planering och byggande bevaras, är

sökbar och kan tillgängliggöras när den behövs. Uppdraget ställer höga krav på noggrannhet, rättssäkerhet och skyndsam

handläggning och innebär omfattande kontakt med allmänheten och myndighetens handläggare, såväl som andra externa aktörer. Med

utgångspunkt i din specialistkompetens får du även möjlighet att driva processer, samordna arbetsinsatser och stödja utvecklingen

av arbetssätt inom området. Eftersom en stor del av arbetet utförs digitalt behöver du ha god förståelse för digital

informationshantering, diarieföring och hur information struktureras för att vara sökbar och tillgänglig. Dina huvudsakliga

arbetsuppgifter består bland annat av att: - Självständigt handlägga begäran om utlämnande av allmänna handlingar. - Genomföra

sekretessprövningar enligt offentlighets- och sekretesslagen. - Bedöma vilka uppgifter som kan lämnas ut vid förfrågningar. -

Driva och leda processer och grupper inom enheten. - Besvara frågor från handläggare och allmänhet via e-post samt vid fysiska

besök på stadsbyggnadsexpeditionen under expeditionens öppettider. - Bidra till utveckling av rutiner och arbetssätt inom området.

• Ansvara för samordningen av verksamheten mellan serviceförvaltningens kontaktcenter och stadsbyggnadsexpeditionen. - Delta i det

dagliga arbetet med arkivvård och utåtriktad verksamhet, bland annat genom att redovisa verksamhetsinformation, säkerställa

bevarande och tillgänglighet av digital verksamhetsinformation samt ge stöd i allmänna arkivfrågor. - Arbeta med övriga uppgifter

inom arkiv- och informationshantering, såsom bevarande och tillgängliggörande av digital verksamhetsinformation samt stöd i

arkivfrågor. Informationhanteringsenheten utvecklas ständigt och står bland annat inför spännande förändringar i och med kommande

implementering av ett nytt verksamhetssystem. Som arkivarie på den aktuella positionen får du möjlighet att vara med och utveckla

denna och andra funktioner genom att bidra med din kompetens, stärka ordning, struktur, spårbarhet och tillgång till information

samt vidareutveckla arbetssätt, informationshantering och nya e-tjänster.

Din kompetens och erfarenhet

Till denna tjänst söker

vi dig som har:

• Universitets- eller högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller motsvarande utbildning där arbetsgivaren

bedömer att man har fullgod utbildningsnivå.

• Minst två års aktuell arbetslivserfarenhet av arbetsuppgifter inom utlämnande av

allmänna handlingar och arkiv, som arbetsgivaren bedömer som relevant.

• Aktuell erfarenhet av arbete med att lämna ut allmänna

handlingar digitalt.

• Erfarenhet av att söka fram information i arkiv och diarier, som kan styrkas genom tidigare anställning,

uppdrag eller andra relevanta meriter.

• Goda kunskaper i tryckfrihetsförordning och offentlighets- och sekretesslagen.
• Erfarenhet av att leda eller samordna grupper, antingen i linjeverksamhet eller i projektform.
• Mycket goda kunskaper i svenska i

tal och skrift, då detta krävs i det dagliga arbetet. Det är meriterande om du har:

• Relevant arbetslivserfarenhet från offentlig

verksamhet.

• Juridisk kompetens eller relevant juridisk utbildning, särskilt inom offentlig rätt, förvaltningsrätt, offentlighet

och sekretess eller annan för rollen relevant lagstiftning.

• Kunskap om dataskyddsförordningen.
• Erfarenhet av traditionellt

arkivarbete, exempelvis ordnande och förtecknande av arkiv samt arbete med arkivredovisning, bevarande, gallring och e-arkivering.

• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem och e-arkiv, gärna med fokus på informationshantering och långsiktigt

digitalt bevarande.

• Erfarenhet av bygglovshandlingar och tolkning av byggnadsritningar, alternativt stadsbyggnadsfrågor. I denna

process lägger vi extra stor vikt vid följande kompetenser: Som person är du utvecklingsinriktad, noggrann och strukturerad med

ett gott öga för detaljer. Du är serviceinriktad och trygg i din egen förmåga att självständigt och på eget initiativ ta dig an

och lösa utmaningar. Eftersom arbetsbelastningen kan variera över tid är det viktigt att du är flexibel och uthållig, likaså att

du har en god samarbetsförmåga då vi arbetar nära varandra i team på enheten. Slutligen ser vi gärna att du har ett intresse för

stadsbyggnadskontorets kärnuppdrag och en förståelse för den verksamhet och det samhällsuppdrag som informationen du hanterar är

en del av. Övrigt Notera att det tydligt ska framgå av ditt CV på vilket sätt du uppfyller våra ställda krav och meriter, då det

tillsammans med urvalsfrågor ligger till grund för att vi ska kunna göra en rättvis och likvärdig bedömning av dig som kandidat.

Arbetsprov kan komma att ingå som ett senare steg i rekryteringsprocessen. En anställning hos oss kan innebära att befattningen

placeras i säkerhetsklass. Om befattningen omfattas av krav på säkerhetsprövning kommer sådan att genomföras före beslut om

anställning i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585). Säkerhetsprövningen kan, beroende på befattningens säkerhetsklass,

innefatta registerkontroll. För vissa befattningar i säkerhetsklass kan krav på svenskt medborgarskap gälla.