Om tjänsten
Vill du arbeta i en kvalificerad och central roll nära sjukhusets ledning? Nu söker vi en chefsassistent som kommer att ge
administrativt stöd till Karolinska Universitetssjukhusets fastighetsdirektör och IT-direktör. Här får du en bred roll med många
kontaktytor och möjlighet att bidra med struktur, service och utveckling i en komplex verksamhet. Du erbjuds - en kvalificerad och
varierad roll med nära samarbete med två direktörer och andra centrala funktioner - möjlighet att självständigt driva
administrativa processer och bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt - en roll med många kontaktytor och inblick i
flera delar av sjukhusets verksamhet - möjlighet att vara med och påverka och utveckla rollen tillsammans med de chefer du
stöttar. Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig. Om tjänsten
Verksamhetsområde Vårdadministration är en central funktion inom Stab Produktion på Karolinska Universitetssjukhuset. Verksamheten
består av cirka 640 medarbetare inom bland annat medicinsk sekreterarverksamhet, administration och chefsstöd. Som chefsassistent
arbetar du nära fastighetsdirektören och IT-direktören och utgör ett kvalificerat administrativt stöd i deras dagliga arbete.
Rollen är bred och varierad och innebär att självständigt koordinera, planera och driva administrativa processer och aktiviteter.
Du kommer bland annat att: - koordinera och planera möten, ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna och externa
sammanhang - ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll - bidra till intern och
extern kommunikation - koordinera, delta i och vid behov leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat -
ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring - stödja arbetet med tidsplanering och personaladministration -
utveckla och effektivisera administrativa rutiner och bidra till att sprida goda arbetssätt. Rollen innebär hantering av känslig
information och ställer därför höga krav på integritet och förmåga att agera professionellt inom det mandat som ges. Vi söker dig
som - är självgående, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och självständigt planerar och driver ditt arbete framåt - har
helhetssyn och kan se samband, prioritera och agera utifrån verksamhetens övergripande behov - är relationsskapande och har lätt
för att skapa och upprätthålla professionella kontakter med chefer, kollegor och andra samarbetspartners - är serviceinriktad,
lyhörd och lösningsorienterad samt arbetar för att ge ett professionellt och kvalitativt stöd utifrån verksamhetens behov - har
hög integritet och ett professionellt förhållningssätt samt hanterar känslig information och förtroenden på ett ansvarsfullt sätt.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Kvalifikationer Krav: - relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens,
gärna med inriktning mot kommunikation - erfarenhet av arbete som chefsassistent på högre ledningsnivå - mycket goda kunskaper i
Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system - erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och
personaladministration. - mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift Meriterande: - erfarenhet av
administrativa rutiner inom Region Stockholm. Om rekryteringsprocessen Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under
ansökningstiden. I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor
samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.
Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!