Om tjänsten
Välkommen till oss Är du en arkivarie som tycker om att samarbeta, skapa engagemang och göra komplexa frågor begripliga för andra?
Vi söker nu dig som vill vara med och forma en ny roll hos oss. Som samordnande arkivarie får du möjlighet att tillsammans med
verksamheten utveckla arbetssätt, strukturer och innehåll i rollen. Hos oss får du kombinera din arkivkompetens med utveckling och
digitalisering. I nära samarbete med verksamheten skapar du förståelse och engagemang för hur god informationshantering bidrar
till en effektiv, rättssäker och modern organisation. Vi erbjuder dig Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat
flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter. Hos oss får du vara med
och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån
att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende
för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss
på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling. Din roll Som samordnande arkivarie
får du en central roll i att leda, samordna och utveckla arkiv- och informationshanteringsarbetet på fastighetskontoret. Rollen är
både operativ och utvecklingsinriktad och innebär att du omsätter lagstiftning, regelverk och din professionella kunskap till
arbetssätt som är tydliga, användbara och värdeskapande för verksamheten. Du blir en del av enheten hr, arkiv och registratur.
Tillsammans med enhetschef, arkivarie, registrator och kollegor på kontoret arbetar du för att skapa förutsättningar för en
sammanhållen och effektiv hantering av information inom fastighetskontoret. Du kommer även arbeta nära kollegor på andra enheter
såsom jurister, informationssäkerhetssamordnare, IT och DSO. Att arbeta inom Stockholms stad innebär även att du som arkivarie har
möjlighet till ett brett nätverk av arkivariekollegor samt dialoger med kollegorna på Stockholms stadsarkiv. Som samordnande
arkivarie på fastighetskontoret har du ett särskilt ansvar för att utveckla arkiv- och registraturfunktionen och vara en
ambassadör för god informationshantering. Både i kontorets verksamhet och gentemot allmänhet och medborgare. Du skapar engagemang,
bygger relationer och hjälper medarbetare att förstå hur vi tillsammans kan hantera information på bästa sätt. Dina huvudsakliga
arbetsuppgifter: I rollen ansvarar du för att: - leda, planera, prioritera och följa upp arkiv- och registraturfunktionens arbete
- samordna det dagliga arbetet och bidra till ett gott samarbete inom funktionen - proaktivt utveckla arbetssätt och processer
inom registratur och arkiv- och informationshantering - bidra till att digitalisering och nya arbetssätt möter såväl verksamhetens
behov som gällande regelverk - säkerställa arkivkrav vid införande, förvaltning och avveckling av IT-system och digitala lösningar
- arbeta med informationsvärdering, gallringsutredningar, styrande dokument och utveckling av hanteringsanvisningar - ge råd, stöd
och vägledning till medarbetare på kontoret inom informationshantering och i regelefterlevnad. Detta omfattar även stöd vid
sekretessprövning i samband med utlämnande av allmän handling - planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser på ett
pedagogiskt och verksamhetsnära sätt - omvärldsbevaka och omsätta förändringar inom området till praktiska arbetssätt Din
kompetens och erfarenhet Du som söker har: - akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som
arbetsgivaren bedömer likvärdig - flerårig erfarenhet av kvalificerat arkivarbete inom offentlig verksamhet - erfarenhet av
digital informationshantering, digitalisering och verksamhetsutveckling - erfarenhet av att utbilda, vägleda och kommunicera
arkivfrågor till olika målgrupper - mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt och pedagogiskt på svenska i tal och skrift Det
är meriterande om du har: - erfarenhet från offentlig sektor - erfarenhet av att ha arbetat som registrator eller haft ett nära
samarbete med registrator - erfarenhet från fastighetsbranschen - erfarenhet av att leda, samordna eller driva utvecklingsarbete -
erfarenhet av att ställa arkivkrav i samband med IT-utveckling - erfarenhet av arbete med bevarande och gallring av digital
information - erfarenhet av att utveckla processer och arbetssätt inom informationshantering Vem är du? För att lyckas i rollen
behöver du vara en kommunikativ och engagerande person som tycker om att möta människor och skapa förståelse. Du har lätt för att
anpassa din kommunikation efter olika målgrupper och kan göra komplexa frågor begripliga och relevanta för andra. Du är trygg i
din arkivkompetens, men framför allt tycker du om att använda den för att stötta andra och utveckla verksamheten. Du bygger
relationer, skapar förtroende och trivs med att samarbeta med kollegor inom olika områden. Du är strukturerad, lösningsorienterad
och tar initiativ till förbättringar, och du vågar utmana gamla sanningar och prova nya vägar. Du är också uthållig och har
förmåga att driva utvecklingsarbete över tid, även när förändring kräver tålamod och fortsatt engagemang. Som samordnare bidrar
du till engagemang, utveckling och ett gott samarbete inom funktionen. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, din
motivation och ditt engagemang för uppdraget. Övrigt I denna rekrytering använder vi oss utav arbetspsykologiska tester. Vi
rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas
för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i
samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig
koppling mellan dina svar och ditt CV. Varmt välkommen med din ansökan!