Operations Coordinator

Alan

HEALTH CAN’T WAIT. Not for symptoms to get worse. Not for a six‑month appointment. Not for a system to catch up. But that’s exactly how healthcare works today. You wait, until you can’t. Alan exists to end the wait. Health is a universal right, and we believe this right can only become real when it’s coupled with prevention. We need to stop treating health as something we repair and start treating it as something we build, every day. It’s not solely a question of willpower. It’s the healthcare system itself that needs to work for everyone, in a sustainable way. So we are building the new standard in prevention insurance. Alan is the first company that integrates insurance, prevention, and care into a single, acclaimed user experience. We are on an incredible journey to build a global leading company, with a unique culture. We already partner with 40K+ companies of all sizes, serving more than 1M+ members, and have reached €800M+ in ARR. Prevention as the new norm. That's what we're building with our team of 800+ people. If it speaks to you: we're hiring across France, Spain, Belgium, and Canada. And beyond. ⭐️ OPERATIONS AT ALAN The Operations Community’s core responsibilities is to deliver at scale our insurance and health services : we build our platform and operational capabilities and run our processes to guarantee delight and efficiency. As we anchor our Insurance position, diversify our offering with health and well-being related services in 4 different countries (France, Belgium, Spain and Canada), our operations are increasingly complex and our challenges ahead have never been as exciting! Being an Ops at Alan means joining a team of 50+ talented, committed and passionate Ops across our countries, with a lot of interactions with Engineering, Product, Care and many other teams at Alan. We have a mix of Builder profiles, focused on (re)designing and implementing our processes and Operations Coordinators who deliver those on a daily basis while improving them. We want team members to deliver excellence to our companies and members and be ready to disrupt (and not only upgrade) the way we traditionally think about insurance or healthcare services. Want to learn more about Ops at Alan? Read how we work and hire and watch our team in action   🌍 FOR THIS ROLE, YOU NEED TO BE BASED IN FRANCE, BELGIUM OR SPAIN 🌍 The Operations Coordinator works on a specific subset of services we deliver (eg. claim reimbursement, fraud, clinic to name a few) . Their core responsibilities (+- 70/80% of the time) are to: * Run our Insurance or Health services processes - that's why we call them Ops Runners internally 😉 * Ensure the day-to-day follow up and monitoring of our operations * Flag risks and opportunities In details, your missions are: * Operating our processes: performing tasks like invoicing or claims treatment, growing and managing our network of providers, supporting internal teams (live and through documentation) * Contributing to the definition & owning the best monitoring scheme to track volumes/efficiency/SLAs, and identify risks and areas of improvement, internally or with our service providers * Supervising partnerships (e.g. teleconsultation, claim operators), participating in the negotiation rounds, daily communication to ensure business continuity * Performing controls on our daily operations to make sure the correct decisions were made and to identify training needs (internally as well as externally) * Escalating feedback, helping to prioritise and supporting initiatives to make our processes and services more delightful and efficient Next to running and monitoring our operations, you implement continuous improvements to our processes (+-20/30% of the time). This can be in a variety of ways, e.g. working with product teams to automate certain processes, enhancing our external communication, auditing our processes, automating some process steps using automation tools, … ⭐️ OUR RUN ORGANISATION ⭐️ Our Operations Coordinators or Ops Runners are organized in pools (3-7 runners) who are collectively responsible for running their scope. Examples of topics are: Alan therapy: members can book a therapy session with psychologists. You maintain smooth relationships with our psychologists, ensure therapy demand  matches the supply and contribute to several steps of their lifecycle at Alan (hiring, onboarding, invoicing, supporting booking management etc). Claims: We provide a best-in-class claims experience, including our own optic care service. You treat claims and assist in decisions regarding our coverage. Additionally, you monitor the performance of external service providers to meet SLAs & perform quality controls. You ensure glasses get delivered on time, member satisfaction is high, our frame collection is attractive, collaboration with opticians is smooth and efficient, …. Fraud: We run checks on claims submitted by our members, and build new ways of preventing fraud attempts. You investigate suspicious claims, prevent fraudulent payments or recover when we paid fraudulent claims. Set up:  We provide best-in-class experience to our Customers : a smooth on/offboarding of their employees and a seamless invoicing or billing. To do so, we continuously control & improve the quality of our processes : ensuring we have consistent information for invoicing, unlocking employee invite/removals in case of issue and supporting admin in case of payment issue or bankruptcy. Note: We look for profiles able to embrace any challenge and jump in any pool ! Depending on Alan needs (and personal interests), an Operations Coordinator will join in a pool and  can change and explore new scopes after some time. Do not hesitate to ask more concrete examples to the Operations Team Members you’ll meet during the process so they can share about their own scope. ⭐️ EXPERIENCE ⭐️ For this opportunity, we are aiming to hire within the A2-B1 level range. Since the scope of our Ops Runner role is extremely varied, we are open to candidates from different backgrounds : you could be a good fit for the Operations team at Alan if, for example, you: * Operated processes and services especially for companies during the scale up stage or in industrial/logistic industries * Worked in Support functions (Customer Support, People Operations etc) * Had a Customer facing Commercial experience, e.g. account manager or Customer Success Communications, such as Social Media, Internal/ External Communications * Handled event coordination ⭐️ SKILLS ⭐️ * Passionate about delivering & optimizing top notch operations: not scared to get your hands dirty to get into technical processes, making them clear and delightful for our operators and members * A keen problem-solver and challenger with a dig deep mindset: what drives you is member and customer satisfaction ! * Analytics skills, to be able to dive into our data * Highly organised with exceptional follow-up skills, with strong attention to details * Strong and structured in written and verbal communication in English as well as in French or Dutch * Able to work and learn independently in a fast-paced environment * Adaptable: you show flexibility and a strong ability to adapt to variable situations * It’s even better if you have experience in the insurance or the healthcare industry 🙌  PERKS & BENEFITS At Alan, we believe that being in good health is a basic need, and it starts with our employees. This is why Alaners are provided with a stimulating environment and perks ensuring they are happy, efficient and spend only high-quality time with co-workers. Therefore, we offer: * Fair rewards. Generous equity packages complement your base salary, for permanent contracts only. * Flexible Office. Amazing office space at our HQ, sponsored co-working hubs or a full-remote experience with home office equipment sponsorship, we want you to live where you’re the happiest. * All the tools you need. Top of the range equipment: Macbook Pro, keyboard, laptop stand, monitor, and Bose noise-canceling headphones. * Flexible vacation policy and flexible working hours. Organize your time as you wish. * Delightful healthcare insurance: Extremely comprehensive health insurance - 100% for you and your children, 90-100% for partners depending on your country (permanent contracts only). * Transport. Country-specific commuter benefits. * Learning & Training opportunities. A highly flexible Training policy free books and budget to attend and speak at conferences if the opportunity arises. * Personal growth through coaching: At Alan, coaching isn't just a perk - it's core to who we are. Every Alaner is paired with a dedicated coach from day one, who helps maximize their impact, nurture engagement, and navigate Alan's values to develop their full potential. Learn more about our coaching culture. * Parental leave. Extended parental leave for all new parents, for permanent contracts only. IMPORTANT NOTE: WE HIRE PEOPLE, NOT ROLES. If you're excited about this opportunity but don't check every box, we'd love to hear from you. Everyone, no matter how underrepresented, should feel free to apply as it can only bring learnings or success. If you identify yourself as a woman: Did you know that research shows women often apply only when meeting 100% of requirements? Remember, this is just a guide, not a checklist. We'll be thrilled to receive your application! 🔖 Check out our About Alan and Career pages, as well as our Medium, blog and Glassdoor page for more info. Please note that we don't sponsor Visas for the operations coordinator role.

Lets Paint Måleri och Design Norrköping AB

Lets Paint växer och vi söker nu en central nyckelperson som vill jobba nära VD och vara med och driva ett bolag i utveckling. Det här är en VD‑nära Operations‑roll där du håller ihop vardagens flöden, skapar struktur och ser till att verksamheten rullar smidigt – med tempo, kvalitet och service i fokus. Du är ofta första kontakten för: målare leverantörer interna frågor enklare kunddialoger' Du tar emot kunder på kontoret, hanterar löpande administration, ekonomiunderlag, inköp och ser till att kontoret och organisationen känns professionell, trevlig och välorganiserad. Kort sagt: du är spindeln i nätet – med omdöme, integritet och hög servicekänsla. Vad du gör i rollen VD‑nära stöd & samordning Avlastar VD i det operativa vardagsarbetet Filtrerar och fångar upp frågor från målare och internt team Hanterar delar av VD:s mejlinkorg enligt tydliga riktlinjer Följer upp ärenden så inget glöms bort Deltar vid möten vid behov och för minnesanteckningar Ekonomi & administration Samlar in och strukturerar kvitton, underlag och reseräkningar Löpande dialog med redovisningsbyrå (Aspia) Stöttar i enklare ekonomiska uppgifter enligt VD:s prioriteringar Struktur, ISO & kvalitet Operativt ansvar för ISO‑arbetet i befintlig struktur Håller ordning på dokument, versioner och rutiner Arbetar med processer, checklistor och dokumentation Uppdaterar (vårt interna system för målare) Säkerställer att Let’s Paint har ordning & reda i kvalitetsarbetet Kontor, service & kultur Ansvarar för att kontoret är rent, trivsamt och välkomnande Veckovis kontorsstäd (dammsugning, sopor, toalett, diskmaskin m.m.) Sköter inköp (förbrukning, fika, material, kiosken m.m. Planerar och samordnar: utbildningar AW & teamaktiviteter intern information Hjälper till att sätta ihop KMA‑pärmar till projekt Inköp & praktiska uppgifter Gör inköp i butik eller online enligt inköpsrutin Sköter ärenden som post, hämtningar, returer och praktisk logistik Kommunikation & bemötande Kommunicerar varmt, tydligt och professionellt Representerar VD i enklare dialoger Säkerställer snabba svar och bra upplevelse för alla som kontaktar Let’s Paint Ser till att intern kommunikation verkligen går fram och förstås Du: gillar tempo och ansvar tänker steget före och gillar struktur har hög servicekänsla och energi är lösningsorienterad och prestigelös trivs i en bred roll där ingen dag ser likadan ut har ordning och struktur som en superkraft Gillar att lägga ut klipp och vara aktiv på sociala medier Krav Körkort B Mycket god svenska i tal och skrift God datorvana och digital förståelse Hög integritet och gott omdöme Klarar många parallella uppgifter Positiv, samarbetsvillig och trygg Meriterande Liknande samordnande / service‑nära roll Erfarenhet av ekonomiunderlag ISO, kvalitet eller dokumentstyrning Bygg-, hantverks‑ eller servicebransch Sociala medier Syftet med rollen Att vara en VD‑nära nyckelperson som gör det möjligt för bolaget att växa hållbart, hålla hög kvalitet och ge både kunder och team en riktigt bra upplevelse – varje dag.

FRESENIUS KABI AB

Vi är ett växande företag med cirka 1000 anställda i Sverige och över 40 000 anställda världen över. Vår stolthet för våra produkter genomsyrar hela företaget. I våra medarbetarundersökningar lyfts kollegorna, utvecklingsmöjligheterna och den familjära stämningen upp som några av de bästa sakerna med att arbeta på Fresenius Kabi. Att vara en del i Fresenius Kabi är synonymt med att vara en del i en miljö med framtidsutsikter. Vi tror på vår personal och är passionerad i vår utveckling av alla våra medarbetare. Hur den utvecklingen ser ut har du stora möjligheter att påverka själv. Fresenius Kabi har dessutom, för fjärde året i rad, blivit utsedda till Karriärföretag och därmed en attraktiv arbetsgivare i Sverige tack vare våra unika karriärmöjligheter. Vår globala organisation medför att det finns en stor variation av vägar att välja som ett led i din framtida utveckling. 1 plats(er). Vi söker en analytisk och drivande medarbetare till vår Operationsorganisation med placering på vårt marknadsbolag i centrala Uppsala. Rollen kombinerar operativt ansvar för order- och kundservice med analys, förbättringsarbete och projekt. Du blir en viktig länk mellan Supply Chain, externa kunder och kollegor inom marknadsbolaget, med möjlighet att påverka och utveckla våra processer framåt. Rollen omfattar även samarbete inom vår växande skandinaviska organisation. Du blir en del av ett engagerat och motiverat Supply Chain-team och arbetar från vårt kontor i centrala Uppsala Arbetsuppgifter Operativt ansvar Hantera kundorder, leveranser och fakturering Hantera returer, reklamationer och avvikelser Planera transporter och samarbeta med lager och distributörer Underhålla masterdata i SAP (kunder, priser etc.) Analys & uppföljning Stödja Operations Manager med uppföljning och förbättringsarbete genom att ta fram och analysera supply chain-data Ta fram och bidra till beslutsunderlag för vår supply chain  Identifiera trender i kundbeteenden och serviceavvikelser för att optimera kostnader och leveransprecision Stötta uppföljning av KPI:er och förbättringsåtgärder Projekt & utveckling  Delta i och driva förbättringsinitiativ inom supply chain, exempelvis digitalisering, processutveckling och datakvalitet Dokumentera och utveckla processer (SOP:er) Bidra till digitalisering och implementering av nya system Om dig Vår Supply Chain-verksamhet utvecklas ständigt. Därför söker vi dig som: Har ett stort intresse för supply chain och verksamhetsutveckling Är analytisk och gillar att arbeta med data och förbättringar Är självgående och tar initiativ i ditt arbete Har god kommunikationsförmåga och trivs i en kundnära roll Kompetens & erfarenhet  Akademisk examen inom logistik, ekonomi eller motsvarande  Minst 2-4 års erfarenhet inom Supply chain eller ekonomi, gärna med inslag av analys eller förbättringsarbete.  Erfarenhet av (SAP) God excel-kompetens  Flytande svenska och engelska  Du blir en del av ett litet, högpresterande kärnteam med fyra kollegor i Sverige. Samtidigt utvecklar och harmoniserar vi samarbetet mellan de skandinaviska länderna, vilket ger dig möjlighet att arbeta i en spännande miljö i förändring. Du är samarbetsorienterad, prestigelös och serviceinriktad, med förmåga att se andras behov och bidra till helheten med kunden i fokus. B-körkort är ett krav. Om tjänsten Tjänsten är en visstidsanställning i prövosyfte som efter sex månader kan övergå i en tillsvidareanställning efter överenskommelse mellan parterna. Tillträde sker omgående. Tjänsten är placerad i centrala Uppsala, men resor mellan Uppsala och vårt lager i Kungsängen kommer att förekomma. Kontakt Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Christer Ottosson, Operations Manager, på telefon 018-644254 eller via e-post christer.ottosson@fresenius-kabi.com. För fackliga kontaktpersoner kan du mejla till unionen-klubben@fresenius-kabi.com för kontakt med Unionen och till akademikerforeningen@fresenius-kabi.com för kontakt med Akademikerföreningen. Varmt välkommen med din ansökan via länken. Vi tar tyvärr inte emot ansökningar via e-mail eller post. Urval och intervjuer sker löpande. Tillsättning kan komma att ske innan sista ansökningsdag, tveka inte att skicka in din ansökan redan idag! I vår rekryteringsprocess ingår tester, intervjuer, referenstagning samt bakgrundskontroll. Vid intervju ber vi dig uppvisa examensbetyg och relevanta intyg. För slutkandidat genomförs en nyanställningsundersökning hos vår företagshälsovård.   Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare.