Mötesteknik

Om företaget Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling. Om rollen Du kliver in i en samhällsviktig myndighetsmiljö där ekonomi- och planeringsfunktionen står inför ett större systemskifte. Det nuvarande stödet för redovisning, betalningar, planering, budgetering och uppföljning ska ersättas, vilket skapar ett bra läge att se över processer, arbetssätt och möjligheter till ökad effektivitet och automation. I den här rollen blir du en viktig del av en projektgrupp som arbetar med att analysera behov inför upphandling och införande av ett nytt ekonomisystem. Du arbetar nära verksamheten, skapar struktur i komplexa flöden och hjälper organisationen att gå från nuläge till framtida arbetssätt med tydlig regelefterlevnad. Det här är ett uppdrag för dig som vill kombinera verksamhetsanalys, facilitering och förändringsledning i en miljö där ditt arbete får tydlig effekt. ArbetsuppgifterDu analyserar verksamhetens behov inför upphandling och införande av ett nytt ekonomisystem. Du genomför verksamhetsanalyser och nulägesanalyser för att skapa en tydlig förståelse för processer, arbetsflöden och förbättringsområden. Du leder arbetet med att kartlägga och dokumentera processer och affärsflöden. Du identifierar gap, föreslår förbättringsåtgärder och bidrar till mer effektiva arbetssätt. Du faciliterar analyser, workshops och modelleringar samt stöttar verksamheten med metodstöd och mötesteknik. Du arbetar med verksamhetsmodellering i form av mål-, process- och begreppsmodellering. Du bidrar i förändringsledning och stödjer verksamheten vid införande av nya arbetssätt, metoder eller system. Du deltar i upphandlingsprocessen genom att ta fram underlag och arbeta med kravställning. KravErfarenhet av att leda och kartlägga samt dokumentera processer och arbetsflöden minst 1 år under de senaste 3 åren. Erfarenhet av att dokumentera affärsflöden med hjälp av standardiserad processnotation minst 1 år under de senaste 3 åren. Erfarenhet av dokumentation av processer i modelleringsverktyg minst 1 år under de senaste 3 åren. Erfarenhet av att leda och samordna arbetet med att analysera behov. Flytande svenska. Möjlighet att genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning (kräver svenskt medborgarskap, dubbla medborgarskap medges ej) MeriterandeErfarenhet av metoder för processnotation enligt BPMN 2.0. Erfarenhet av verksamhetsmodellering av processer inom ekonomi, bland annat redovisning, bokslut, budget och uppföljning. Erfarenhet av och kunskap om statlig ekonomi och ekonomiprocesser. Erfarenhet av kravställning vid upphandling enligt LOU. Vi erbjuderFast anställning hos Avaron AB Tjänstepension Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år Ansökan Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.

Vi söker nu en chefsassistent till kommundirektören i Sollentuna kommun – mitt i möjligheterna. Rollen som chefsassistent innebär att vara en nära och pålitlig medarbetare till kommundirektören – en person som skapar struktur, kontinuitet och trygghet i en vardag där tempot skiftar och frågorna ofta är komplexa. Uppdraget kräver integritet, gott omdöme och en förmåga att se helheten i en politiskt styrd organisation. Här finns möjlighet att bidra till att kommunens ledning fungerar smidigt och professionellt, samtidigt som du blir en viktig del av ett sammanhang där service och kvalitet står i centrum. Arbetsuppgifter Som ledningsstöd arbetar du nära kommundirektören och bidrar både strategiskt och administrativt i det dagliga arbetet. Du ansvarar för mötesadministration där du planerar, samordnar och förbereder interna och externa möten – från ledningsgrupp till politiska forum. Här ingår att skapa goda förutsättningar för väl fungerande möten och att se till att rätt underlag finns på plats i rätt tid. Arbetet omfattar även protokoll och dokumenthantering där protokoll, beslutsunderlag och tjänsteskrivelser skrivs, kvalitetssäkras och distribueras. Kontakten med både interna och externa aktörer är omfattande, och rollen fungerar som första ingång för frågor och ärenden – alltid med en professionell korrespondens och ett välkomnande bemötande. I uppdraget ingår dessutomkalender- och reseplanering där kommundirektörens tid prioriteras och struktureras. Resor och arrangemang bokas och planeras med omsorg. Genom att kvalitetssäkra rutiner och dokumentation bidrar du till att arbetet håller hög standard och god kvalitet. Kvalifikationer För rollen krävs en gymnasieexamen. Eftergymnasial utbildning inom administration, juridik, statsvetenskap eller liknande är meriterande. Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom offentlig sektor är ett krav. Vi ser att du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, både muntligt och skriftligt, liksom god engelska och vana vid att hantera olika IT-system, diarieföringssystem och digital mötesteknik. Det är en fördel om du har erfarenhet från kommunal verksamhet, är van att skriva tjänsteskrivelser, har arbetat med projektadministration eller samordning samt har kunskap om sekretesshantering enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vi letar efter en medarbetare som är strukturerad och har förmågan att prioritera, planera och skapa ordning även när mycket händer samtidigt. Du är tydlig och professionell i din kommunikation vilket du kombinerar med ett varmt och serviceinriktat bemötande. Integritet och gott omdöme är avgörande, särskilt i hanteringen av känslig information och känsliga situationer. Vi ser att du är mycket flexibel och lösningsorienterad i en miljö där förutsättningar snabbt kan förändras. Självständighet i kombination med god samarbetsförmåga gör att du bidrar till helheten. Din förståelse för kommunal förvaltning och politiska beslutsprocesser är värdefull, liksom förmågan att arbeta under tidspress utan att tumma på kvaliteten. Innan anställning genomförs bakgrundskontroll och registerutdrag. Välkommen med din ansökan! Vi erbjuder Välkommen till Sollentuna – en kommun mitt i möjligheterna! Tillsammans gör vi Sollentuna bättre varje dag för våra invånare, företagare och organisationer. Vi har tydliga och ambitiösa mål för att skapa trygghet, välfärd och hållbar tillväxt. Vi erbjuder dig ett meningsfullt och roligt jobb i en stabil miljö där ambitionsnivån är hög. Hos oss får du fantastiska kollegor som vill göra skillnad för andra. Nu söker vi dig som är nytänkande, ansvarstagande och välkomnande. Följ med oss på resan mot att skapa Sveriges mest attraktiva kommun! Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.