Notarfachangestellte (m/w/d) im Bereich Corporate, M&A, Tax

Jagdfeld Gruppe

IHRE AUFGABEN * Allgemeine administrative Assistenzaufgaben * Allgemeine Büroorganisation und -koordination * Korrespondenz/Schriftverkehr mit Mandanten und Geschäftspartnern und Mietern * Terminkoordination für das Team Property Management und Leasing Management * Erstellung, Pflege und Verwaltung von Mietverträgen * Sicherstellung der Dokumentenkonformität und Archivierung  * Überwachung von Fristen, insbesondere Verlängerungen, Kündigungen und Vertragsänderungen sowie gerichtlicher Fristen * Aktualisierung und Pflege von Datenbanken und Systemen * Rechnungsprüfung und -verfolgung * Sicherstellung der Aktualität und Vollständigkeit der Mieterakten * Anlage und Pflege von Mieterakten * Anfertigung von Beratungsunterlagen nach Vorlage DAS BRINGEN SIE MIT * abgeschlossene Ausbildung im Bereich Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter oder Immobilienkaufmann mit juristischen Grundkenntnissen * Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise Erfahrung in der Immobilienbranche * Erfahrung in der Büroorganisation und -koordination * fundierte Erfahrung in der Anwendung von MS-Office * Erfahrung in der Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen * Digitale Affinität und Fähigkeit zur Nutzung neuer System * sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift IHRE VORTEILE * Eine interessante, vielseitige und eigenverantwortliche  Tätigkeit in einem wachsenden, mittelständischen Familienunternehmen, in welchem Sie Ihre Persönlichkeit einbringen können * Ein sicherer und unbefristeter Arbeitsvertrag * Eine offene, freundliche und dynamische Firmenkultur mit flachen Hierarchien * flexible Arbeitszeiten, Mobile Office (tageweise) möglich * Ein attraktiver und moderner Arbeitsplatz mit eigenem Garten in zentraler und ruhiger Citylage für relaxte Mittagspausen * Unser Büro in Düren ist verkehrstechnisch ideal zwischen Köln und Aachen gelegen und von dort in ca. 30 Minuten per Individualverkehr / ÖPNV zu erreichen * Firmenaktivitäten (z.B. Yoga- und Rücken-Kurse, B2Run, Abteilungsfeiern, Betriebsausflüge und Weihnachtsfeier) * Ein kontinuierliches, individuelles Aus- und Weiterbildungsangebot * Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits Plattform) * Mitarbeiterempfehlungsprogramm KONTAKT JAGDFELD RE Management GmbH Elke Weck | HR Management Kölnstraße 89 52351 Düren, Deutschland   Tel.: + 49 (0)2421 - 49558 - 0                                                            E-Mail: bewerbung@jagdfeld-realestate.de

TLI Steuerberater

DAS ERWARTET SIE BEI UNS * Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. * Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. * Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. * Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. * Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. * Eigenständige Durchführung der Fakturierung. * Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. * Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister. DAS BRINGEN SIE MIT * Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement, Hotellerie oder sind Rechtsanwalts – oder Notarfachangestellte (w/m/d) und bringen erste Berufserfahrung mit.  * Sie überzeugen durch ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortung und Flexibilität. * Teamfähigkeit und Engagement zeichnen Sie aus. Sie sind loyal, vertrauenswürdig und kommunikativ.  * Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.  * Sie verfügen über gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office. * DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil. DARAUF KÖNNEN SIE SICH FREUEN * Digitale Kanzlei & Zero-Paper Policy * Onboarding mit persönlichen Mentor * Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege & Open Door Policy * Freies & selbstständiges Arbeiten * Direkter Mandantenkontakt * IPhone, auch zur privaten Nutzung * Zusätzliche Leistungsvergütung * Innovatives & modernes Unternehmen * Fachliche & persönliche Entwicklung * Förderung von Fort- und Weiterbildung * Mobilitätsbudget * Zuschuss zum Mittagessen * Urban Sports Club * Bike Leasing * Kaffee, Wasser, Softdrinks, Obst & Sweets kostenfrei * Teamevents, Veranstaltungen & After Work * sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag

Academia Gruppe

JOB BESCHREIBUNG Als Holding mit mehreren operativen Gesellschaften im Bereich der Spezialdiagnostik legen wir bei Academia großen Wert auf effiziente Prozesse und eine professionelle Dokumentenorganisation. Die strukturierte Verwaltung und Verfügbarkeit von Rechtsdokumenten ist dabei ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Unterstützung unserer Unternehmensgruppe. Für unsere Rechtsabteilung suchen wir deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, IT-affine und eigenverantwortliche Persönlichkeit als Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden. UNSERE BENEFITS * Agilität. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen es uns, gemeinsam Veränderung zu gestalten und Fortschritt voranzutreiben. * Flexibilität. Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum Homeoffice sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr unterstützen deine Work-Life-Balance. * Benefits. Mit Lunchit genießt du täglich ein Mittagessen. Zusätzlich erhältst du eine Mastercard, die wir monatlich mit 50 € bezuschussen, oder alternativ den EGYMWellpass. Darüber hinaus fördern wir deine Weiterentwicklung mit einem Weiterbildungsbudget von bis zu 2.500 € pro Jahr und empfehlen LOTARO für deine persönliche Entwicklung. * Erstklassige Lage. Unser modernes Büro im Herzen Münchens bietet guten Kaffee, kostenlose Getränke und Snacks. * Together We Rise. Gemeinsame Skitage, Wanderausflüge, Office-Yoga, Kochen oder Afterwork-Abende stärken unseren Teamgeist. * Willkommen im Team. Ein strukturiertes Onboarding sorgt für einen guten Start. Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, eigenverantwortlich zu arbeiten und deine Ideen einzubringen. VERANTWORTUNGSBEREICHE Dokumentenmanagement und Ablage * Übernahme, Klassifikation und strukturierte Ablage eingehender Verträge und Rechtsdokumente - sowohl in physischer als auch in digitaler Form * Laufende Pflege und Qualitätssicherung der Dokumentendatenbank (physisch und digital) * Sicherstellung einheitlicher Ablagestandards und Namenskonventionen * Koordination der Digitalisierung physischer Unterlagen und Überführung in das Dokumentenmanagementsystem Datenbank- und Systempflege * Erfassung wesentlicher Vertragsdaten in der Rechtsdatenbank * Vertragsparteien, Vertragstyp, Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen * Vertragsgegenstand, Vertragsstatus, zuständige Ansprechpartner * Nutzung der integrierten KI-Funktionen der Datenbank zur Metadatenextraktion und Qualitätsprüfung * Pflege von Fristen- und Wiedervorlagesystemen sowie Erstellung von Auslaufberichten * Regelmäßige Datenbereinigung und Konsistenzprüfung des Dokumentenbestands Operative Unterstützung der Rechtsabteilung * Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung eingehender Dokumente in Abstimmung mit den zuständigen Juristen * Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Archivierungsprozessen im Rahmen von Transaktionen * Erste Anlaufstelle für Anfragen anderer Abteilungen zur Dokumentenrecherche und -bereitstellung * Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Ablage- und Datenbankprozesse KOMPETENZEN UND ANFORDERUNGEN Ausbildung und Erfahrung * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation * Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei, Notariat oder in einer vergleichbaren dokumentenintensiven Umgebung von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich * Kein abgeschlossenes Jurastudium erforderlich; juristische Grundkenntnisse werden vorausgesetzt und können ggf. berufsbegleitend vertieft werden Fachliche Kompetenzen * Fähigkeit, die wesentlichen Inhalte, Fristen und Verpflichtungen aus Verträgen und Rechtsdokumenten zu identifizieren und zu extrahieren * Sicherer Umgang mit professionellen Dokumentenmanagementsystemen und Rechtsdatenbanken * Ausgeprägte IT-Affinität; Bereitschaft und Fähigkeit, KI-gestützte Arbeitswerkzeuge produktiv einzusetzen * Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook) * Erfahrung mit Datenbankanwendungen oder die nachgewiesene Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen Persönliche Eigenschaften * Ausgeprägte Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Rechtsdokumenten * Hohe Eigenorganisation und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, auch bei großem Dokumentenvolumen den Überblick zu behalten * Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen * Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise in einem kleinen Teamumfeld * Kommunikationsstärke im schriftlichen und mündlichen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern Sprachkenntnisse * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Vertragssprache) * Gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Verträgen und Systemoberflächen BEI FRAGEN STEHEN WIR GERNE ZUR VERFÜGUNG UNTER: karriere@academia-gruppe.de Wir freuen uns auf dich! * Diese Stellenausschreibung verwendet die männliche Form stellvertretend für alle Geschlechter und lädt Menschen unabhängig von ihrem Geschlecht zur Bewerbung ein.