Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung / Teamassistenz / Management Assistant (m/w/d)

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WAS DICH ERWARTET: Bis zu € 1.000,- Einstellungsprämie: Als Willkommensgruß erhalten Sie eine Einstellungsprämie von bis zu € 1.000,- Wir möchten Sie nicht ködern, sondern Ihre Einstellung belohnen. Dafür haben Sie die Probezeit erfolgreich bestanden. Wir sagen Danke, dass Sie sich für uns entschieden hast und schön, dass wir weiterhin gemeinsam in die Zukunft gehen.   Empfehlungsprogramm: Empfehlen Sie talentierte Kandidaten und freuen Sie sich über € 500,- bei erfolgreicher Einstellung! Teilzeit-Tätigkeit 12 Stunden/Woche – 4  Tage (Mo-Do): Die Rolle umfasst vor allem unterstützende Tätigkeiten im administrativen Bereich mit klaren, gut strukturierten Aufgaben. Wir suchen eine zuverlässige Person, die gerne organisiert arbeitet und Spaß daran hat, im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. DEIN PROFIL: * Erste Erfahrung im Büro-, Assistenz- oder kaufmännischen Bereich * Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise * Sorgfalt im Umgang mit Unterlagen und Daten * Freude an einfachen administrativen und organisatorischen Aufgaben * Grundkenntnisse in MS Office (z. B. Outlook, Word) * Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten * Die Position eignet sich besonders für Personen, die eine langfristige, klar strukturierte Tätigkeit in Teilzeit suchen. Auch Wiedereinsteigerinnen oder Quereinsteigerinnen sind herzlich willkommen. DEINE AUFGABEN: * Bearbeitung und Digitalisierung der eingehenden Post (Scannen, Zuordnen, Ablage) * Pflege der digitalen und physischen Ablagesysteme * Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation * Einfache E-Mail-Korrespondenz nach Vorgabe * Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten * Unterstützung bei administrativen Aufgaben je nach Bedarf, z. B.: * Vorbereitung von Unterlagen (z. B. für Buchhaltung oder Verträge) * Unterstützung im Recruiting  * Pflege von Listen und Übersichten * Allgemeine Zuarbeit in verschiedenen Verwaltungsbereichen Jetzt suchen wir Mitarbeiter (m/w/d) aus den Bereichen: Assistenz (m/w/d), Human Resources Assistant (m/w/d), Office Management (m/w/d), Sachbearbeiter Human Resources (m/w/d), Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Recruiting (m/w/d) DU KENNST UNS NOCH NICHT? Als Büroassistenz (m/w/d) unterstützen Sie unser Team im administrativen Tagesgeschäft. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Bearbeitung von Post, der Pflege von Ablagesystemen sowie allgemeinen organisatorischen Aufgaben im Büro. Sie übernehmen einfache administrative Tätigkeiten und tragen dazu bei, dass die täglichen Abläufe zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden. Bei Bedarf unterstützen Sie zudem in einzelnen Verwaltungsbereichen. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung und dem Team zusammen und nutzen digitale Tools zur effizienten Organisation der Aufgaben.   Ihr Arbeitsort ist unser Head Office im Kranhaus 1, Im Zollhafen 18, 50679 Köln – zentral gelegen und bestens erreichbar. Aufgrund der Aufgaben ist eine tägliche Präsenz im Büro erforderlich. Ihre Arbeitszeiten sind von Montag bis Donnerstag – denn in unserem Head Office gilt die 4-Tage-Woche. Warum SMARTY? Wir nutzen digitale Tools von der Hotel Operation bis zur Verwaltung – so arbeiten Sie modern, transparent und zeitsparend.     ONE WAY – ONE TEAM! Be a smart part of it!   Wann dürfen wir Sie kennenlernen? HAST DU NOCH FRAGEN? Ihre Ansprechpartnerin ist gerne für Sie da: Marion Lohmar Human Resources Manager   E-Mail: job@smarty-hotels.com Telefon: +49 221 9859380 www.smarty-hotels.com

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WAS WIR BIETEN Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager bzw. Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung bevorzugt mit Weiterbildung zum Fachwirt/Betriebswirt oder Vergleichbares und mit mind. zwei Jahren Berufserfahrung in Teilzeit (ca. 20 Stunden). Wir bieten: * Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Einblick in zentrale Unternehmensprozesse und -entscheidungen mit Raum für Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung  * Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit einem jungen motivierten Team, in einer modernen Arbeitsumgebung und mit einer langfristigen beruflichen Perspektive und leistungsgerechter Vergütung * Flexible Arbeitszeitmodelle  * Zusatzleistungen wie kostengünstiges Mittagessen, kostenfreie Getränke und Parkplätze, Sportangebote wie Wellpass, JobRad, Teamevents  WAS WIR ERWARTEN * Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Assistenz der Geschäftsführung sowie den Bereichsleitern bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie und Prozessgestaltung * Verantwortung und Umsetzung ESG-Reporting  * Unterstützung bei Antragsstellungen im Rahmen von Arzteinstellungsverfahren u. ä. * Planung, Buchung und Organisation von Dienstreisen * Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft * Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Arbeitssicherheit  * Gebäudemanagement und Koordination * Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein * Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative mit ausgeprägtem Organisationstalent * Gute konzeptionelle Fähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise * Offenheit für den Einsatz von KI-gestützten Tools und modernen digitalen Arbeitsmethoden * Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1) PROFIL * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position * Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Teams) ANSPRECHPARTNER Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Referenzen), die Sie uns bitte an karriere@genetikum.de senden. Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Laura von der Heyden und Dr. Manuel Lüdeke unter 0731-14610-0 zur Verfügung.

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PROJEKTBESCHREIBUNG Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni eine*n Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/ Woche, Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten. DEINE AUFGABEN Assistenz der Geschäftsführung: * Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung * Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung * Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings * Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung * Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen   Office Management: * Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes * Einkaufs- und Beschaffungswesen * Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement * Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM) * Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)   Administratives HR-Management: * Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio) * Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen * Pflege von Personalunterlagen DAS BRINGST DU MIT * Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position * Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern * Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel) * Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio) * Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen * Schnelle Auffassungsgabe * Freude an der Arbeit im Team * Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten WARUM WIR? Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvollen Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.