Dokumentadministratör

Academic Work Sweden AB

Vår kund, en ledande aktör inom energibranschen, söker nu en Document Control Administrator till ett omfattande och samhällsviktigt projekt. Här får du en central roll i att säkerställa struktur, kvalitet och spårbarhet i projektets dokumenthantering, samtidigt som du bidrar till utvecklingen av hållbara energilösningar och framtidens klimatinitiativ. Om tjänsten Som Dokumentadministratör har du en viktig administrativ funktion inom projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav, processer och rutiner. Du arbetar nära projektets Document Control Lead samt flera interna funktioner såsom Engineering, Information Coordination, inköp och övriga work packages. Rollen innebär bred samverkan och deltagande i tvärfunktionella forum och projektmöten. Du erbjuds En varierande och utvecklande roll i ett stort och komplext projekt med högt fokus på kvalitet, struktur och hållbarhet Att bil en del av ett engagerat team där samarbete, ansvarstagande och förbättringsarbete står i fokus Arbetsuppgifter Som Dokumentadministratör har du en central administrativ roll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner. Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner. Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och icke-tekniska dokument (t.ex. kontrakt, rapporter och korrespondens). Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet. Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan engineering, inköp, bygg och övriga funktioner. Stötta i framtagning och strukturering av rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering. Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet. Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation. Vi söker dig som Har minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt. Har mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, processer och best practice. Har erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande. Har relevant eftergymnasial utbildning inom informationshantering, administration eller liknande område. Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Kommunikativ Ordningsam Stabil Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. Vid Institutionen för kulturvård, Göteborgs universitet, bedrivs professionsförberedande utbildningar och forskning med inriktning mot kulturarvsfrågor, landskap och kulturmiljöer, byggnader, trädgårdar och föremål. Institutionen bedriver verksamhet på två orter; Göteborg och Mariestad. I Göteborg utbildas konservatorer och bebyggelseantikvarier. I Mariestad ges utbildningar med inriktning mot bygghantverk samt trädgårdshantverk och landskapsvård. För mer information se www.conservation.gu.se Institutionen för kulturvård söker en ekonom med bred kompetens inom ekonomi och administration. Anställningen är placerad i Mariestad. Visst arbete förekommer i Göteborg i samband med exempelvis möten, utbildningar och nätverksträffar. Resor ingår i anställningen och sker inom arbetstid. Arbetsuppgifter  Arbetet är varierat och anställningen omfattar både löpande ekonomiadministrativt arbete och medverkan i planering, samordning och utveckling av administrativa processer inom verksamheten. Rollen innebär ett självständigt ansvar men arbetet sker i nära samverkan med kollegor, projektledare, studenter, gäster och externa samarbetspartners.   Arbetsuppgifterna omfattar bland annat: Löpande hantering av inkommande och utgående fakturor Hantering av betalningar, konteringar och ekonomisk uppföljning kopplat till konferenser och seminarier Bokning och administration av resor för enskilda personer, grupper, projekt, gäster och studenter Daglig administration såsom posthantering, försändelser, mottagande och bokförsäljning Arbete med checklistor och uppföljning i samband med månads-, tertial- och årsbokslut Arkivhantering och dokumentadministration Ansvar för anläggningsregister Ansvar för rollen som inköpskoordinator, inköp, samordning av inköp och direktupphandlingar samt tillhörande dokumentation och arkivering Projektbudgetarbete samt hantering av ekonomiska avtal med samverkanspartners inom Hantverkslaboratoriet samt institutionsövergripande projekt Administration kopplad till lokalfrågor och avtal i Mariestad Kvalifikationer  Vi söker dig som har: Examen på lägst kandidatnivå inom ekonomi eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant God administrativ förmåga samt ett strukturerat och noggrant arbetssätt God förmåga att arbeta självständigt och att prioritera mellan olika arbetsuppgifter God samarbetsförmåga och serviceinriktat förhållningssätt Goda kunskaper i administrativa och ekonomiska system Det är meriterande med: Erfarenhet av ekonomi- och administrationsarbete inom offentlig verksamhet, särskilt universitet/högskola Erfarenhet av arbete med inköp och direktupphandlingar Erfarenhet av ekonomisk uppföljning och budgetarbete Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Arbetsgivaren kommer särskilt att värdera förmåga att arbeta strukturerat och självständigt, god samarbetsförmåga samt förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter med bibehållen kvalitet. Anställning  Anställningen är tillsvidare, på heltid, med placering tills vidare vid institutionen för kulturvård, Mariestad.  Tillträde 1 januari 2027, eller enligt överenskomelse. Provanställning kan komma att tillämpas.  Kontaktuppgifter för anställningen  Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta administrativ chef Lars Runnquist, 031-786 9360. Notera att frågor om anställningen kan besvaras efter den 17/8 p.g.a. semesterperioden. Fackliga organisationer  Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare Ansökan  Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.  Frågor om anställningen kan besvaras från den 17/8 p.g.a. semesterperioden. Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-08-30   Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.