Vorstandsassistenz (m/w/d)

Pava Partners

IHRE AUFGABEN * Proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung am Standort Leipzig bei der Organisation eines reibungslosen Arbeitsablaufes  * Souveräne und zielorientierte Kommunikation innerhalb der Unternehmensführung sowie externen Geschäftspartnern und Mandanten    * Selbstständige Planung und Koordination von internen und externen Terminen inkl. Reisemanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen   * Selbstständige und/oder angewiesene Erledigung anfallender Korrespondenz und Post in deutscher und englischer Sprache  * Sicherstellen einer ordnungsgemäßen Ablage/Informationsverwaltung/Wiedervorlage  * Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Gästen * Organisation von externen Dienstleistern  IHRE VORTEILE * Sie erwartet eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und spannende Tätigkeit   * Ihr Arbeitsumfeld ist geprägt von flachen Hierarchien   * Sie erhalten eine solide Einarbeitung in die Aufgabengebiete  * Ihr Arbeitsmittelpunkt liegt am Standort Leipzig – einer der derzeit dynamischsten Wachstumsregionen in Deutschland  IHR PROFIL * Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Büro-/Management-Assistenz oder einen Studienabschluss   * Sie verfügen über relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, gern auch im Beratungs- oder Finanzbereich und idealerweise mit internationalem Bezug  * Ihre Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative und Ihr Organisationsvermögen helfen Ihnen, auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren  * Sie agieren in höchstem Maße vertraulich und stellen sicher, dass sensible Informationen zu jeder Zeit diskret behandelt werden  * Sie sind sicher im Umgang mit allen gängigen MS Office-Anwendungen und zeichnen sich durch eine hohe Lernbereitschaft und rasche Auffassungsgabe aus   * Sie überzeugen mit Ihren ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache und einer ausgeprägten Dienstleistungsorientierung  * Freude am Kontakt mit Menschen, Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Flexibilität runden Ihr Profil ab

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DEINE AUFGABEN * Deine Rolle – was du bewegst * Du unterstützt unsere beiden Vorstände in operativen und strategischen Themen – vorausschauend, nicht reaktiv. * Du bildest mit der bestehenden Vorstandsassistenz ein eingespieltes Team. * Du sicherst, überwachst und optimierst interne Prozesse und sorgst für Stabilität im Tagesgeschäft. * Du bereitest die Buchhaltung mit der Steuerkanzlei vor. * Du organisierst Meetings, Workshops und Kundenevents – reibungslos und mit Gespür für die Details. * Du unterstützt im Personalbereich, besonders beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. * Du treibst Themen eigenständig voran und lässt Dinge nicht liegen. DEIN PROFIL * Was dich auszeichnet * Drive und Eigeninitiative – du bist nicht nur dabei, du gestaltest mit. * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. * Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise – du denkst mit und vor. * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. * Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch mit Apple-Geräten, Lexware und DATEV. * Bereitschaft zur Präsenz vor Ort in Stuttgart – diese Rolle lebt von der Nähe zum Vorstand und ist bewusst keine Remote-Position. DAS BIETEN WIR DIR * Einen Platz nah an der Unternehmensspitze, direkt an der Seite der Gründer. * Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab dem ersten Tag. * Flexible Arbeitszeiten innerhalb deiner Präsenz vor Ort. * Eine echte Wir-Kultur: ein herzliches, hilfsbereites Team, das zusammenhält, Wissen offen teilt und dir vom ersten Tag an den Rücken stärkt. * Hochwertigste Büroräume zum Wohlfühlen: modernes, klimatisiertes Open-Space-Design mit eigenem Podcast-Studio und Barista-Kaffee für den perfekten Start in den Tag. * Benefits, die Freude machen: Wellpass für Fitness- und Wellnessangebote, Givve Card als steuerfreier monatlicher Sachbezug, JobRad-Leasing, Mitarbeiterrabatte, regelmäßige Team-Events, regelmäßige Fortbildung und einmal jährlich eine gemeinsame Studienreise. Der Prozess – unkompliziert und schnell Ein kurzes Kennenlernen per Telefon oder Video, dann ein persönliches Gespräch mit einem der Vorstände Bülent oder Claus. Wir entscheiden dann zügig. Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern kurz und persönlich.

Bamaka

DIESE SPANNENDEN AUFGABEN ERWARTEN DICH * Du behältst den Projektfortschritt aller laufenden Projekte im Blick, erkennst Verzögerungen früh und treibst sie aktiv voran  * Du begleitest Projektmanager:innen methodisch und entwickelst unsere Projektstrukturen weiter * Du bereitest Entscheidungsvorlagen für den Vorstand auf * Du organisierst und begleitest Hauptversammlungen, Aufsichtsratssitzungen und Events von A bis Z  * Du unterstützt den Vorstand punktuell bei Terminen, Reisen und Follow-ups DAS WÜNSCHEN WIR UNS VON DIR * Du hast ein abgeschlossenes Studium, z. B. in BWL, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar * Du bringst erste Praxiserfahrung im Projektumfeld mit * Du kennst die Grundlagen von Projektmethodiken wie Prince2 oder Scrum; Erfahrung mit Tools wie Asana, Jira oder Confluence ist ein Plus * Du schreibst und sprichst sehr gut Deutsch * Deine Kommunikationsstärke und hands-on-Mentalität runden dein Profil ab: Du packst an, denkst mit und verlierst auch bei vielen parallelen Themen nicht den Überblick VORTEILE, DIE WIR BIETEN * Echte Work-Life Balance mit bis zu 40 % Mobile-Office sowie 30 + 3 Urlaubstagen * Individuell auf dich zugeschnittene Weiterbildungen für deine persönliche und berufliche Entwicklung * Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit abwechslungsreichen Aufgaben in einem expandierenden Unternehmen nahe Bonn * Einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller IT-Ausstattung * Attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung (Dienstrad, Unfallversicherung, Obst, bezuschusstes Mittagessen, gemeinsame Sportevents) * Eine gute Verkehrsanbindung mit kostenlosen Parkmöglichkeiten * Eine wertschätzende Unternehmenskultur, in der du dich mit deinen Ideen entfalten kannst und die Zukunft mitgestaltest