Integration Specialist (m/w/d)

JOBBESCHREIBUNG Zahlen erzählen Geschichten. Und in der Personalabrechnung müssen sie stimmen. VIVA Fitness wächst deutschlandweit mit einer klaren Vision von 100 Standorten bis 2030. Damit dieses Wachstum funktioniert, brauchen wir im Headquarter Menschen, die Genauigkeit lieben, Verantwortung übernehmen und Strukturen zuverlässig steuern. Für unser Headquarter in Quakenbrück suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit im Bereich Personalsachbearbeitung und Payroll. Die ersten sechs Monate arbeitest du vollständig vor Ort, um Prozesse, Systeme und Abläufe kennenzulernen. Ab dem siebten Monat ist Remote-Arbeit an bestimmten Tagen möglich. DEINE AUFGABEN • Durchführung und Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung • Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten • Erstellung von Bescheinigungen und arbeitsrelevanten Dokumenten • Kommunikation mit Krankenkassen, Behörden und externen Stellen • Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie Vertragsänderungen • Kontrolle und Pflege abrechnungsrelevanter Daten • Unterstützung bei HR-Prozessen im Headquarter • Sicherstellung von Genauigkeit, Termintreue und Vertraulichkeit FÜR UNS WICHTIG • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit HR- oder Payroll-Bezug • Erfahrung in der Personalsachbearbeitung und/oder Gehaltsabrechnung • Sicherer Umgang mit Zahlen und sensiblen Daten • Strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise • Diskretion und Verantwortungsbewusstsein • Idealerweise Erfahrung mit digitalen HR-Systemen WAS DU ERWARTEN KANNST • Klare Einarbeitung im Headquarter mit vollständiger Integration ins Team • Remote-Arbeit an bestimmten Tagen ab dem siebten Monat • Gleitzeit und flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis • 28 Tage Urlaub pro Jahr • Kostenlose Fitnessmitgliedschaft in allen VIVA Fitness Clubs inklusive Sauna, Solarium und Massageliege • Ein modernes Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen • Mitarbeit an einer wachsenden Unternehmensgruppe mit klarer Vision bis 2030 • Ein offenes Miteinander mit ehrlicher Kommunikation und gesundem Humor • Kurze Entscheidungswege und ein Team ohne starre Hierarchien • Regelmäßige Team- und Firmenevents STANDORT Headoffice - Quakenbrück

DAS UNTERNEHMEN Wir sind eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe in der Versicherungsbranche mit Hauptsitz in Hamburg. Entstanden aus dem Zusammenschluss inhabergeführter Versicherungsvermittler, verfolgen wir heute eine klare Buy-&-Build-Strategie. Aktuell besteht die Gruppe aus mehr als 500 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und Dänemark. Unser Ziel ist es, durch gezielte Akquisitionen und die erfolgreiche Integration von Unternehmen unsere Position im Markt nachhaltig zu stärken. Unser Umfeld ist geprägt von unternehmerischem Denken, schnellen Entscheidungen und hoher Dynamik. Zur Verstärkung unseres HR-Teams in der HBC-Holding in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, motivierte und offene Persönlichkeit (m/w/d) in Vollzeit für die Position als HR Specialist (m/w/d) - Schwerpunkt HR Administration. DEINE AUFGABEN: * Stammdatenpflege: Anlage und Pflege der Personaldaten in unserem HR-System Personio   * System-Weiterentwicklung: kontinuierlicher Aufbau von automatisierten Prozessen und Gestaltung von Reportings in Personio * HR-Dokumentation: Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und sonstigen HR-Dokumenten * On- und Offboarding: Organisieren der Arbeitnehmerreise von der ersten bis zur letzten Minute – inklusive der administrativen Betreuung * Daten- und Prozessqualität: Sicherstellen der Einhaltung der Datenqualität, Compliance und Genauigkeit in sämtlichen Personalprozessen * Bewerbermanagement: Unterstützung bei der Koordination von Bewerbungen und dem Onboarding neuer Talente * Reporting: regelmäßige Erstellung von HR-KPI’s, HR-Reports und Analysen zur Unterstützung von Berichterstattung und strategischen Entscheidungen * Ansprechpartner/in: Sei die erste und kompetente Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen rund um HR-Administration * Prozessoptimierung: Mitarbeit beim Aufbau effizienter und moderner HR-Strukturen und -Workflows * Projektarbeit: Unterstützung bei interdisziplinären Projekten und der Umsetzung neuer HR-Initiativen  DARAUF KANNST DU DICH FREUEN: * Gestaltungsspielraum: Deine Ideen und deren Umsetzung sind gefragt * Ein dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen * Flexible Arbeitszeiten und mobile Arbeitsmöglichkeiten * Jede Menge Gelegenheiten für deine persönliche Entwicklung * Eine Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Vertrauen und offener Kommunikation beruht * Ein Team, das zusammenhält und gemeinsam etwas aufbaut * Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen der Hamburger Innenstadt mit sehr guter ÖPNV-Anbindung  DEIN PROFIL: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, beides idealerweise mit HR-Bezug * Mehrjährige Erfahrung in der Personaladministration, insbesondere mit Dokumentation, Datenpflege, Vertragserstellung und HR-Prozessen * Lust auf Verantwortung und Freude daran, Neues zu gestalten * Leistungsorientierte Hands-on-Mentalität mit dem Auge fürs Detail * Eine empathische und kommunikative Art * Eigenverantwortung, sehr hohe Detailgenauigkeit und Freude am strukturierten, exakten Arbeiten * Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit * Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch  * Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word und Excel)  * Sehr gute Kenntnisse in Personio oder einem vergleichbaren HR-Managementsystem DAS ERWARTET DICH BEI UNS: Als HR Specialist mit dem Schwerpunkt HR-Administration wirst du ein wichtiger Bestandteil unseres HR-Teams. Wir schaffen aktuell die Grundlagen für eine moderne HR-Arbeit und sorgen für effiziente Prozesse und Strukturen. Dadurch hast du nicht nur die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, sondern auch deine Ideen einzubringen, um die HR-Arbeit aktiv mitzugestalten. Bei uns stehen Lösungsorientierung, Qualität, Präzision und Verantwortung im Mittelpunkt – wenn du eine Hands-on-Mentalität und den Blick fürs Detail besitzt, bist du bei uns genau richtig.   Hier gibt es keine Routine im Dauerschleifenmodus – stattdessen erwarten dich spannende Herausforderungen, die deinen Einsatz und deine Kreativität fordern. Wenn du Lust hast, Prozesse nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu gestalten, bist du bei uns genau richtig.