Projektchef – VD:s högra hand med fullt affärs- och leveransansvar

Rollsbeskrivning Som Projektchef är du VD:s högra hand och den operativa kraft som säkrar att våra projekt levererar och ger lönsamhet på sista raden. Du säkerställer helheten i projekten: lönsamhet, kvalitet och kundnöjdhet. Tillsammans med VD bygger du bolaget framåt. Det innebär att du (i samråd med andra) skapar struktur och processer, alltid med syfte att effektivisera, aldrig för att skapa onödig administration. Du är en affärsskapare som aktivt bearbetar marknaden och kunder. Internt är du motorn som leder avdelningsansvariga, samtidigt som du, vid tillfällen, själv driver projekt operativt. Du säkerställer kontroll genom hela kedjan, från första avtal till sista fakturan. Huvudsakliga arbets- och ansvarsområden 1. Operativ styrning och planering • Resursstyrning: Maximera utnyttjandet av resurser i hela bolaget. Du styr personal över avdelningsgränserna dit de gör mest nytta för stunden och agerar med helikopterseende över avdelningarna. • Projektstyrning: Följer upp att bolagets projekt håller kalkyl och tidplan. Du kontrollerar proaktivt lönsamhet och framdrift. Ser du att ett projekt börjar ”slira” eller att någon behöver stöttning kliver du in och styr upp det. • Ledning: Håller planerade och fortlöpande avstämningar och styrning med personal. Fokus ligger ofta på direkt handling – att lösa problem här och nu. • Flexibilitet: Utföra övriga av VD delegerade arbetsuppgifter som ryms inom bolagets verksamhet. Rollen innebär ett helhetsansvar och prestigelöshet: du förväntas kliva in operativt för att säkra leveranser vid behov. 2. Ekonomi & Försäljning • Egen beläggning: Du ansvarar för att din egen tid är lönsam för bolaget. Du driver projekt, säljer in nya affärer, eller arbetar för att skapa värde som kunden är beredd att betala för. • Affärsmannaskap och kalkyler: Självständigt räkna på och sälja in jobb. Från serviceuppdrag till större entreprenader. Du ansvarar för att kalkylen håller, att vi har rätt täckningsbidrag och att inga kostnader ”glöms bort”. • Lönsamhet och kassaflöde: Säkerställa att projekten faktureras löpande. Du strävar efter framtunga betalplaner och ser till att ÄTA-arbeten identifieras, godkänns och faktureras enligt gällande rutiner. • Kostnadskontroll: Granska leverantörsfakturor och kostnader kopplade till projekten. Du säkerställer att vi betalar korrekt pris för material och UE, och följer upp kostnader som är onormala tillsammans med vår ekonomiavdelning. 3. Ledarskap, Processer & VD-stöd • Processutveckling: Identifiera brister i nuvarande arbetssätt och bygger den struktur som saknas. Du är med och skapar och implementerar rutiner (t.ex. projektstyrning) som är enkla att följa och som effektiviserar verksamheten. Du hjälper till att bygga bolaget inifrån så att vi kan fortsätta växa. • Operativt ledarskap: Coacha, kravställa och följa upp mot avdelningsansvariga och annan personal i deras vardag. Du agerar bollplank och hjälper dem att lösa problem. • KMA: Kontrollerar att rutiner kring arbetsmiljö- och kvalitetsarbetet efterlevs. Du styr upp rutiner för t.ex. egenkontroller och riskbedömningar, och ser till att våra kunder uppfattar oss som proffsiga och säkra. • VD-stöd: Fungera som VD:s förlängda arm och praktiska problemlösare. Du avlastar VD genom att t.ex. hantera operativa frågor eller diverse personalärenden. Kompetenskrav För denna roll betonas förmågan att driva projekt i mål snarare än generell administration. 1. Teknisk Expertis: Mycket god kunskap inom företagens fackområden för att kunna räkna på jobb och vägleda personalen tekniskt. 2. Struktur & Planering: Förmåga att hantera flera projekt parallellt och prioritera resurserna där de behövs mest för stunden. 3. Kravställning: Du ställer krav på medarbetare gällande tider, kvalitet och ordning. 4. Affärsmannaskap: Du förstår vikten av att fånga upp affärsmöjligheter, merförsäljning och är väl införstådd i företagets affärsplaner. 5. Beslutsmässighet: Du kan lösa problem som uppstår på plats självständigt. Du arbetar proaktivt. Befogenheter (Mandat) Du ska kunna agera utan att behöva fråga om lov för småsaker. Ekonomiska: • Försäljning: Mandat att självständigt lämna offert/pris mot kund upp till 100 000 kr (förutsatt att kalkylen håller företagets marginalkrav). • Inköp: Mandat att göra inköp av material/tjänster inom projektets budgetramar. Personal & drift: • Resursstyrning: Omfördela resurser mellan avdelningar baserat på var behovet är störst för stunden (bolagets bästa går före en enskild avdelnings bästa). • Disciplin: Mandat att genomföra tillrättavisande samtal (muntligt). Skriftliga varningar utfärdas i samråd med VD. • Resurser: Rätt att kalla in extra resurser vid tillfälliga arbetstoppar (inom avtalade ramar). Rutiner & Rapportering • Dagligen: Fortlöpande avstämning med avdelningsansvariga för att säkerställa att arbetet flyter och fånga upp eventuella hinder. Säkerställa att fakturering sker direkt när momenten är klara. • Veckovis: Leda resursplaneringsmöte med avdelningsansvariga. Säkerställa att projektplaner följs. • Månadsvis: Genomgång tillsammans med ekonomichef/VD gällande ekonomiskt utfall, prognoser, och händelser som kräver åtgärder. • Projektavslut: Genomföra efterkalkyl på avslutade större projekt och kontinuerligt uppdatera bolagets rutiner baserat på vad vi lärt oss (”Lessons Learned”). Mätbara Mål (KPI) • Personlig debiteringsgrad: Att du når uppsatta mål för din egen debiterbara tid. • Projektmarginal (TB): Att bolagets samlade projekt levererar budgeterad vinstmarginal. • Debiteringsgrad: Andelen debiterbar tid för personalen. • Kassaflöde: Projekten faktureras i tid. Strävar efter framtunga betalplaner. • ÄTA: ÄTA-arbeten fångas upp och hanteras korrekt.