Fleet Administrator

Academic Work Sweden AB

Har du erfarenhet av fordonsbranschen och vill komma in på ett växande bolag där du får ta stort eget ansvar, vara nära verksamheten och göra verklig skillnad för både kunder och kollegor? Carsmart söker nu en självgående och driven medarbetare till deras Fleet Support-team! Om tjänsten Carsmart är ett SaaS-bolag och ett helägt dotterbolag till KGK I Autoexperten vars affärsidé innebär att erbjuda ett modernt webbaserat verktyg för att förenkla fordonsadministrationen för vagnparksägare. Det som genomsyrar Carsmart är en stark teamkänsla med olika personligheter där alla får komma till tals, med högt i tak och en låg hierarki. Vidare är det korta beslutsvägar och ett ständigt fokus på att utveckla plattformen för att vara bäst i branschen. I rollen kommer du arbeta i hjärtat av Carsmarts verksamhet och tillhöra ett team som idag består av sex personer. Teamet har en central roll i kontakten med både företagskunder och förare/slutkunder och hanterar dagligen ett stort antal ärenden. "Att arbeta som Fleet Support administratör på Carsmart innebär att vara en del av ett dynamiskt team där varje dag erbjuder nya utmaningar och möjligheter. Vi värdesätter engagemang och noggrannhet, och ser fram emot att välkomna en ny kollega som delar vår passion för att leverera högkvalitativ service och stöd till våra kunder och förare. – Carin Frånberg, Chef Fleet Support Du kommer att arbeta kontorstider på Carsmarts luftiga kontor i Sollentuna och du som söker trivs med att arbeta på plats, då tjänsten inte innebär något distansarbete. Du erbjuds En engagerande och stödjande arbetsmiljö där din insats gör skillnad Slutar kl. 16:00 på fredagar Sommartid juni–augusti (slutar 16:00) Gym i huset Friskvårdsbidrag och hälsoundersökningar Tillgång till gratis parkering vid arbetsplatsen Arbetsuppgifter Carsmart växer kraftigt och tar löpande in nya kunder, vilket ger dig möjlighet att vara med på en spännande tillväxtresa där man successivt arbetar för att minska manuella moment och utveckla arbetssätt och processer. I dina arbetsuppgifter ingår: Hantering av ärenden i bolagets ärendesystem Hantering av bilbeställningar Hantering och granskning av fakturor Administration av förmånsbilar och drivmedelskort På daglig basis ha kontakt med kunder och förare via mejl och telefon Vägledning och support i hur Carsmarts system och funktioner används Delta aktivt i utvecklingen av Carsmarts system samt effektivisering av administrativa processer och rutiner Vi söker dig som Har arbetslivserfarenhet från en administrativ roll samt erfarenhet av kundservice över mejl och telefon, gärna i roller som backoffice, kundtjänst eller administratör. Har mycket god systemvana och kunskaper i Excel Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska Trivs i en vägledande roll med högt arbetstempo Har möjlighet att närvara 100% på plats under kontorstider på Carsmarts kontor i Sollentuna Det är meriterande om du har Kunskaper i norska Erfarenhet från Bank Har god förståelse för biladministration och kunskap om olika lösningar till förmånsbilar och personalbilar Erfarenhet från leasing- eller fordonsbranschen För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Självgående och initiativtagande Strukturerad och noggrann Driven med en stark vilja att utvecklas Kommunikativ och trivs i en social arbetsmiljö med många kontaktytor Rollen passar dig som inte är rädd för att ”kavla upp ärmarna” där det behövs. Arbetsuppgifterna är varierande och det finns inte alltid en färdig arbetsbeskrivning utan du behöver kunna se vad som behöver göras och ta egna initiativ. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Sofico

Why SOFICO? At SOFICO, we’re shaping the future of mobility - and we’re doing it together. Our software, Miles, is a leading platform that enables companies worldwide to manage their leasing, fleet, and mobility operations in one integrated system. Every day, we help our customers work smarter, more efficiently, and stay ahead in a rapidly evolving industry. Behind that impact is a close-knit, international team that values collaboration, ownership, and continuous growth. We move forward with ambition but stay grounded in a culture where people support each other and take pride in what they build. From our office in Avignon, we’re looking for a Project Administrator who’s eager to contribute to support project and program management teams by coordinating administrative, operational, and financial project activities to ensure the smooth and efficient delivery of software projects.   What you’ll do... •    Support project and program managers with project coordination, follow-ups, and administrative activities. •    Assist in planning, monitoring, and reporting on software project deliveries, timelines, risks, and resources. •    Maintain accurate project documentation, reporting, and data across project management tools. •    Support invoicing, budget tracking, time logging verification, and financial follow-up activities. •    Facilitate stakeholder communication, onboarding, and access management for project team members and customers. What you bring... •    Experience in project administration or working within a Project Management Office (PMO). •    Proficiency with project management tools (e.g. Jira, MS Project) and Microsoft Office Suite. •    Strong organizational, multitasking, and attention-to-detail skills. •    Excellent verbal and written communication skills in English. Earn bonus points for... •    Understanding project management methodologies such as PRINCE2 or PMBOK. •    Familiarity with Agile methodologies. •    Experience working in an international environment or additional language skills. What’s in it for you... •    You’ll benefit from a competitive salary package, with your salary paid 12.1 times per year. •    We invest in your future through an attractive supplementary pension plan, with employer contributions significantly above the legal minimum. •    To support your wellbeing, we offer comprehensive health insurance and provident coverage (“mutuelle/prévoyance”), giving you extra peace of mind beyond standard social security coverage. •    Enjoy daily meal vouchers worth €12 per working day, as well as a 50% reimbursement of your public transportation costs through the Pass Navigo scheme. •    We value a healthy work-life balance and offer a 39-hour workweek within a supportive and people-oriented environment. •    In addition, after one year of service, you benefit from salary continuation in case of illness, providing extra financial security when you need it most.  •    Hybrid working and flexible hours, giving you the freedom to shape your workday. •    A modern co-working space offering a comfortable working environment. •    From day one, you’ll be supported through a structured onboarding program, with guidance from a dedicated coach to help you get up to speed and grow in your role; •    And because strong teams go beyond day-to-day work, we regularly create opportunities to connect - from casual drinks to team activities and company-wide events.  Ready to make an impact on the world of mobility? Join SOFICO and let’s shape what’s next together!

Ekimetrics

Ekimetrics is a global leader in Marketing & Commercial effectiveness and AI-powered solutions. Since 2006, we’ve been helping businesses optimize marketing and operations by combining AI with business and tech expertise across 4 domains: Marketing & commercial effectiveness, Customer analytics, Operational excellence, ESG & sustainability.   With a full in-house team and offices in Paris, London, New York, Hong Kong, and Shanghai, we deliver tailor-made solutions that turn data into real positive impact, leveraging our unique combination of technology and services.   We excel at delivering AI impact at scale. Our mission is to harness this power to tackle the world’s most urgent issues. We commit to responsibility and frugality in AI, systematic AI impact at scale, and loyalty to our values and DNA.   Your responsibilities We are currently looking for our London-based IT administrator who could start their adventure in October 2026. These renewable 12 months V.I.E will ensure an IT London presence, but also work on Global IT projects (Intune, Security, Azure Cloud) together with our IT Team in Paris and our IT Director.   IT Administration Prove hands-on support for the daily operations and maintenance of the Windows 11 device fleet, Microsoft 365 suite, Intune, and Azure services, building strong expertise within our cloud-first environment. Prepare, configure, and deploy computers using Intune and standardized provisioning processes. Deliver daily end-user support, ensuring timely resolution of technical issues and a high level of customer satisfaction. Track, document, and manage incidents using the ticketing system while maintaining accurate and up-to-date records. Monitor hardware inventory and stock levels, ensuring appropriate forecasting and timely replenishment. Manage relationships with external suppliers and internal stakeholders, ensuring smooth coordination and service delivery. Serve as the primary IT Administrator for the London office, overseeing all local technology needs, operations, and infrastructure requirements. Actively contribute to major global IT initiatives, including: Continuous enhancement of Intune MDM and Windows 11 deployment workflows. Participation in Azure cloud projects (e.g., Automation Accounts, Logic Apps, and related services) Supporting global system and network security initiatives and compliance requirements.