Record Management

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom! Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen arbetar för att fler Botkyrkabor ska få förutsättningar att nå egen försörjning genom arbete, studier eller andra vägar till ett självständigt liv. Förvaltningen ansvarar för kommunens arbetsmarknadsinsatser, dagliga verksamhet, vuxenutbildning och frågor som rör eftergymnasiala utbildningar. Vid årsskiftet blir gymnasieskolan en del av förvaltningen. Det skapar nya möjligheter att stärka sambandet mellan utbildning, arbetsmarknad och kompetensförsörjning och att utveckla ett sammanhållet stöd för Botkyrkabor genom olika skeden i livet. Tillsammans är vi idag cirka 400 medarbetare och blir närmare 800 efter årsskiftet. Genom nära samverkan med näringsliv, utbildningsanordnare, myndigheter och andra aktörer utvecklar vi insatser som gör skillnad för både individen och samhället. Tjänsten och arbetsuppgifterna Vi söker en stabschef till Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen. Som stabschef ansvarar du för att leda och utveckla förvaltningens stabsfunktion. Du har en central roll i att säkerställa att förvaltningens styrning, uppföljning, kvalitetsarbete och administrativa processer håller hög kvalitet och bidrar till att verksamheterna når sina mål. Rollen innebär ett nära samarbete med arbetsmarknadsdirektören, ekonomichefen och förvaltningens verksamhetschefer, där du är ett strategiskt stöd i frågor som rör styrning, utveckling och verksamhetsstöd. Du leder en arbetsgrupp med specialistkompetens inom HR, registratur, nämndadministration, verksamhetsutveckling, IT, systemförvaltning, informationssäkerhet och kommunikation. Stabsfunktionen är ett samlat verksamhetsstöd till hela förvaltningen och arbetar nära chefer och verksamheter för att skapa effektiva, rättssäkra och hållbara arbetssätt samt ge verksamheten de bästa förutsättningarna att nå sina mål. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: leda och utveckla förvaltningens stabsfunktion samordna styrning, uppföljning och målstyrningsprocesser säkerställa kvalitet i beslutsunderlag, utredningar och nämndprocesser utveckla och följa upp förvaltningens kvalitetsledningssystem stödja ledning och verksamheter i strategiska utvecklingsfrågor företräda förvaltningen i kommunövergripande forum inom kvalitet och verksamhetsutveckling. Förvaltningen befinner sig i en viktig utvecklingsfas där styrning, uppföljning, digitalisering och förändringsledning är centrala delar. Som stabschef får du en nyckelroll i att hålla ihop detta arbete, skapa struktur i förändring och bidra till att förvaltningen arbetar mer samordnat, med systematisk uppföljning och ett tydligt fokus på resultat. Vi erbjuder dig Du blir en del av Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningens ledning och får en central roll i arbetet med att utveckla förvaltningens styrning, kvalitet och interna processer. Tillsammans bidrar ni till ett professionellt och verksamhetsnära stöd för hela förvaltningen. Hos oss får du möjlighet att arbeta både strategiskt och verksamhetsnära i en roll med stor bredd och variation. Du får möjlighet att bidra till förvaltningens fortsatta utveckling och utveckla verksamhetsstödet tillsammans med engagerade kollegor. Som medarbetare i Botkyrka kommun får du även tillgång till kompetensutveckling, erfarna kollegor och förmåner som bidrar till en hållbar balans mellan arbete och privatliv. Du som söker till oss Du har en akademisk examen inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av chefsuppdrag med personal-, arbetsmiljö- och budgetansvar samt av att leda eller samordna arbete inom styrning, uppföljning, verksamhetsutveckling eller andra verksamhets stödjande funktioner. Övriga krav: Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation. Erfarenhet av att arbeta nära ledning med att ta fram beslutsunderlag och utredningar. Erfarenhet av att samordna eller utveckla styrnings- och uppföljningsprocesser. Erfarenhet av att leda verksamhet genom förändring och utveckling. Vi ser det som meriterande om du har: Erfarenhet av att arbeta i digitala system för styrning, uppföljning, ekonomi och beslutsstöd. Erfarenhet av nämndadministration, registratur eller diarieföring. Erfarenhet av arbete inom utbildnings- eller arbetsmarknadsverksamhet. Erfarenhet av att leda specialistfunktioner med olika kompetensområden. Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp. Som stabschef ansvarar du för att samordna flera verksamhetsstödjande funktioner och skapa förutsättningar för en effektiv styrning, uppföljning och utveckling av förvaltningen. För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad och kunna skapa tydlighet i komplexa processer. Du planerar, prioriterar och följer upp arbetet på ett systematiskt sätt samt säkerställer att beslutsunderlag, utredningar och nämndprocesser håller hög kvalitet. Rollen kräver också en analytisk förmåga där du kan identifiera samband, se konsekvenser av olika vägval och bidra med underlag som stödjer ledningens beslut och verksamhetens utveckling. Rollen innebär många kontaktytor och ett nära samarbete med både medarbetare, chefer och andra funktioner inom kommunen. Därför behöver du vara samarbetsorienterad och ha förmåga att skapa goda förutsättningar för samverkan mellan olika verksamheter och kompetensområden. Som chef arbetar du nära dina medarbetare och skapar engagemang, delaktighet och förståelse för gemensamma mål. Du är även resultatorienterad och driver arbetet framåt genom att omsätta mål och beslut till konkreta aktiviteter, följa upp resultat och säkerställa att förvaltningens stödprocesser bidrar till verksamhetens utveckling och kvalitet.

Vi på Kretslopp Sydost arbetar engagerat för att skapa ett hållbart, kvalitativt och miljöinriktat samhälle genom att överträffa i avfallshanteringen. Varje dag arbetar vi för att skapa kundupplevelser i världsklass och bidra till ett bättre samhälle. Hos oss på Kretslopp Sydost sätter vi alltid våra medarbetare, medborgare och vår miljö i fokus. Vi är måna om vår värdegrund och stolta över vårt arbetssätt. Hos oss har alla medarbetare möjlighet att fatta beslut och ta initiativ som för oss närmre våra mål, och vår arbetsmiljö präglas av högt tempo, arbetsglädje och en härlig energinivå. 1 plats(er). Administratör / registrator och dataskyddsombud  Vill du ha en nyckelroll nära ledning och politiska beslutsprocesser?  Kretslopp Sydost söker en kvalificerad administratör som också är registrator och dataskyddsombud. Det här är en central roll där du ansvarar för organisationens dokumenthantering, ärendeprocesser och dataskyddsarbete och samtidigt arbetar nära förbundsledning, chefer och förtroendevalda. Du blir en viktig specialistresurs i frågor som rör offentlighet, registratur, GDPR och informationshantering. Genom ditt arbete bidrar du till att säkerställa rättssäkerhet, transparens och kvalitet i hela organisationen. För dig som uppskattar ansvar, självständighet och möjligheten att påverka arbetssätt i en växande organisation erbjuder vi en utvecklande tjänst med stor betydelse för verksamheten.  Om tjänsten  Som administratör, registrator och dataskyddsombud har du en central funktion i organisationen och ett nära samarbete med ledning, verksamhet och politiska företrädare. Du ansvarar för registratur och diarieföring, ärendesamordning inför direktionens sammanträden, dataskyddsfrågor samt utveckling av administrativa rutiner och arbetssätt. Du är också systemansvarig och superuser för Platina, vårt dokument- och ärendehanteringssystem.  Rollen innebär ett stort eget ansvar och ger dig möjlighet att påverka hur vi arbetar med informationshantering, dokumentstyrning och administrativa processer framåt.  Du rapporterar till chef för ekonomi och administration.  Arbetsuppgifter  I rollen ingår bland annat att:  Vara sekreterare vid direktionens sammanträden samt ansvara för kallelser, protokoll och efterföljande administration  Ansvara för diarieföring och hantering av allmänna handlingar  Säkerställa en rättssäker och effektiv dokument- och ärendehantering  Vara systemansvarig och superuser för dokument- och ärendehanteringssystemet Platina  Utbilda och stödja verksamheten i användningen av Platina och gällande rutiner  Vara organisationens dataskyddsombud och stödja verksamheten i GDPR-relaterade frågor  Samordna och administrera den politiska ärendeprocessen  Administrera och registrera avtal i verksamhetens systemstöd  Bidra till arbetet med informationssäkerhet, styrande dokument och interna rutiner  Ge kvalificerat administrativt stöd till ledning och verksamhet  Utveckla och effektivisera administrativa processer och arbetssätt  Arbetsuppgifterna är varierade och flera av ansvarsområdena är återkommande snarare än dagliga, vilket ger utrymme för utvecklingsarbete och möjlighet att bidra till organisationens fortsatta utveckling.  Kvalifikationer  Vi söker dig som:  Har relevant högskoleutbildning inom exempelvis offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig  Har erfarenhet av registratur, diarieföring eller dokumenthantering, gärna inom offentlig verksamhet  Har god kunskap om offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar  Har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete  Har mycket god digital kompetens och god förmåga att arbeta i olika verksamhetssystem  Har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift  Är strukturerad, noggrann och självgående  Meriterande  Det är meriterande om du har:  Erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation  Erfarenhet som nämndsekreterare, registrator eller motsvarande roll  Utbildning inom registratur, dokumenthantering eller nämndadministration  Erfarenhet av att arbeta som dataskyddsombud eller med GDPR-frågor  Kunskap inom informationssäkerhet  Erfarenhet av Platina eller liknande ärende- och dokumenthanteringssystem  Erfarenhet av att utbilda och stödja användare i verksamhetssystem  Urval och intervjuer sker löpande, och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Löneform: Månadslön. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse., upphör: 2026-08-21 . Arbetstid: Dagtid.