Office Manager (w/m/d)

EVEX Group

DEINE AUFGABEN Executive Assistance – du denkst mit, voraus und behältst den Überblick Du unterstützt unsere Geschäftsführung zuverlässig im Tagesgeschäft und agierst dabei vorausschauend, diskret und lösungsorientiert. * Du organisierst und koordinierst Geschäftsreisen auf CxO-Ebene (Flüge, Hotels, Transfers etc.) * Du steuerst Kalender, Termine und Prioritäten souverän und mit hoher Verlässlichkeit * Du koordinierst Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern professionell und serviceorientiert * Du hältst der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei und sorgst für Struktur im Tagesgeschäft * Du übernimmst eigenständig administrative und organisatorische Sonderthemen Office Management – du bist die gute Seele unseres Headquarters Du sorgst dafür, dass unser neues Headquarter in Stuttgart-Möhringen nicht nur funktioniert, sondern ein Ort ist, an dem sich Mitarbeitende, Gäste und Management jederzeit willkommen fühlen. * Du verantwortest die gesamte Büroorganisation und hältst den täglichen Betrieb professionell am Laufen * Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister, Lieferanten und externe Partner * Du koordinierst Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung und sämtliche Office-Services mit Weitblick und Struktur * Du schaffst eine angenehme, professionelle und herzliche Atmosphäre im Büroalltag * Du erkennst, was gebraucht wird, bevor es jemand ansprechen muss * Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst mit Ruhe, Verbindlichkeit und Freundlichkeit für einen reibungslosen Ablauf Kommunikation & Administration – professionell, verbindlich und herzlich * Du bist Schnittstelle zwischen Leadership-Team, Fachbereichen und externen Partnern * Du kommunizierst jederzeit professionell, freundlich und serviceorientiert – auf Deutsch und Englisch * Du kümmerst dich zuverlässig um Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement und administrative Aufgaben * Du bearbeitest Ad-hoc-Themen pragmatisch, lösungsorientiert und mit hoher Eigenverantwortung * Du bewahrst auch in dynamischen Situationen Ruhe, Struktur und einen positiven Umgangston DEIN PROFIL * Du hast mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Bereich der Executive Assistance und/oder im Office Management * Du bist ein echtes Organisationstalent und kannst viele Themen parallel steuern, ohne dabei den Überblick oder deine Freundlichkeit zu verlieren * Du bist serviceorientiert, verstehst dich als Gastgeber:in und bist eine verlässliche Anlaufstelle im Unternehmen. * Du überzeugst durch Professionalität, Verbindlichkeit und eine positive, ruhige Ausstrahlung – auch in stressigen Situationen handelst du souverän, strukturiert und freundlich. * Du arbeitest eigenständig, übernimmst Verantwortung, denkst mit, erkennst Prioritäten schnell und gehst Themen proaktiv sowie lösungsorientiert an. * Du gehst diskret und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um. * Du verfügst über Deutschkenntnisse auf C2-Niveau sowie Englischkenntnisse auf mind. B2-Niveau in Wort und Schrift. * Du arbeitest sicher mit modernen Office-Tools wie Outlook, Teams oder Google Workspace. * Du bringst die Bereitschaft mit, zu 100 % vor Ort im Büro zu arbeiten und schätzt die enge Zusammenarbeit im Team. * Du bist zeitlich flexibel und bereit, bei kurzfristigen oder dringenden Themen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen. * Idealerweise hast du bereits erste praktische Erfahrungen im Umgang mit KI-gestützten Tools gesammelt und setzt diese ein, um Arbeitsabläufe effizienter und produktiver zu gestalten. Was uns besonders wichtig ist Wir suchen keine klassische Assistenzrolle „im Hintergrund“, sondern eine Persönlichkeit mit echter Gastgebermentalität: Jemanden, der Menschen mit Freundlichkeit, Ruhe und Professionalität begegnet, auch wenn viele Themen gleichzeitig laufen. Eine Person, die Struktur schafft, mitdenkt, Verantwortung übernimmt – und als „gute Seele“ unseres Headquarters wahrgenommen wird. WARUM WIR? * Eine herausfordernde und vielseitige Tätigkeit mit Raum für Eigeninitiative * Spannende Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb unserer Unternehmensgruppe * Ein motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt * 30 Tage Erholungsurlaub * Sonderzahlung (Weihnachtsgeld) * Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) * Modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und offener Unternehmenskultur * Arbeiten in unserem modernen „State of the Art“-Office im ZERO Stuttgart * Kostenfreie Nutzung unseres hauseigenen Fitnessstudios * Arbeitgeberzuschuss für die Kantine * Kostenlose Getränke sowie frisches Obst * Möglichkeit zum JobRad-Leasing * Zuschuss zum JobTicket für nachhaltige Mobilität

HMF Smart Solutions

DEINE AUFGABEN * Unsere Besucher werden von Dir professionell und serviceorientiert empfangen. Bei Fragen oder Wünschen stehst Du unseren Gästen als kompetenter Ansprechpartner gerne zur Verfügung. * Als interner Dienstleister unterstützt Du unsere Mitarbeiter bei deren Anliegen und Wünschen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. * Telefonanrufe nimmst Du routiniert auf Deutsch und Englisch entgegen, unsere Telefonzentrale ist hierfür Montag bis Freitag von 9 bis 15 Uhr durch dich erreichbar. * Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Inhouse-Veranstaltungen. * Des Weiteren übernimmst Du allgemeine administrative Aufgaben am Empfang, wie Post und Schlüsselverwaltung. * Du übernimmst die Abstimmung und Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Gärtner). DEIN PROFIL * Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, idealerweise in der Hotellerie. Erste Berufserfahrungen konntest Du bereits im Rezeptionsbereich bzw. in einer serviceorientierten Position sammeln. * Du verfügst über exzellente Umgangsformen und ein sicheres Gespür für korrektes Auftreten im Kontakt mit internationalen Geschäftspartnern. * Besucher und Mitarbeiter schätzen dein aufgeschlossenes Wesen und deine serviceorientierte Einstellung. * Du hast ein Auge für das Ganze und versuchst unser Arbeitsumfeld stets zu verbessern. * Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse. WIR BIETEN * Eine tolle Arbeitsatmosphäre mit abwechslungsreichen und spannenden Aufgaben sowie vielen Gestaltungsmöglichkeiten. * Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, da Innovation und Fortschritt schon immer für uns wichtig sind. * Auf deinen Bedarf zugeschnittene Trainings und Weiterbildungsmöglichkeiten. * Attraktive Zusatzleistungen durch Bikeleasing, Hansefit, Corporate Benefits und Mitarbeiterevents. * Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Stunden Teilzeit und 30 Tage Urlaub.

Berlin Brands Group

DU SCHAFFST DEN ARBEITSPLATZ, AN DEM SICH ALLE GERNE AUFHALTEN. Als Office & Workplace Manager (m/w/d) bist du das Herzstück unseres Berliner Offices. Du sorgst dafür, dass unser Arbeitsalltag reibungslos funktioniert, unsere Kolleg:innen sich wohlfühlen und unser Office ein Ort ist, an dem Zusammenarbeit, Austausch und Unternehmenskultur gelebt werden. Mit deinem Organisationstalent, deiner Hands-on-Mentalität und deinem Blick fürs Detail schaffst du eine Workplace Experience, die begeistert. Du koordinierst den täglichen Office-Betrieb, steuerst externe Dienstleister, organisierst Geschäftsreisen und Events und begleitest spannende Workplace-Projekte – von der Weiterentwicklung unserer Büroflächen bis hin zur Zusammenarbeit mit externen Partnern. Dabei arbeitest du eng mit unserem People & Culture Team zusammen und gestaltest die Employee Experience unserer Mitarbeitenden aktiv mit.   DEINE MISSION OFFICE & WORKPLACE * Du sorgst für einen reibungslosen Office-Betrieb - vom Empfang über Büroausstattung und Post bis hin zur Betreuung unserer Gäste und Geschäftspartner:innen * Du koordinierst externe Dienstleister und stellst sicher, dass unser Office jederzeit professionell organisiert ist * Du entwickelst unsere Büroflächen kontinuierlich weiter und begleitest Workplace-Projekte * Du koordinierst Bestellungen, verwaltest Büro- und Arbeitsmaterialien und behältst unsere Office-Infrastruktur jederzeit im Blick * Du identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst unsere Office- und Workplace-Prozesse kontinuierlich weiter TRAVEL & ADMINISTRATION * Du organisierst Geschäftsreisen für unsere Geschäftsführung sowie unsere Mitarbeitenden * Du unterstützt bei administrativen Aufgaben rund um das Office und sorgst für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft * Du verwaltest das Office-Budget, prüfst Rechnungen, vergleichst Angebote und behältst die laufenden Kosten im Blick PEOPLE & CULTURE * Gemeinsam mit dem People & Culture Team organisierst du Team-Events und trägst aktiv zu einer positiven Employee Experience bei * Du unterstützt Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgst dafür, dass sich neue Kolleg:innen vom ersten Tag an willkommen fühlen HEALTH & SAFETY * Du koordinierst alle organisatorischen Themen rund um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz * Gemeinsam mit unserer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit stellst du sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten sowie Unterweisungen, Begehungen und Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden * Perspektivisch hast du die Möglichkeit, dich im Bereich Arbeitssicherheit fachlich weiterzuentwickeln und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen   DAS BRINGST DU MIT * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium * Erste mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise rund drei Jahre, im Office Management, Workplace Management, der Hotellerie oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld * Organisationstalent sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise * Freude daran, Menschen ein großartiges Arbeitsumfeld zu schaffen * Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie der Koordination unterschiedlichster Themen und Projekte * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Interesse daran, digitale und KI-gestützte Tools einzusetzen, um Arbeitsabläufe effizienter und smarter zu gestalten * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift   DAS ZEICHNET DICH AUS * Du übernimmst Verantwortung und arbeitest proaktiv * Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten * Du bist serviceorientiert, kommunikationsstark und packst gerne selbst mit an * Du erkennst Optimierungspotenziale und setzt Verbesserungen pragmatisch um * Du hast ein gutes Gespür für Menschen, Qualität und eine positive Arbeitsatmosphäre * Du identifizierst dich mit einer modernen Unternehmenskultur und möchtest diese aktiv mitgestalten   DAS ERWARTET DICH * Eine abwechslungsreiche Rolle mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum * Die Möglichkeit, unser Berliner Office und die Workplace Experience aktiv mitzugestalten * Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 25 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag * 40 % Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge * Zuschuss zum Deutschlandticket sowie 30 % Mitarbeitendenrabatt auf unser gesamtes Sortiment * Ein modernes und hundefreundliches Office direkt an der Spree in Berlin-Friedrichshain * Gemeinsames Teamfrühstück alle zwei Wochen - eine schöne Gelegenheit, sich auch abseits des Arbeitsalltags auszutauschen * Ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen, einer offenen Unternehmenskultur und einem engagierten People & Culture Team   WER WIR SIND: Klarstein entwickelt seit 2005 stilvolle, funktionale und erschwingliche Haushaltsgeräte, die für den Alltag entwickelt wurden und zählt heute zu den führenden digitalen Marken Europas. Mit einem konsequenten End-to-End-Ansatz - von Produktidee und Design über Qualitätssicherung und Marketing bis hin zu Logistik und Kundenservice - steht Klarstein für hohe Qualität, Zuverlässigkeit und ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Rund 500 Mitarbeitende weltweit, internationale Standorte in Europa und Asien sowie eigene Logistikzentren ermöglichen die Betreuung von über 25 Millionen Kund:innen in 21 europäischen Ländern.    JOIN THE TEAM! Werde Teil von Klarstein und gestalte die Zukunft eines der führenden E-Commerce-Unternehmen Europas aktiv mit. Bewirb dich unkompliziert über unser Online-Bewerbungsformular - Alevtina Matskovich (People Partner) freut sich darauf, von dir zu hören.   Berlin Brands Group Mühlenstraße 25 10243 Berlin Klarstein – The Story of Innovative Designer Home Appliances