Office Manager (m/d/w)

Munich Security Conference

IHRE AUFGABEN: * Liegenschaftsverwaltung:  * Verwaltung der Büroflächen * Umzugsmanagement * Prüfung von Mietverträgen * Management externer Immobiliendienstleister * Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen * Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern * Einkauf und Bestellungen * Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc. * Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle * Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen * Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge * Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung * Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings * Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung * Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer) IHR PROFIL: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management * Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit  * Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe * Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise * Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit * Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität * Führerschein Klasse B WIR BIETEN: * Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team * Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben * Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert * Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen  * Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations * Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten * Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen  * Das Deutschlandticket als Jobticket * Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.  WEITERE INFORMATIONEN: Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d). Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin in zentraler Lage. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 28. Juni 2026.

Berlin Brands Group

DU SCHAFFST DEN ARBEITSPLATZ, AN DEM SICH ALLE GERNE AUFHALTEN. Als Office & Workplace Manager (m/w/d) bist du das Herzstück unseres Berliner Offices. Du sorgst dafür, dass unser Arbeitsalltag reibungslos funktioniert, unsere Kolleg:innen sich wohlfühlen und unser Office ein Ort ist, an dem Zusammenarbeit, Austausch und Unternehmenskultur gelebt werden. Mit deinem Organisationstalent, deiner Hands-on-Mentalität und deinem Blick fürs Detail schaffst du eine Workplace Experience, die begeistert. Du koordinierst den täglichen Office-Betrieb, steuerst externe Dienstleister, organisierst Geschäftsreisen und Events und begleitest spannende Workplace-Projekte – von der Weiterentwicklung unserer Büroflächen bis hin zur Zusammenarbeit mit externen Partnern. Dabei arbeitest du eng mit unserem People & Culture Team zusammen und gestaltest die Employee Experience unserer Mitarbeitenden aktiv mit.   DEINE MISSION OFFICE & WORKPLACE * Du sorgst für einen reibungslosen Office-Betrieb - vom Empfang über Büroausstattung und Post bis hin zur Betreuung unserer Gäste und Geschäftspartner:innen * Du koordinierst externe Dienstleister und stellst sicher, dass unser Office jederzeit professionell organisiert ist * Du entwickelst unsere Büroflächen kontinuierlich weiter und begleitest Workplace-Projekte * Du koordinierst Bestellungen, verwaltest Büro- und Arbeitsmaterialien und behältst unsere Office-Infrastruktur jederzeit im Blick * Du identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst unsere Office- und Workplace-Prozesse kontinuierlich weiter TRAVEL & ADMINISTRATION * Du organisierst Geschäftsreisen für unsere Geschäftsführung sowie unsere Mitarbeitenden * Du unterstützt bei administrativen Aufgaben rund um das Office und sorgst für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft * Du verwaltest das Office-Budget, prüfst Rechnungen, vergleichst Angebote und behältst die laufenden Kosten im Blick PEOPLE & CULTURE * Gemeinsam mit dem People & Culture Team organisierst du Team-Events und trägst aktiv zu einer positiven Employee Experience bei * Du unterstützt Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgst dafür, dass sich neue Kolleg:innen vom ersten Tag an willkommen fühlen HEALTH & SAFETY * Du koordinierst alle organisatorischen Themen rund um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz * Gemeinsam mit unserer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit stellst du sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten sowie Unterweisungen, Begehungen und Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden * Perspektivisch hast du die Möglichkeit, dich im Bereich Arbeitssicherheit fachlich weiterzuentwickeln und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen   DAS BRINGST DU MIT * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium * Erste mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise rund drei Jahre, im Office Management, Workplace Management, der Hotellerie oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld * Organisationstalent sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise * Freude daran, Menschen ein großartiges Arbeitsumfeld zu schaffen * Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie der Koordination unterschiedlichster Themen und Projekte * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Interesse daran, digitale und KI-gestützte Tools einzusetzen, um Arbeitsabläufe effizienter und smarter zu gestalten * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift   DAS ZEICHNET DICH AUS * Du übernimmst Verantwortung und arbeitest proaktiv * Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten * Du bist serviceorientiert, kommunikationsstark und packst gerne selbst mit an * Du erkennst Optimierungspotenziale und setzt Verbesserungen pragmatisch um * Du hast ein gutes Gespür für Menschen, Qualität und eine positive Arbeitsatmosphäre * Du identifizierst dich mit einer modernen Unternehmenskultur und möchtest diese aktiv mitgestalten   DAS ERWARTET DICH * Eine abwechslungsreiche Rolle mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum * Die Möglichkeit, unser Berliner Office und die Workplace Experience aktiv mitzugestalten * Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 25 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag * 40 % Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge * Zuschuss zum Deutschlandticket sowie 30 % Mitarbeitendenrabatt auf unser gesamtes Sortiment * Ein modernes und hundefreundliches Office direkt an der Spree in Berlin-Friedrichshain * Gemeinsames Teamfrühstück alle zwei Wochen - eine schöne Gelegenheit, sich auch abseits des Arbeitsalltags auszutauschen * Ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen, einer offenen Unternehmenskultur und einem engagierten People & Culture Team   WER WIR SIND: Klarstein entwickelt seit 2005 stilvolle, funktionale und erschwingliche Haushaltsgeräte, die für den Alltag entwickelt wurden und zählt heute zu den führenden digitalen Marken Europas. Mit einem konsequenten End-to-End-Ansatz - von Produktidee und Design über Qualitätssicherung und Marketing bis hin zu Logistik und Kundenservice - steht Klarstein für hohe Qualität, Zuverlässigkeit und ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Rund 500 Mitarbeitende weltweit, internationale Standorte in Europa und Asien sowie eigene Logistikzentren ermöglichen die Betreuung von über 25 Millionen Kund:innen in 21 europäischen Ländern.    JOIN THE TEAM! Werde Teil von Klarstein und gestalte die Zukunft eines der führenden E-Commerce-Unternehmen Europas aktiv mit. Bewirb dich unkompliziert über unser Online-Bewerbungsformular - Alevtina Matskovich (People Partner) freut sich darauf, von dir zu hören.   Berlin Brands Group Mühlenstraße 25 10243 Berlin Klarstein – The Story of Innovative Designer Home Appliances

ENKIME

DEINE AUFGABEN * Eigenverantwortliche Koordination des Rechnungsdurchlaufes * Rechnungseingang prüfen, bearbeiten und gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren * Zahlungsanweisungen vornehmen, um Forderung zu begleichen * Unterstützung beim Monats- und Jahresabschluss * Unterstützung im Forderungsmanagement  DEIN PROFIL * Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung zur:zum Bürokauffrau:mann, Steuerfachangestellt:in, Bankkauffrau:mann oder einer ähnliche kaufmännischen Ausbildung * Du bist motiviert und hast eine strukturierte Arbeitsweise sowie eine teamorientierte und positive Einstellung * Du hast einfach einen guten Draht zu Menschen * Du hast Bock auf Social Media, insbesondere TikTok * Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungssicher), Englisch (erweitert) * Du bringst idealerweise erste Berufserfahrungen mit, allerdings freuen wir uns auch auf Bewerbungen von Berufseinsteiger:innen, die Lust haben sich auf die buchhalterische Welt einer Social Media Agentur einzulassen  WARUM WIR? * Du willst dazulernen? Dann nutze die Möglichkeit, dich bei uns weiterzuentwickeln. * Deine Meinung zählt. Bring dich in einem jungen, schnell wachsenden Unternehmen ein und gestalte mit. * Flache Hierarchien, die mit Respekt und Offenheit gelebt werden. Wenn du eine gute Idee hast, wollen wir sie hören :) * Kalte Getränke, Kaffee sowie frisches Obst, eine Müslibar und alles, was sonst noch im Kühlschrank zu finden ist, stehen dir zur Verfügung. * Wir übernehmen die Kosten für dein Deutschlandticket. * Steuerfreier Sachbezug in Form eines Gutscheins, den du dir jeden Monat selbst aussuchen kannst. * Zugang zu Nilo Health, einer Plattform für mentale Gesundheit mit Coaching und psychologischer Unterstützung. * After-Work-Yoga alle zwei Wochen. * Women's Table, unser internes Netzwerk für Austausch, Vernetzung und Empowerment von Frauen. * Kostenloser ENKIME-Lunch jeden Dienstag. * Montag und Freitag sind bei uns Homeoffice-Tage. Wer möchte, kann natürlich trotzdem ins Office kommen. * Exklusive Mitarbeiterrabatte bei einer Vielzahl von Marken. * Ein cooles Team, das Bock auf dich hat. Wilde Projekte, Events, auf die man sonst nicht so leicht kommt, sowie Austausch und Zusammenarbeit mit den relevantesten Creator*innen, Artists und Brands.