Mitarbeiter Office Management (m/w/d)

Mitarbeiter Office Management (m/w/d)

JACOB Elektronik

ÜBER UNS: In der Welt des IT-Handels gehen wir neue Wege: Das größte Sortiment, persönliche Beratung und tiefgehende Lösungskompetenz – aus einer Hand. Wir arbeiten mit über 300 Mitarbeitenden deutschlandweit und mit einem der größten Onlineshops in Deutschland. Unser umfassendes Hersteller-Portfolio und unsere gebündelte Fachexpertise stellen dabei sicher, dass wir immer die richtige Lösung für individuelle Anforderungen bieten können. Seit der Gründung im Jahr 1990 ist JACOB weit gekommen: Im Laufe der Jahrzehnte haben wir uns von einem regionalen Ladengeschäft in Karlsruhe zu einem bedeutenden IT-Dienstleister für Unternehmen entwickelt. Unser fester Wille, immer wieder innovative Ansätze zu suchen, hat diese Entwicklung erst ermöglicht. Und diese Kreativität, gepaart mit Fachkompetenz, nehmen wir in die Zukunft mit. Wir möchten uns weiterentwickeln und dabei beibehalten, was uns ausmacht. Gehst du diesen Weg mit uns? WIR SUCHEN: Du bist dienstleistungsorientiert, hast Freude an Kommunikation und Organisation von großen und kleinen Dingen? Dann bewirb dich jetzt bei uns am Standort Karlsruhe (Vollzeit, 40h/Woche) als motivierte:r Office Coordinator (m/w/d) / Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Einsteigen kannst du bei uns auch als lernbereite:r Quer-, Berufs- oder Wiedereinsteiger:in (m/w/d). DEINE AUFGABEN: * Du übernimmst den Empfang unserer Besucher von Montag bis Freitag an unserem Standort in Karlsruhe * Deine Hauptaufgabe ist das herzliche Empfangen von Besucher, Lieferanten sowie Mitarbeitenden und du sorgst dafür, dass sich alle bei uns willkommen fühlen * Du übernimmst die täglichen Bürodienste, einschließlich der Koordination der Ein- und Ausgangspost, des Gebäudezugangs, der Büromaterialien und Lieferungen, und sorgst so für einen reibungslosen Büroalltag * Du prüfst Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen und stellst sicher, dass alle relevanten Belege vollständig eingereicht werden * Du übernimmst zentral die Reisebuchungen und -abrechnungen für unsere Mitarbeitenden * Du organisierst und verwaltest unseren Fuhrpark, einschließlich Fahrzeugbeschaffung und Poolfahrzeugkoordination * Du kümmerst dich um die Organisation der Bewirtung unserer Besprechungsräume DEIN PROFIL: * Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung mit und konntest idealerweise bereits erste Erfahrungen am Empfang, an der Rezeption oder im Office Management sammeln * Deine Deutschkenntnisse sind in Wort und Schrift einwandfrei, sodass du souverän mit Besucher, Lieferanten und Mitarbeitenden kommunizieren kannst * Du kommst bei vielen gleichzeitigen Aufgaben erst so richtig in Schwung und behältst dabei stets den Überblick * Du hast eine Hands-on-Mentalität, bist belastbar und motiviert * Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen * Dich zeichnen eine hohe Dienstleistungsorientierung, ein freundliches Auftreten sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner aus WIR BIETEN: Bei JACOB erwartet dich ein modernes Arbeitsumfeld, das dir Freiraum für eigene Ideen und neue Herausforderungen bietet. Das heißt konkret: * Du profitierst von unseren Benefits: Mitarbeiterrabatt auf unser riesiges Produktsortiment, JobRad, Betriebliche Altersvorsorge, Arbeitsplatzbrille, freie Getränke und Ticket-Restaurant  * Klar, dass du modernes IT-Equipment zum Arbeiten erhältst  * Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für Ideen  * Unser People Development hilft dir, dich in deiner Rolle und als Persönlichkeit weiterzuentwickeln  * Das DU gehört zu uns: Von Anfang an - beim Bewerbungsgespräch bis zum Austausch mit der Geschäftsführung  * Kaltes Wasser? - Gibt's bei uns nicht. Du wirst top vorbereitet und von deinen Kolleg:innen intensiv in deinen abwechslungsreichen und spannenden Aufgabenbereich eingearbeitet INTERESSIERT? Dann sende uns deine aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse und ein kurzes Motivationsschreiben) unter Angabe deines Gehaltswunsches und deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Rückfragen vorab? Hierfür steht dir Ervin Kurtic von People & Talent unter Tel. 0721/94176-2700 gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden)

proLogistik Group

ES FREUT UNS, DASS DU DA BIST! Du liebst es, den Office-Alltag professionell zu organisieren, Menschen willkommen zu heißen und für reibungslose Abläufe am Standort zu sorgen? Als Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) bist du zentrale Ansprechperson für unser Front Office in Dortmund, unterstützt Mitarbeitende und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass sich Besucher, Kunden und Kolleg:innen bei uns gut aufgehoben fühlen. Für unser Team suchen wir dich zunächst befristet für ein Jahr – mit der Option auf Verlängerung. Wir, die proLogistik Group, sind Marktführer für Systemlösungen in der Supply Chain. Mit rund 800 erfahrenen Mitarbeitenden entwickeln wir innovative Soft- und Hardware-Lösungen für die Logistik. Mit Leidenschaft arbeiten wir in einem starken Miteinander und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe neue Ideen aus. Um dein Potenzial bestmöglich zu fördern, legen wir großen Wert auf selbstbestimmtes Arbeiten und bieten dir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, weil wir deinen täglichen Einsatz und Beitrag zu unserem Erfolg schätzen.   Wachse mit uns als Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden) DEINE AUFGABEN BEI UNS Deine täglichen Aufgaben bei uns: * Du übernimmst die Verantwortung für die Betreuung und Organisation unseres Front Office am Standort Dortmund und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck. * Du empfängst und betreust Besucher, Kunden und Dienstleister und stellst einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher. * Du koordinierst Besprechungsräume, organisierst Bewirtungen und unterstützt bei der Vorbereitung sowie Durchführung interner Veranstaltungen. * Du unterstützt unsere Mitarbeitenden rund um Geschäftsreisen und übernimmst die Koordination sowie Buchung über unser Travel-Management-System. * Du kümmerst dich um allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Office-Alltag. * Du bearbeitest Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und zuverlässig nach und behältst dabei stets den Überblick. Deine wöchentlichen Aufgaben bei uns: * Du steuerst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Lieferanten und stellst eine zuverlässige Zusammenarbeit sowie reibungslose Abläufe sicher. * Du übernimmst die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien und sorgst dafür, dass unser Standort jederzeit gut ausgestattet ist. * Du bearbeitest Sonderfälle im Travel Management, koordinierst Gruppen- und Eventreisen und findest pragmatische Lösungen bei besonderen Anforderungen. * Du unterstützt Mitarbeitende bei reisekostenrelevanten Fragestellungen und bist Ansprechpartner für externe Reiseanbieter und Dienstleister. Deine gelegentlichen Aufgaben bei uns: * Du organisierst Standort- und Mitarbeiterevents und unterstützt bei standortübergreifenden Office-Management-Themen innerhalb der DACH-Region. * Du wirkst an der Optimierung und Weiterentwicklung unserer Reiseprozesse mit und bringst dich aktiv in Verbesserungen bestehender Abläufe ein. * Du unterstützt den Team Lead Office Management bei Projekten und Sonderthemen und übernimmst bei Bedarf Vertretungsaufgaben innerhalb des Teams. DAS BRINGST DU MIT * Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder serviceorientierte Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Tourismuskaufmann/-frau, Hotelfachmann/-frau, Veranstaltungskaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation. * Du arbeitest selbstständig, strukturiert und serviceorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick. * Du überzeugst durch Organisationstalent, eine hohe Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. * Du kommunizierst sicher und verbindlich, bringst Verhandlungsgeschick mit und arbeitest gerne mit internen sowie externen Ansprechpartnern zusammen. * Du bist technologieaffin, offen für neue Tools und Prozesse und hast Freude daran, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln. * Du bringst idealerweise Erfahrung im Travel Management mit, inklusive Systemverantwortung, und bist sicher im Umgang mit Buchungsportalen, ERP-Systemen, ELO und MS Office. * Du hast Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, Veranstaltungen und abwechslungsreichen organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld. * Du sprichst verhandlungssicheres Deutsch (C1) und gutes Englisch (mind. B2) DEINE BENEFITS – MEHR ALS NUR EIN JOB! * Bestmögliche Vereinbarung von Freizeit und Berufsleben: 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeitmodelle, Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeitkonto * Individuelle Arbeitsmodelle: Vor Ort oder hybrid * Sabbatical  * Arbeiten aus dem EU-Ausland * Attraktives Gehalt mit zusätzlichem steuerfreiem Sachbezug und optionalem Kindergartenzuschuss * Vermögenswirksame Leistungen * Geförderte betriebliche Altersvorsorge (20 % Zuschuss) * Fahrrad- und E-Bike-Leasing (bis zu einem Wert von 10.000,00 €) inklusive der Option auf ein weiteres Fahrrad, z.B. für Partner:innen oder Kinder * Corporate Benefits: Rabatte bei vielfältigen Marken und Herstellern * Gesundheitsprävention mit Gesundheitstagen, ergonomischer Ausstattung und Bildschirmarbeitsplatzbrille * Kostenlose Snacks, Obst, Gemüse sowie Warm- und Kaltgetränke * Hardware, wie z.B. Arbeitslaptop, Bildschirme, Headset uvm. * Moderne Büros mit kostenfreien Parkplätzen und guter Verkehrsanbindung * Agile und schnelle Arbeitsprozesse in einer flachen Hierarchie mit Duz-Kultur * Intensive und ausführliche Einarbeitung mit Onboarding-Buddy * Interne und externe Fort- bzw. Weiterbildungen und Seminare (z.B. über Udemy oder andere namenhafte Anbieter) zum Erwerb neuer Fähigkeiten und/oder Zertifikate * Regelmäßige Team- & Firmenevents wie Biertasting, Children Days, Grill- und Wichtelfest ‒ Hier dürfen alle Kolleg:innen ihre Ideen einbringen DEIN ANSPRECHPARTNER Du willst uns kennenlernen und mehr über uns und den Job erfahren?   Dann schick uns deine Bewerbungsunterlagen über den Button oder ganz klassisch per E-Mail an bewerbung@prologistik.com. Bei Fragen vor oder während des Bewerbungsprozesses kannst du dich jederzeit unter derselben E-Mail bei uns melden. UNSER BEWERBUNGSVERFAHREN Nachdem wir deine Bewerbungsunterlagen erhalten haben, erhältst du von uns eine Eingangsbestätigung. Im Anschluss daran nehmen wir uns in der Regel etwa eine Woche Zeit, um deine Unterlagen sorgfältig zu prüfen. Wenn dein Profil zu unseren Vorstellungen passt, melden wir uns anschließend bei dir, um ein gemeinsames Gespräch zum Kennenlernen (telefonisch, per Teams oder vor Ort) zu vereinbaren. Nach unserem Kennenlernen beraten wir uns intern. Wenn alles passt, melden wir uns bei dir, um ein vertiefendes Folgegespräch (online oder vor Ort) zu vereinbaren. Vor Ort hast du die Möglichkeit unsere Räumlichkeiten und die Kolleg*innen kennenzulernen. Innerhalb von sieben Tagen nach deinem Gespräch hörst du dann wieder von uns. Bei einem Match bekommst du dein Vertragsangebot im Normalfall innerhalb von 2 Tagen per E-Mail und das Original im Anschluss per Post. Wir freuen uns jetzt schon! HIER FINDEST DU DEINEN NEUEN ARBEITGEBER proLogistik GmbH Fallgatter 1 44369 Dortmund Nordrhein-Westfalen (NRW) Deutschland

Mitarbeiter office management & empfang (m/w/d)

Wilken Software Group

DEINE MISSION BEI UNS Für unseren Standort in Greven suchen wir eine zuverlässige und serviceorientierte Unterstützung im Bereich Corporate Services, Empfang und Standortorganisation. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass unser Standort im Tagesgeschäft reibungslos funktioniert, Besucher professionell empfangen werden und administrative Abläufe zuverlässig organisiert sind. Die Position verbindet klassische Empfangs- und Office-Aufgaben mit organisatorischer Verantwortung für den Standortalltag sowie der Unterstützung interner Veranstaltungen. * Empfang und Betreuung von Besuchern, Gästen und externen Dienstleistern am Standort Greven * Allgemeine Unterstützung im operativen Standortalltag * Vorbereitung von Besprechungsräumen inklusive Organisation der Gästebewirtung * Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsmaterialien und standortbezogenen Services * Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten und Workflows * Pflege des Kassenbuchs * Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie bei der Erstellung von Dokumentationen * Mitwirkung bei der Organisation interner Standortveranstaltungen, z. B. Kundenevents, Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Teamessen * Erstellung von Teilnehmerlisten, Einladungen, Kostenübersichten und Veranstaltungsunterlagen DAS BRINGST DU MIT * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation * Ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten * Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise * Organisationstalent und Freude daran, Abläufe pragmatisch zu koordinieren * Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen administrativen Tools * Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift BENEFITS * Flexible Arbeitszeitmodelle für mehr Freiraum in Deinem Alltag * Modernes Arbeitsumfeld, das produktives und angenehmes Arbeiten ermöglicht * Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für Deine persönliche und fachliche Entwicklung * Sportliche und soziale Events, die den Teamspirit stärken * Gesundheits- und Nachhaltigkeitsangebote, die Dich und Deine Zukunft unterstützen Hier geht’s zu unseren Benefits.