Office Coordinator

KFX HR-partner Skandinavien AB

Om tjänsten Är du en strukturerad person med öga för detaljer och passion för service? Vi söker en Office Coordinator till en viktig roll där du får vara navet i det dagliga kontorsflödet och ansiktet utåt för företaget. Som Office Coordinator ansvarar du för att skapa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Du är första kontakt för både besökare och medarbetare, och ser till att vardagen på kontoret flyter på, både praktiskt och administrativt. Rollen passar dig som är serviceinriktad, initiativtagande och trivs med varierande arbetsuppgifter och att lösa praktiska utmaningar i din arbetsdag. Om oss KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare. Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör. Arbetsuppgifter Som office coordinator kommer du att ansvara för Ta emot och välkomna kunder Svara på inkommande mail och samtal Arrangera event, AWs, avtackningar och andra sammankomster Ansvara för lunchbeställningar Ha kontakt med leverantörer  Hålla ordning och skapa trivsel på kontoret Fakturering och post/bud hantering. Skapande av passerkort Kvalifikationer Vi söker dig som har några års erfarenhet av en serviceinriktad roll, gärna inom kontorsservice eller reception. Som person är du lösningsorienterad, flexibel och prestigelös samt har ett öga för vad som behöver göras – innan någon hinner be om det. Du har god initiativförmåga och är inte rädd för att våga testa nytt. Dessutom är du strukturerad, trivs med att hantera flera uppgifter samtidigt och har en naturlig förmåga att samarbeta.  Vi ser också gärna att du har: Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter God kommunikationsförmåga i svenska och engelska, både i tal och skrift Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet. Övrigt Tillträde: Omgående Omfattning: Heltid, måndag-fredag 8-17 Lön: individuell lönesättning (Kollektivavtal Unionen) Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser. Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Erik Lagerblad på erik.lagerblad@kfx.se . Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag! #LPA

VIKING LINE SKANDINAVIEN AKTIEBOLAG

På Viking Line arbetar vi varje dag med tusentals upplevelser. Vi skapar minnesvärda resor med god mat, shopping, spa och underhållning – året runt. Samtidigt erbjuder vi prisvärda konferenser och möten med garanterad havsutsikt, weekends i hippa Helsingfors och Åbo samt stugor på de röda granitklipporna i den åländska skärgården. Vi binder samman Sverige, Åland och Finland och är det rederi som flest svenskar föredrar. Hos oss möts affärsnytta och upplevelse, professionalism och passion – alltid med havet som närmaste granne. Är du den som ser vad som behöver göras innan någon annan hinner be om hjälp? Trivs du med att skapa ordning, ge service och få vardagen att fungera smidigt för andra? Då kan du vara den vi söker. Om rollen Som Office Coordinator har du en central roll i att skapa en välfungerande, trivsam och professionell arbetsplats. Du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt i vardagen och är ett viktigt stöd till både medarbetare, chefer och besökare. Rollen kombinerar service, administration och praktisk koordinering och passar dig som trivs med att ta ansvar, arbeta självständigt och bidra där det behövs. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter Som Office Coordinator ansvarar du för den dagliga driften av vårt kontor och bidrar till en välkomnande och välorganiserad arbetsplats. Du fungerar som en naturlig kontaktpunkt i praktiska och administrativa frågor samt arbetar med bland annat beställningar, fakturahantering, presentkort, post- och pakethantering och annan kontorsservice. Du tar emot besökare, stöttar verksamheten med inkommande samtal och hjälper till vid möten, aktiviteter samt onboarding och offboarding. Rollen innehåller både administrativa och praktiska arbetsuppgifter. Förutom löpande administration hjälper du till med sådant som behöver fungera i vardagen, exempelvis att förbereda mötesrum, hantera material och utskick eller lösa praktiska frågor på kontoret. Vem är du? Vi söker dig som är serviceinriktad, ansvarstagande och tycker om att skapa ordning och struktur. Du tar egna initiativ, ser vad som behöver göras och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du trivs i en varierande roll där administrativa arbetsuppgifter kombineras med praktiska inslag och är inte rädd för att hugga i där det behövs. Som person är du lösningsorienterad, självgående och har lätt för att samarbeta med andra. Vi tror att du har erfarenhet av administration, kontorsservice eller liknande arbetsuppgifter. Du arbetar obehindrat i Microsoft 365 och kommunicerar väl på både svenska och engelska. Erfarenhet av fakturahantering eller kontorskoordination är meriterande. Vi erbjuder Hos oss får du en varierande och självständig roll där du blir en viktig del av verksamheten. Du får möjlighet att bidra till utvecklingen av arbetssätt och rutiner samt vara med och skapa en arbetsplats där både medarbetare och besökare känner sig välkomna. Tjänsten är på 75 procent med arbetstid måndag till fredag och rapporterar till HR-chef. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Hur söker du? Låter det intressant? Skicka din ansökan senast den 16 augusti 2026. Tjänsten är på deltid (75 %) och placering på DanvikCenter i Nacka. https://www.vikingline.se/kontakt/jobb/i-land/?rmpage=job&rmjob=2773&rmlang=SE

Adyen

This is Adyen Adyen provides payments, data, and financial products in a single solution for customers like Meta, Uber, H&M, and Microsoft - making us the financial technology platform of choice. At Adyen, everything we do is engineered for ambition.  For our teams, we create an environment with opportunities for our people to succeed, backed by the culture and support to ensure they are enabled to truly own their careers. We are motivated individuals who tackle unique technical challenges at scale and solve them as a team. Together, we deliver innovative and ethical solutions that help businesses achieve their ambitions faster. Why You Should Join the Workplace Team at Adyen At Adyen, our Workplace team plays a vital role in ensuring a seamless, efficient, and welcoming environment for every employee. From creating an inviting first impression as soon as you enter our offices, to designing, building, and maintaining inclusive, comfortable, and collaborative workspaces across the globe, we are dedicated to supporting the best possible work experience for all Adyen team members. We aim to create an environment where everyone can perform at their best. We are looking for an organized, proactive, and detail-oriented Office Coordinator to join us in overseeing daily operations at our Mexico office. In this role, you’ll be an integral part of the team, working to support Adyen’s mission and vision. We value partnership, clear communication, and a customer-focused mindset, as you will serve as an internal ambassador for the Adyen brand, ensuring that our offices meet the highest standards for employees, guests, and clients. What You’ll Do: * Vendor Management: Support the Brazil Workplace/Office Management team in maintaining high standards across custodial, maintenance, and other onsite service partners. Manage vendor performance, gathering COIs and compliance documentation, and helping ensure service delivery aligns with expectations. * Facilities Support: Monitor and track facilities requests to support timely resolution of onsite issues. Manage with daily operations by coordinating with internal teams and service vendors to help maintain a safe and functional workplace. * Process Improvement: Assist in identifying areas where office operations can be improved. Collaborate with the team to streamline workflows and support implementation of updated processes. * Expense Tracking & Financial Support: Help track office-related expenses and manage invoice submissions. Work closely with the BR Workplace team and Finance to support timely processing and alignment with approved financial guidelines. * Project Support: Provide logistical and administrative support for office projects. Assist with planning, coordination, and execution to help ensure project success. * Sustainability Initiatives: Work with the Global Workplace to support sustainability efforts in the office, including gathering information and coordinating implementation of environmentally friendly practices. * Event Support: Assist with the planning and execution of internal events, including logistical coordination and vendor communication, to ensure seamless experiences and strong employee engagement. * Safety & Security Support: Collaborate with the Head of Physical Safety and Security to support emergency preparedness activities. Help coordinate training sessions, emergency drills, and rollout of safety protocols across the office. Who You Are: * Approachable and Personable: You are someone who thrives building relationships, whether welcoming visitors to the office, addressing employee inquiries, or giving constructive feedback on office-related matters. * Highly Organized: You excel in fast-paced environments, balancing multiple tasks at once, and ensuring everything is running smoothly. Your attention to detail is key to making sure nothing slips through the cracks. * Proactive Problem Solver: You take initiative, thinking ahead and making decisions when necessary, while maintaining a positive, solution-oriented attitude. * Collaborative Team Player: You believe in the power of teamwork and putting collective goals ahead of individual ego. You communicate effectively and enjoy working within a diverse, global team. * Flexible & Adaptable: With a global mindset, you’re comfortable working across cultures, time zones, and changing circumstances. You embrace challenges with a can-do attitude. * Hands-On and Detail-Oriented: Whether you're organizing an office event or troubleshooting an operational issue, you are hands-on and take pride in ensuring everything is executed to the highest standard. Additional Requirements: * A minimum of 4 years experience in a similar role, with a background in office management and workplace operations. * Vendor management experience working with a variety of infrastructure service providers. * Proven ability to manage projects and work collaboratively across teams, ensuring alignment and seamless execution. * On-site presence: This is an office-based role, requiring a daily presence in our Mexico location - 5 days per week. Our Diversity, Equity and Inclusion commitments  Our unique approach is a product of our diverse perspectives. This diversity of backgrounds and cultures is essential in helping us maintain our momentum. Our business and technical challenges are unique, and we need as many different voices as possible to join us in solving them - voices like yours. No matter who you are or where you’re from, we welcome you to be your true self at Adyen.  Studies show that women and members of underrepresented communities apply for jobs only if they meet 100% of the qualifications. Does this sound like you? If so, Adyen encourages you to reconsider and apply. We look forward to your application! What’s next? Ensuring a smooth and enjoyable candidate experience is critical for us. We aim to get back to you regarding your application within 5 business days. Our interview process tends to take about 4 weeks to complete, but may fluctuate depending on the role. Learn more about our hiring process here. Don’t be afraid to let us know if you need more flexibility. This role is based out of our Mexico office. We are an office-first company and value in-person collaboration; we do not offer remote-only roles.