Sales Operations Specialist (m/w/d)

Nexrail

DEINE AUFGABEN Der Sales Operations Specialist spielt eine zentrale Rolle bei der Steigerung der Effizienz, Genauigkeit und Koordination unserer kaufmännischen Abläufe. Als operatives Rückgrat des Vertriebs sorgt diese Position dafür, dass alle Vertriebsprozesse – vom Vertragsmanagement über das Berichtswesen bis hin zur Kundenverwaltung – reibungslos ablaufen, sodass sich das Vertriebsteam auf Wachstum und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren kann. Der Sales Operations Specialist fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Vertrieb, Finanzabteilung und anderen Supportfunktionen und übernimmt die Verantwortung für Tools, Prozesse und Compliance-bezogene Aufgaben.   Hauptaufgaben * Vertriebsabläufe & Prozessoptimierung * Als zentraler Ansprechpartner für kundenorientierte Teams bei allen vertriebsadministrativen und prozessbezogenen Aufgaben fungieren. * Interne Arbeitsabläufe und Dokumentationsstandards pflegen und kontinuierlich verbessern. * Die Koordination von Verkaufsangeboten, Ausschreibungsunterlagen und kundenorientierten Dokumenten leiten. * Bei Bedarf KYC-Prüfungen mit der Compliance-Abteilung koordinieren. * Vertragsmanagement * Verantwortung für den gesamten Vertragslebenszyklus: Entwurf, Prüfung und Koordination der fristgerechten Umsetzung von Verkaufsverträgen. * Sicherstellung, dass alle vertraglichen Verpflichtungen (Indexierung, nutzungsabhängige Gebühren, Meilensteine usw.) mithilfe geeigneter Tools nachverfolgt und erfüllt werden. * Führung umfassender Aufzeichnungen über Vertragsunterlagen, einschließlich Übergabeprotokollen, Änderungen und Korrespondenz. * Umsatzintegrität und Abrechnungskoordination * Initiieren und Verfolgen von vertraglichen Abrechnungen an Kunden, einschließlich Indexierung, Betriebsstunden und Ad-hoc-Weiterverrechnungen. * Arbeiten mit der Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Rechnungen und Gutschriften für Leasingumsätze korrekt sind und den Vertragsbedingungen entsprechen. * Als primärer Ansprechpartner für alle Fragen zur Kundenabrechnung fungieren und die vollständige Übereinstimmung mit dem Leasingvertrag sowie die zeitnahe Klärung von Anfragen sicherstellen. * Verantwortung für CRM und Tools * Verantwortung für das CRM-System: Richtigkeit und Vollständigkeit der Kunden- und Vertragsdaten sicherstellen, Unterstützen der Einführung und Optimierung der Konfiguration. * Zentrale Schnittstelle zwischen der IT-Abteilung und externen Anbietern für Tool-Verbesserungen und -Integration. * Vertriebsberichterstattung und Leistungsanalyse * * Definition und Überwachung interner KPIs in Bezug auf die Vertriebsleistung und die Einhaltung von Prozessen. * Analyse von Vertriebsdaten, um Trends zu erkennen, den Bedarf zu prognostizieren und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. * Erstellen und Liefern von vierteljährliche Leistungsberichten zur Überprüfung durch das Management. * Vertriebsunterstützung und Zusammenarbeit * Anbieten von regelmäßigen Schulungen oder Auffrischungskursen zu internen Tools, Arbeitsabläufen und Dokumentationsstandards an. Sicherstellung dass das Vertriebsteam über die aktuellsten Vorlagen, Materialien und Informationen verfügt. * Schnittstelle zwischen dem Vertriebsteam und Abteilungen wie Finanzen, Recht, Compliance, Betrieb und Fuhrpark. DEIN PROFIL * Flüssige Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere europäische Sprachen von Vorteil (Französisch, Niederländisch). * Einschlägiger Bachelor-Abschluss in Vertrieb, Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Fachgebiet. * Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einem (einschlägigen) Unternehmensumfeld * Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Genauigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit. * Praktische Arbeitsweise, positive Einstellung. * Gute Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, teamübergreifend und mit Kunden zu kommunizieren. * Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu bewältigen. * Affinität zum Transport- und/oder Logistiksektor ist von Vorteil. * Fortgeschrittene Computerkenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, CRM-Systeme). WARUM WIR? * Ein kooperatives Arbeitsumfeld in einem wachsenden Team. * Die Möglichkeit, Vertriebsprozesse und das Berichtswesen mitzugestalten und zu verbessern. * Einblick in dynamische Vertriebsaktivitäten und direkten Einfluss auf die Geschäftseffizienz.   Der Arbeitsbeginn ist nach Vereinbarung. Der Dienstort ist Luxemburg, Dortmund oder Rotterdam, und es handelt sich um eine Vollzeitstelle.

Peter Park

EINLEITUNG Du willst Prozesse nicht nur verwalten, sondern als Hebel für echtes Wachstum nutzen? Du denkst systemisch, durchschaust komplexe Abläufe und willst das operative Rückgrat unserer Commercial-Organisation mitgestalten? Bei Peter Park trifft echter Impact auf flache Hierarchien: Deine Ideen landen direkt beim Team, nicht in einer endlosen Freigabeschleife. Wir bieten dir Start-up-Energie gepaart mit der Stabilität eines finanzstarken, schnell wachsenden Unternehmens. Als (Junior) Commercial Operations Manager (m/w/d) bist du Mitarchitekt:in unseres OneProcess über Sales, Project Management und Customer Success hinweg. Du sorgst dafür, dass unser CRM als echtes Steuerungsinstrument läuft, Daten sauber übergeben werden und unsere Teams ihre Energie in Kund:innen stecken können – nicht in Tool-Probleme. Du optimierst Teilprozesse selbstständig und wächst Schritt für Schritt in globale Systemverantwortung hinein. WAS IST DEINE AUFGABE? * HubSpot als Steuerungsinstrument weiterentwickeln: Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unser CRM-Setup. Du optimierst Pipelines, passt Properties an und begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen. Dein Ziel: HubSpot wird genutzt, weil es dem Team hilft, nicht weil es eine Pflicht ist. * OneProcess Stewardship: Du betreust die Schnittstellen und Übergaben zwischen Sales, Project Management und Customer Success. Du identifizierst Bruchstellen, entwickelst Verbesserungsvorschläge und setzt sie gemeinsam mit den Teams um – mit dem Anspruch, nachhaltige statt kurzfristige Lösungen zu finden. * Automatisierungen, die halten: Du baust, überwachst und optimierst Workflows (z. B. via HubSpot und Make.com), die dem Team echte Arbeit abnehmen. Wenn etwas klemmt, reparierst du nachhaltig. * Reporting, das Entscheidungen treibt: Du erstellst und pflegst Dashboards für die Teams und das Leadership entlang des gesamten Kundenlebenszyklus – mit dem Anspruch, dass sie genutzt werden, weil sie die richtigen Fragen beantworten. * Datenqualität als Wachstumsgrundlage: Du wachst über unser „Deal-Company-Contact-Triple“. Du gehst Dateninkonsistenzen proaktiv nach und schaffst die verlässliche Basis für Forecasts und strategische Entscheidungen. * Wissens-Skalierung: Du dokumentierst deine Workflows sauber, teilst Tipps & Tricks aktiv im Team und unterstützt beim Enablement der gesamten Organisation. DEINE FÄHIGKEITEN: * Hintergrund: Du bringst erste bis mehrjährige Erfahrung (ca. 1–4 Jahre) in einer operativen Rolle mit engem CRM-Bezug mit – z. B. als (Junior) Sales / Revenue Operations Manager, CRM Manager, HubSpot Administrator, Business / Data Analyst oder im Sales- bzw. Vertriebsinnendienst mit starker Tool-Affinität. * CRM-Kompetenz: Du bringst solide Kenntnisse in Administration und Setup eines modernen CRM-Systems mit (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics o. ä.). Begriffe wie Workflows, Custom Objects, Daten-Mapping, Pipeline-Management und Reporting sind für dich kein Neuland, sondern Handwerkszeug. * Prozess- & Tech-Verständnis: Du denkst in Prozessen und hast erste Erfahrung mit Automatisierungstools wie Make.com (oder vergleichbaren iPaaS-Lösungen). * Daten- & Umsetzungs-Mindset: Du besitzt eine strukturierte, präzise Arbeitsweise mit echtem Gespür für Datenqualität. Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern packst Optimierungspotenziale eigenständig an. * Kommunikation & Diplomatie: Du kommunizierst proaktiv und erklärst Tools und Prozesse verständlich an Sales, Project Management und Customer Success. Du bewegst dich sicher in cross-funktionalen Umgebungen – und ein erstes Gespür dafür, bei unskalierbaren Sonderwünschen diplomatisch, aber bestimmt Grenzen aufzuzeigen, ist ein klares Plus. * Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind für die tägliche Arbeit erforderlich. WORK SETUP: * 40 Stunden pro Woche (Vertrauensbasis) * Homeoffice-Policy: 3 Tage im Office / 2 Tage remote * Unbefristeter Arbeitsvertrag * Arbeitsort: München * Team: 3 Kolleg:innen WELCHE VORTEILE BIETET MIR PETER PARK? So sieht dein Arbeitsalltag bei uns aus * Arbeiten mit Bergblick: Unser Büro in der Neuen Balan bietet mehr als nur moderne Ausstattung: Von der Dachterrasse aus genießt du ein Alpenpanorama, im Sommer wird gemeinsam gegrillt, und unsere Teamevents sorgen für gute Stimmung. * Teamgeist und Impact-Kultur: Bei uns zählt deine Stimme! Wir leben flache Hierarchien und eine Kultur des „Du“ vom ersten Tag an. Das bedeutet: kurze Entscheidungswege, direkter Austausch mit allen Ebenen und ein Team, das dich aktiv unterstützt. * Freiraum für deine Ideen: Du übernimmst Verantwortung und kannst deine Ideen aktiv einbringen. Wir fördern deine Entwicklung – mit echtem Vertrauen in deine Fähigkeiten. Das bieten wir dir zusätzlich * Dein Plus: Betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits und Jobrad-Leasing – und on top wählst du selbst zwischen einem bezuschussten Deutschlandticket oder EGYM Wellpass. * Deine Flexibilität: 29 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur EU-Workation. * Dein Setup: Ein Onboarding, das dich direkt abholt, höhenverstellbare Tische und modernes Apple Equipment für deinen perfekten Start ab Tag eins. * Dein Wohlbefinden: Ein gesunder Energiekick durch kostenlose Snacks (Obst, Nüsse, Müsli), bezuschusstes Office-Catering und der wöchentliche Team-Lunch. * Dein Match: Gelebte Start-up-Mentalität in einem finanziell sicheren und stabilen Umfeld.

Precision Labs

DEINE AUFGABEN Du möchtest nicht nur Prozesse begleiten, sondern wirklich mitgestalten, Verantwortung übernehmen und Dinge voranbringen? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir sind ein wachsendes Startup mit kurzen Entscheidungswegen, viel Eigenverantwortung und einem Team, das gemeinsam anpackt. Für unser Backoffice suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit mit rund 5 Jahren Berufserfahrung, die operative Themen strukturiert steuert, pragmatisch denkt und auch in dynamischen Situationen den Überblick behält. Bei uns erwartet dich kein monotones Abarbeiten, sondern ein vielseitiger Arbeitsalltag mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum: * Du arbeitest mit unserem ERP-System Xentral und steuerst operative sowie logistische Prozesse und die Bestellorganisation * Du kümmerst dich um die Prüfung und Vorkontierung eingehender Rechnungen in DATEV Unternehmen Online  * Du koordinierst administrative Abläufe im Tagesgeschäft und sorgst für effiziente Prozesse im Backoffice * Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass der Einstieg reibungslos läuft * Du wirkst bei der Rechnungsstellung sowie im Forderungsmanagement mit und behältst Zahlungseingänge im Blick * Du bearbeitest Reisekosten und unterstützt bei organisatorischen sowie administrativen Themen * Du koordinierst den Posteingang und -ausgang sowie zentrale Customer-Service- und Sales-Anfragen * Du arbeitest eng mit verschiedenen Teams zusammen und bringst eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen ein * Du unterstützt dort, wo Unterstützung gebraucht wird, und hältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick WAS DU MITBRINGST * Du verfügst über ca. 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Backoffice, Operations, Office Management oder Administration * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert - auch wenn es mal hektisch wird * Du bist sehr hands-on, arbeitest eigenverantwortlich und packst gerne Themen proaktiv an und bringst eine pragmatische „Can-do“-Mentalität mit und bist bereit, auch mal die Extrameile zu gehen * Du kannst viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten, ohne den Fokus zu verlieren, hast Lust, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse aktiv mitzugestalten * Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise Xentral, ist ein Plus * Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich, Englisch Kenntnisse von Vorteil * Idealerweise wohnst du in München oder Umgebung - ist aber kein Muss WAS WIR BIETEN * Ein individuelles Onboarding und echte Unterstützung beim Einstieg * Attraktives Gehalt, 30 Tage Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sowie monatlich Sachbezugkarte in Höhe von 50 € * Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Dinge aktiv mitzugestalten * Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Startup-Umfeld * Ein motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und pragmatischer Arbeitsweise und regelmäßigen Teamevents * Flexible Arbeitsmöglichkeiten inklusive Remote-Option Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und ein paar Worten darüber, warum du Lust auf die Rolle hast.