Marketplace Coordinator

JTI Ventures AB

Vi söker dig som trivs i det dagliga operativa flödet och som kan ta oklara, informella processer och göra dem tydliga, strukturerade och repeterbara. Om JTI Ventures Vi är ett svenskt e-handelsbolag med försäljning på flera marknadsplatser och egna webbutiker, med leverantörer i flera länder. Vi är ett litet team i Sverige med korta beslutsvägar och högt tempo. Verksamheten växer och vi behöver någon som kan ta ett tydligt operativt ansvar för orderflöde, leverantörsuppföljning och dagliga rutiner. Om rollen Mycket av vår verksamhet fungerar idag på erfarenhet, mejltrådar och informella rutiner. Det har tagit oss hit, men inte vidare. Din uppgift är att vara med och förvandla det till tydliga, dokumenterade och kontrollerade processer som vi kan skala på – utan att vara beroende av att rätt person råkar minnas rätt sak. Som Operations Coordinator arbetar du hands-on med det operativa orderflödet från beställning till leverans till kund. En stor del av arbetet sker i det dagliga flödet: lägga och följa upp beställningar, säkerställa orderbekräftelser, kontrollera leveransstatus, följa tracking, uppdatera system, hantera avvikelser och driva leverantörer tills ärenden är lösta. Du driver den dagliga leverantörsdialogen, följer upp order och leveranser, och hjälper till att bygga rutiner som gör att verksamheten håller ihop när vi växer. Rollen kräver både processförmåga och stark administrativ noggrannhet i det dagliga arbetet. Det här är en hands-on roll. Vi söker inte en strategisk konsult – vi söker någon som gillar att gräva ner sig i detaljerna, kartlägga ett oklart flöde, bygga ett Google Sheet som löser ett problem, följa upp öppna orderrader och se till att inget faller mellan stolarna. Du arbetar tätt med och rapporterar direkt till VD. Ditt uppdrag Ansvara för den dagliga orderhanteringen: att beställningar läggs korrekt, bekräftas av leverantörer, följs upp, trackas och eskaleras vid avvikelser Äga och utveckla det operativa orderflödet, inklusive ordersystem, logistikflöde, leveransuppföljning och interna kontrollpunkter Säkerställa daglig uppföljning av öppna beställningar, orderbekräftelser, leveransstatus, trackingnummer, förseningar och avvikelser Hålla interna system uppdaterade med korrekt orderstatus, leveransinformation och uppföljningsnoteringar Driva den dagliga leverantörsdialogen kring orderbekräftelser, restnoteringar, leveranstider, tracking, eskaleringar och operativa frågor Identifiera oklara eller informella processer, kartlägga dem och bygga strukturerade arbetssätt med tydliga ansvar, kontroller och uppföljning Bygga upp robusta SOPs och kontrollsystem så att verksamheten inte hänger på enskilda personers minne Identifiera, följa upp och eskalera avvikelser i order- och leveransflödet innan de påverkar kund eller marknadsplats Identifiera och åtgärda flaskhalsar innan de blir större problem Följa upp operativa nyckeltal som orderstatus, sena leveranser, saknad tracking, leveransprecision, öppna ärenden och leverantörsavvikelser Stötta månadsavslut från ett operativt perspektiv Vi söker dig som Har minst 3 års erfarenhet inom operations, logistik, orderhantering eller supply chain – gärna inom e-handel eller marketplace-driven verksamhet Har gjort det förut: tagit ett område där "allt funkar nästan" och förvandlat det till en process som andra kan följa Trivs med daglig operativ uppföljning, administration, orderhantering och återkommande rutiner Är bekväm i daglig leverantörsdialog på engelska, både skriftligt och muntligt Är van att arbeta i flera system parallellt och håller data uppdaterad med hög noggrannhet Har mycket god administrativ förmåga och trivs med att arbeta strukturerat i detaljerna Bygger system och dokumenterar processer av instinkt – inte för att någon säger åt dig Har hög känsla för detaljer och förstår att små missar i orderflödet snabbt kan skapa stora problem för kund, leverantör och marknadsplats Är strukturerad, självgående och inte rädd för att rulla upp ärmarna Behärskar Google Sheets / Excel på avancerad nivå Är flytande i svenska och engelska Plus om du har Erfarenhet av e-handelsplattformar och marknadsplatser Erfarenhet av operativ leverantörsuppföljning Erfarenhet av orderflöden, leveransuppföljning och avvikelsehantering Erfarenhet av att följa upp öppna orderrader, tracking och leveransavvikelser i större volymer Vad vi erbjuder En roll med stort eget ansvar och direkt påverkan på hur företaget skalar En hands-on roll där du får vara nära det dagliga flödet och samtidigt bygga strukturen som gör verksamheten mer effektiv Plats i ett litet team där dina förbättringar syns i resultatet inom veckor – inte år Direktrapportering till VD

Acast

About Acast Since 2014, Acast has been building the world’s most valuable podcast marketplace, creating the technology that connects podcast creators, advertisers, and listeners. Its marketplace spans more than 140,000 podcasts, 3,300 advertisers, and one billion quarterly listens. Crucially, those listens are monetized wherever they happen—across any podcast app or listening platform. In Germany we have the pleasure to work with podcasts like Drinnies, Das Podcast Ufo, So bin ich eben!, Die Jägerin, Kaffee mit Zitrone, Hollywood “Mom”, Unter uns gesagt, Spaßgetränk and many more. About the role In this role, you are the secret weapon behind our sales success. You bridge the gap between media planning and visual storytelling. Brands love podcasts because they are emotional – and our sales materials need to reflect that. Your main mission will be to take raw info, standard media plans, and complex RFPs, and turn them into visually stunning, high-converting sales decks that leave a lasting impression on top-tier brands and agencies. Additionally, you will support the sales planning team in everyday tasks to ensure seamless campaign delivery. Lastly, our social media team is always happy to integrate another person with great ideas and an eye for aesthetics. The start date for the role would be in the beginning of August, however we are flexible to move it around a bit. What you´ll do Pitch Content & Campaign Support * Make our materials shine: You take our existing media plans, texts, and seasonal packages and give them a professional, clean, and modern look. You make sure our sales decks look premium and engaging. * RFP Styling: You support the team in answering client briefings (RFPs) by turning raw data and campaign strategies into beautifully structured, easy-to-read, and aesthetically pleasing presentations. * Campaign Operations: You assist the sales planning team with everyday tasks to ensure seamless campaign delivery and help keep our ad-operations running smoothly. * Social Media Playground: Got extra creative energy? Our social media team is always happy to integrate your fresh ideas and eye for aesthetics into asset creation. Who you are * An eye for design: You don’t need to be a finished master, but you should have a natural feeling for clean layouts, colors, and typography. * Tool Basics: You are comfortable working with Google Slides, PowerPoint and/or Canva. You know how to align elements, fix formatting, and make a slide look organized. * Detail Lover: You actually enjoy the process of "polishing" – making sure fonts are consistent, logos are placed correctly, and everything looks neat and pixel-perfect. * Podcast Enthusiast: You love audio and pop culture. Working with brands that sponsor shows like Drinnies or Das Podcast Ufo excites you. * Language Skills: You are fluent in German and comfortable communicating/working in English. * Availability: You are currently enrolled as a student and available to support us for approximately 20 hours a week. What success looks like * Eye-Candy Proposals: Our clients and sales leads are wowed by the look and feel of our pitches, which directly helps our sales team close more deals. * Timely & Creative Delivery: Client briefings (RFPs) and media plans are turned around quickly, looking pristine and well-structured. * Seamless Operations: Campaigns run smoothly and without friction due to your proactive coordination between all internal and external parties. * Flawless Data & Reporting: Booking calendars, inventories, and final campaign reports are always accurate, up-to-date, and delivered on time. Culture  Acast is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment regardless of race, gender, sexual orientation, religion, ethnicity, national origin or any of the other wonderful characteristics that make us different. Culture is our number one priority as a business. We believe people come first, and we work every day to enable autonomy, continuous improvement and bring out the best in people. We’re global and have remote teams, so it’s even more important that we strive for an open, inclusive and caring environment where everyone feels visible and welcome.  We consider ourselves a modern organization driven by strong values to create the best, most fulfilling and nurturing culture. We very much look forward to finding the next great person to join our cause!

Adyen

This is Adyen Adyen provides payments, data, and financial products in a single solution for customers like Meta, Uber, H&M, and Microsoft - making us the financial technology platform of choice. At Adyen, everything we do is engineered for ambition.  For our teams, we create an environment with opportunities for our people to succeed, backed by the culture and support to ensure they are enabled to truly own their careers. We are motivated individuals who tackle unique technical challenges at scale and solve them as a team. Together, we deliver innovative and ethical solutions that help businesses achieve their ambitions faster. Project Operations Specialist As a Project Operations Specialist, based in Madrid, you will focus primarily on supporting the delivery and execution of global projects for our clients. These projects can range from Point of Sale (POS) and marketplace e-commerce. As a key contributor in driving technical and operational roll-outs, you will interact and collaborate with internal and external stakeholders in order to create a seamless service deployment experience for clients looking to go live on our platform. You will do this by using your foundational project management skills and strong structured communication. This is a varied and hands-on role in which your tasks range from helping coordinate a project’s strategic direction on one end to verifying correct configurations on the other. What you'll do * Project Delivery & Coordination: Support and manage the project lifecycle from start to finish for 5-10 concurrent clients, ensuring successful roll-outs of Adyen’s solution over timelines ranging from 6 months to 2 years. * Stakeholder Alignment & Guidance: Partner closely with clients’ project/technical teams and internal departments to advise on product solutions and maintain communication throughout deployment. * Handovers & Continuous Improvement: Gather client feedback to optimize products, set up scalable "business as usual" processes for handovers, and contribute to internal scaling initiatives. Who you are * Experience: 1-3 years of experience managing or supporting projects. * Language (required): Proficiency in English and Spanish is required, along with fluency in at least one additional language: Italian, French, or Portuguese. * Structured Communication: Able to clarify complex topics to internal and external stakeholders. * Global Collaboration & Travel: Comfortable working closely with a global team across different timezones and cultures. * Nice to have: experience working with projects (perhaps in a global environment), any extra language proficiency, and most of all curiosity. Our Diversity, Equity and Inclusion commitments  Our unique approach is a product of our diverse perspectives. This diversity of backgrounds and cultures is essential in helping us maintain our momentum. Our business and technical challenges are unique, and we need as many different voices as possible to join us in solving them - voices like yours. No matter who you are or where you’re from, we welcome you to be your true self at Adyen.  Studies show that women and members of underrepresented communities apply for jobs only if they meet 100% of the qualifications. Does this sound like you? If so, Adyen encourages you to reconsider and apply. We look forward to your application! What’s next? Ensuring a smooth and enjoyable candidate experience is critical for us. We aim to get back to you regarding your application within 5 business days. Our interview process tends to take about 4 weeks to complete, but may fluctuate depending on the role. Learn more about our hiring process here. Don’t be afraid to let us know if you need more flexibility.   This role is based out of our Madrid office. We are an office-first company and value in-person collaboration (hybrid); we do not offer remote-only roles.