Administratör / korthandläggare till offentlig verksamhet

EDAG Engineering Scandinavia AB

EDAG Engineering Scandinavia söker en strukturerad och serviceinriktad administratör som vill stötta våra avdelningschefer och bidra till en effektiv, professionell och välfungerande organisation. I denna roll får du en varierad vardag med stor kontaktyta, där du arbetar nära chefer, medarbetare och kunder. Du blir en viktig del av verksamheten och ett administrativt stöd inom flera centrala processer. Om rollen Som administratör ansvarar du för att koordinera och hantera administrativa uppgifter som stödjer våra avdelningschefer och projektverksamhet. Rollen kombinerar administration, uppföljning och koordinering med inslag av sälj- och verksamhetsstöd. Arbetsuppgifter Hantering och uppföljning av tidsrapportering Administrativt stöd till avdelningschefer och team Dokumenthantering och dokumentation av processer och projekt Orderregistrering och orderadministration Avtalshantering och administrativ uppföljning av kund- och leverantörsavtal Uppföljning av aktiviteter, uppgifter och deadlines tillsammans med chefer och medarbetare Stöd i personaladministrativa processer Säljstöd, inklusive sammanställning av underlag, kunduppföljning och offertadministration Framtagning av rapporter, statistik och presentationsmaterial Koordinering av möten Dokumentation av uppdrag Vi söker dig som Har erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en teknisk eller projektorienterad verksamhet Är mycket strukturerad och har förmåga att prioritera bland flera parallella arbetsuppgifter Trivs med att skapa ordning och driva administrativa processer framåt Har god kommunikativ förmåga och känner dig bekväm med många kontaktytor Är självgående, initiativrik och noggrann Har goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Excel, Outlook, Word och PowerPoint Behärskar svenska och engelska i tal och skrift Meriterande Erfarenhet av tidsrapporteringssystem och affärssystem Erfarenhet av avtalshantering eller orderadministration Erfarenhet av sälj- eller projektstöd Erfarenhet från konsult-, ingenjörs- eller teknikbranschen Vi erbjuder På EDAG Engineering Scandinavia blir du en del av ett internationellt ingenjörsföretag med hög teknisk kompetens och stark laganda. Här får du möjlighet att arbeta nära verksamheten, påverka arbetssätt och utvecklas inom en bred administrativ roll med stort ansvar. Vi erbjuder en dynamisk arbetsmiljö där samarbete, engagemang och kvalitet står i fokus. Välkommen med din ansökan!

CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA AKTIEBOLAG

Vi söker en engagerad och noggrann avdelningsadministratör för ett föräldravikariat. Du kommer att spela en viktig roll i att stödja institutionen för data- och informationsteknik med effektivt och ändamålsenligt administrativ service. Information om avdelningen https://www.chalmers.se/institutioner/cse/ är en integrerad institution mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola AB, belägen på campus Johanneberg och campus Lindholmen i Göteborg. Dess verksamhet omfattar högklassig forskning, utbildning och nyttiggörande inom områden som AI & machine learning, software- & hardware engineering, computer science, security, network & systems. Organisationen består av ca 350 anställda med en hög internationell sammansättning med individer från över 50 nationaliteter. Beskrivning av tjänsten Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter till akuta frågor som måste lösas här och nu. I rollen stöttar du en av våra vetenskapliga avdelningar med personaladministration, beställningar, workshops, resor, gästhantering, akademiska högtider m.m. Då verksamheten är integrerad är du aktiv inom både Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola och vid båda våra campus Johanneberg och Lindholmen. Du kommer ha din huvudsaklig arbetsplats på campus Lindholmen. I rollen nätverkar du aktivt både inom avdelningen, institutionen och de båda huvudmännen. Vi ser även att du tillsammans med dina kollegor är med och utvecklar våra rutiner för att säkerställa en hög servicenivå såväl internt som externt. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat: Introduktion av nyanställda Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider Diareföring/arkivering/även protokollskrivning kan ingå Inköp Ansvar för administration av konferenser och möten Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster Ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar och kontering av fakturor Felanmälan av faciliteter m.m. Arbetsuppgifterna kan variera efter behov. Anställningsform Tidsbegränsad anställning i form av ett föräldravikariat på heltid under cirka ett år, med start i oktober 2026 eller enligt överenskommelse. Kvalifikationer Vi söker dig som: har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande) har flerårig erfarenhet av administrativt arbete har god datorvana är van användare av Officepaketet kommunicerar väl på både svenska och engelska då vi verkar i en internationell miljö Det är meriterande om du har: erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig verksamhet kunskap i Agresso, Proceedo, Primula eller andra relaterade system som Göteborgs universitet och Chalmers använder För att lyckas i rollen ser vi att du: har ett genuint intresse för människor och trivs med att samarbeta med andra är serviceinriktad och tycker om att ge stöd till verksamheten arbetar självständigt och tar egna initiativ har förmåga att identifiera och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt är strukturerad, noggrann och flexibel kan planera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt Att arbeta på Chalmers Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid. Våra förmåner för anställda omfattar bland annat: Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov. Semester upp till sju veckor per år. Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid. Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid. Här kan du läsa mer om våra https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/chalmers-som-arbetsgivare/formaner-och-villkor/ och hur det är att https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/. Ansökningsförfarande Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan: CV Personligt brev 1-2 sidor Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av ansökningsprocessen. Sista ansökningsdag: 14 augusti Vid frågor, vänligen kontakta Anna Engkvist Administrativ chef anna.engkvist@chalmers.se *** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. *** Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället. Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt.

GÖTEBORGS KOMMUN

Om jobbet Är du en serviceinriktad, strukturerad och samarbetsinriktad person som söker en varierad administrativ roll? Vill du arbeta i en verksamhet där din kompetens gör skillnad? Då kan det här vara tjänsten för dig. Nu söker vi en ny kollega till vårt team då en av våra uppskattade medarbetare går i pension efter många år i verksamheten. Inom socialförvaltningen och ekonomiavdelningen finns tre administrativa enheter som ger stöd och service till verksamheterna. Du kommer att tillhöra Enheten för administrativt verksamhetsstöd, där du blir en del av en funktion med tre administratörer som ansvarar för arvodering. I rollen ansvarar du för administration kopplad till arvoden och ersättningar för familjehem och kontaktpersoner. Du hanterar arvoden, omkostnadsersättningar och tillhörande administrativa processer samt säkerställer att utbetalningar sker korrekt och enligt gällande avtal och riktlinjer. Du upprättar och administrerar avtal, registrerar och följer upp underlag samt ger administrativt stöd till chefer och handläggare i verksamheten. Arbetet innebär många kontaktytor, både internt och externt, och ställer höga krav på noggrannhet, struktur och ett professionellt bemötande. Samtidigt erbjuder det en omväxlande vardag där du får ta eget ansvar och bidra till att utveckla våra arbetssätt tillsammans med dina kollegor. Hos oss blir du en viktig del av ett engagerat team där samarbete, service och kvalitet står i fokus. Tillsammans skapar vi förutsättningar för ett väl fungerande administrativt stöd som gör skillnad – både för verksamheten och för de familjehem och kontaktpersoner som vi samarbetar med. Kvalifikationer Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning om minst två år inom administration, ekonomi eller annat område som arbetsgivaren bedömer som relevant. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, god datorvana och är van att arbeta i olika digitala verksamhetssystem. Du uttrycker dig mycket väl i både tal och skrift på svenska. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet, gärna inom socialtjänsten. Även erfarenhet av administration av arvoden, ersättningar eller andra ekonomiadministrativa processer är en fördel, liksom erfarenhet av att arbeta i verksamhetssystemen Treserva och Personec. Vi söker dig som är service- och samarbetsinriktad, noggrann och har ett professionellt bemötande. Med lyhördhet och god kommunikationsförmåga skapar du förtroendefulla relationer med kollegor och andra samarbetspartners. Du arbetar strukturerat och säkerställer att dina arbetsuppgifter utförs i enlighet med fattade beslut, gällande avtal och förvaltningens riktlinjer. Du har även ett intresse för utveckling och digitalisering och bidrar gärna till att hitta effektiva lösningar. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Rekryterande chef har semester till och med den 7 augusti. Under denna period har vi begränsade möjligheter att besvara frågor om tjänsten. Välkommen med din ansökan! Övrigt I denna rekrytering kommer vi inte att efterfråga ett personligt brev som ansökningshandling. Istället kommer du som söker att få svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Göteborgs Stad tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Här kan du få mer information om bland annat lönestatistik: Lön, ersättningar och förmåner - Göteborgs Stad För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen, uppfylla kraven i GDPR samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller brev. Har du skyddade personuppgifter skall du INTE ansöka via systemet utan kontakta rekryterande chef för hantering av din ansökan. Göteborgs Stad är en av Sveriges största arbetsgivare. Vårt uppdrag är att skapa en bra vardag för Göteborgs invånare, besökare och företagare. Som medarbetare i staden har du en trygg anställning med många karriärvägar där du får möjlighet till intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter. Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Stadsområdet har goda kommunikationer och närhet till Göteborgs centrum. Här finns unika naturområden och en varierad bebyggelse där utveckling, förnyelse och expansion sker inom många områden. Stadsområdets struktur och mångfalden bland invånare och medarbetare gör arbetet hos oss utvecklande och lärorikt. Som anställd hos oss gör du en viktig insats för att Nordost ska vara ett attraktivt område att leva, verka och bo i. Genom ditt arbete är du med och utvecklar staden tillsammans med andra. Vill du vara en del av detta? Om oss Socialförvaltningen Nordost arbetar för att ge invånare i nordöstra Göteborg en likvärdig och effektiv välfärd med möjlighet att leva trygga och självständiga liv. Förvaltningen ger stöd till individer och familjer enligt Socialtjänstlagen. Vi erbjuder också aktiviteter och mötesplatser som kan ge barn och ungdomar en meningsfull fritid. Dessutom arbetar förvaltningen aktivt med krisstöd, trygghetsfrågor, föreningsliv, folkhälsa samt kontakter med invånare och civilsamhälle. Välkommen till en levande förvaltning i ett dynamiskt stadsområde - här jobbar vi för gemenskap och öppenhet med fokus på dem vi är till för!