Office Manager (m/w/d)

MTR Legal

WIR MTR Legal Rechtsanwälte ist eine wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Full-Service-Kanzlei mit Standorten in Köln, Berlin, Bonn, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart. Wir beraten mittelständische Unternehmen, internationale Investoren und Private Clients – mit kurzen Entscheidungswegen, unternehmerischem Spirit und einem starken Team. Damit unsere Anwält:innen exzellent beraten können, brauchen wir jemanden, der unser Office in Köln mit Klarheit, Souveränität und einem klugen Blick fürs Detail führt. Genau hier kommst du ins Spiel. DU * Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Manager:in, Front Desk Manager:in oder in der Assistenz der Geschäftsführung – Erfahrung in einer Kanzlei oder Beratung ist ein Plus, aber kein Muss * Erste Führungserfahrung oder klare Ambition, ein kleines Team zu führen und zu entwickeln * Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und fließendes Englisch (mind. C1) * Souveränes, freundliches und professionelles Auftreten – auch in stressigen Situationen * Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Priorisierung * Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Themen * IT-Affinität und Freude an der Arbeit mit digitalen Tools (SharePoint, MS Office) CONNECTING THE DOTS * Leitung und Weiterentwicklung unseres Office-Teams in Köln (Sekretariat und studentische Mitarbeitende) * Erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – am Empfang, am Telefon und im persönlichen Kontakt * Optimierung und Digitalisierung unserer Office-Prozesse mit Blick auf Effizienz und Qualität * Organisation des Büroalltags: Bestellwesen, Post, technische Ausstattung, Catering * Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Partner:innen, inklusive Sonderaufgaben und strategischer Office-Themen * Mitgestaltung interner Events und eines positiven Arbeitsumfelds PERSPECTIVE * Verantwortung: Eine Schlüsselrolle mit Gestaltungsspielraum und direktem Draht zur Geschäftsführung * Entwicklung: Individuelle Weiterbildung und klare Karriereperspektiven in einer wachsenden Kanzlei * Kultur: Flache Hierarchien, kollegiales Du, kurze Entscheidungswege * Mehrwerte: Urban Sports Club, Deutschlandticket, Business-Bike-Leasing, täglich frisches Obst * Modernes Setup: Office am Rheinufer, State-of-the-Art IT und digitale Tools Du möchtest Teil von MTR Legal werden? Auch wenn du dich in unserer Stellenausschreibung nicht zu 100 % wiederfindest oder nicht alle Kriterien erfüllst, freuen wir uns trotzdem auf deine Bewerbung.

MTR Legal

WIR sind MTR Legal Rechtsanwälte. Mittelständisch und international. Wir beraten im gesamten Wirtschaftsrecht. Ein starker Wegbegleiter für nationale und internationale Mandanten. Wir verfolgen nicht nur Leistung, sondern schaffen auch Raum für Persönlichkeiten, um gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Denn wir wissen: Mit Ihnen bringen wir unser Beratungsniveau für unsere Mandanten auf das nächste Level! DU sorgst für einen reibungslosen Workflow und übernimmst sofort Verantwortung an unserem Front Office am Standort Köln. Als Office- & Teamassistenz mit Schwerpunkt Buchhaltung bist du zum einen der erste Ansprechpartner für eingehende Anrufe, Mandanten, Interessenten und Rechtsanwälte. Zum anderen leistest du im Team Unterstützung bei der Buchhaltung und anderen kaufmännischen sowie rechnungsbezogenen Themen. Officemanagement * Officemanagement: Kalenderführung, Fristenüberwachung, Verwaltung des E-Mail-Postfaches * Professionelle Kundenbetreuung und Optimierung der Kundenerfahrungen * Effiziente Anrufverwaltung * Sicherstellung von Office Beständen * Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von internen Events Schwerpunkt Buchhaltung * Kaufmännische Assistenz im Bereich Finanzen * Mitarbeit bei verschiedenen buchhalterischen Aufgaben * Unterstützung bei der Bearbeitung und dem Versenden von Rechnungen * Aktive Beteiligung an der Bearbeitung von Vorschusslisten * Durchführung von Mahncalls zur Sicherstellung der Zahlungseingänge CONNECTING THE DOTS Tempo, Motivation, Teamgeist, anspruchsvolle Ziele – Wir haben da was gemeinsam! Außerdem überzeugst du uns mit: * Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement und in der Buchhaltung * Offenheit für digitale Arbeitsprozesse * Starkes Zahlenverständnis und hohe Aufmerksamkeit für Details * Affinität im Umgang mit neuer Software (Erfahrung von Vorteil: Lexware, SAP, Hubspot) * Sicherer Umgang mit MS-Office * Hoher Teamfähigkeit * Eigenständigkeit und eine Hands-on-Mentalität * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift PERSPECTIVE Ein Powerhouse, das dich fordert und fördert. Eine Karriere – von der du profitierst. * Gestalte mit uns die Future Law Firm * Anpassungsfähige Arbeitszeiten, keine Wochenendarbeit * Wir fördern deine persönliche Entwicklung mit Fortbildungen * Glänzende Karriereaussichten und überdurchschnittliche Vergütung * State of the Art IT-Solutions und Apps für interdisziplinäre Workflows * Office: Rheinufer, erstklassige Büroausstattung mit Design Möbeln * Sonnenterrasse: Outdoor Workspace und Chill Out Area mit Grill * Täglich frisches Obst und Refreshments * Vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft * Firmenticket – Deutschlandticket

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WIR sind MTR Legal Rechtsanwälte. Mittelständisch und international. Wir beraten im gesamten Wirtschaftsrecht. Ein starker Wegbegleiter für nationale und internationale Mandanten. Wir verfolgen nicht nur Leistung, sondern schaffen auch Raum für Persönlichkeiten, um gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Denn wir wissen: Mit Ihnen bringen wir unser Beratungsniveau für unsere Mandanten auf das nächste Level! DU bist organisiert, zuverlässig und hast ein Auge für Zahlen? Dann bist du bei uns genau richtig! Als Buchhalter (m/w/d) unterstützt du unser Team mit deiner präzisen Arbeitsweise und trägst dazu bei, unsere internen Abläufe effizient und transparent zu gestalten. Du bist ein wichtiger Teil unseres wirtschaftlichen Rückgrats – und sorgst dafür, dass alles rund läuft. Deine Aufgaben: * Eigenverantwortliche Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung * Vorbereitung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen * Abstimmung von Konten und Pflege der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung * Unterstützung beim Reporting und bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen * Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern * Mitwirkung bei der Optimierung von Buchhaltungsprozessen CONNECTING THE DOTS Tempo, Motivation, Teamgeist, anspruchsvolle Ziele - Wir haben da was gemeinsam!  Außerdem überzeugst du uns mit: * Abgeschlossene Schulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation * Erfahrung im Kundenservice oder in einer ähnlichen Position ist von Vorteil * Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift * Hohe Serviceorientierung und freundliches Auftreten * Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office * Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effizient und präzise zu arbeiten * Teamfähigkeit und Flexibilität PERSPECTIVE Ein Powerhouse, das dich fordert und fördert. Eine Karriere – von der du profitierst. * Gestalte mit uns die Future Law Firm * Anpassungsfähige Arbeitszeiten, keine Wochenendarbeit * Wir fördern deine persönliche Entwicklung mit Fortbildungen * Glänzende Karriereaussichten und überdurchschnittliche Vergütung * State of the Art IT-Solutions und Apps für interdisziplinäre Workflows * Office: Rheinufer, erstklassige Büroausstattung mit Design Möbeln * Sonnenterrasse: Outdoor Workspace und Chill Out Area mit Grill * Täglich frisches Obst und Refreshments * Vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft * Firmenticket – Deutschlandticket