Kontorsansvarig Brand

Vi söker en Projektadministratör till Trafikverket. Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult. Tjänsten är på heltid. Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Uppdraget   Vi söker en vikarie resurskonsult som projektadministratör till avdelning Västlänken och projektstaben. Ditt uppdrag blir främst att stödja projekt Haga i alla förekommande arbetsuppgifter så att de genomförs och dokumenteras. Arbete i övriga projekt inom avdelningen Västlänken kan dock förekomma. Uppdraget består av följande: Projektadministratörens övergripande uppgifter är att tillsammans med ytterligare en projektadministratör biträda och stödja projektledaren i att hantera hela projektets administrativa verksamhet. I arbetsuppgifterna ingår främst att: - Hantera fakturor (bokföring) i systemet CDI - Skicka inbjudningar/kallelser och ta emot anmälningar - Planera och boka konferenser, aktiviteter och program - Stödja i diarieföring och arkivering - Säkerställa att administrativa rutiner i ledningssystemet följs samt bidra till att utveckla den administrativa hanteringen i projekten - Administrera och skriva minnesanteckningar/protokoll vid projektets möten - Koordinera behörighetsansökningar till Trafikverkets system/program - Introducera/informera ny personal i projektet - Granska CV, koordinering av godkännandeprocess samt ansvara för resurs och kompetensmöten med entreprenören - Följa upp när en brandövning/kontroll av utrustning har utförts - Hantera bemyndiganderedovisning i systemet BMR - Följa upp avtal inför att optioner utlöses i Proceedo - Kontorsansvarig, beställningar till kontoret - Arbetsleda receptionist - Beställa skyddsutrustning, personlig datautrustning, varselkläder mm till projektmedlemmar - Hantera och koordinera upprättande av SUA avtal, registerkontroller samt anmälan till säkerhetsutbildning - Utbilda, instruera entreprenörer/projektörer i administrativa rutiner, arbetssätt, system etc - Delta i startmöten med nya entreprenörer/projektörer - Delta i krisledning - Stödja andra projektadministratörer vid behov     Krav (OBS, obligatoriska) • Högskoleutbildning inom stadsförvaltning alternativt utbildning och erfarenhet som Trafikverket bedömer som likvärdig. • Minst 5 års erfarenhet av att ha arbetat som projektadminstratör/projektingenjör. • Har erfarenhet från arbete i dokumenthanteringssystemen SharePoint eller motsvarande system. • Mycket god kunskap i Svenska och Engelska. Meriterande Konsulten har erfarenhet av infrastrukturprojekt i byggskedet.   Om oss Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt. Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov. Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet. För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst. Läs gärna mer om oss på centio.se. Vänligen skicka ditt CV på svenska.  Vi ser fram emot din ansökan!

NYAB söker nu en kontorsansvarig till vårt kontor i Luleå. Rollen har fokus på kontorsskötsel, administration och enklare ekonomiadministration. Du får ansvaret för att kontoret fungerar i vardagen och för att avlasta organisationen i praktiska och administrativa frågor. OM ROLLEN Som kontorsansvarig har du huvudansvar för att vårt kontor på Murbruksvägen fungerar smidigt i vardagen. Du håller ihop praktiska frågor, skapar struktur i gemensamma rutiner och ser till att medarbetare och besökare möts av en välkomnande och välfungerande kontorsmiljö. Rollen kombinerar kontorsskötsel och administration med enklare ekonomiuppgifter, exempelvis fakturahantering, utlägg, kvitton och uppdatering av leverantörsuppgifter. Du arbetar nära chefer och medarbetare i Luleå och bidrar till att vardagliga administrativa flöden blir enkla, tydliga och genomförda. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta: * Ansvara för kontorets dagliga skötsel, trivsel och ordning i gemensamma utrymmen * Välkomna besökare och hantera reception, inkommande samtal, post, leveranser och gemensam e-post * Samordna inköp av kontorsmaterial, kaffe, frukt och andra förnödenheter samt ha kontakt med leverantörer * Stötta vid mötesbokningar, mötesförberedelser, dokumenthantering och annan administration * Hantera enklare ekonomiuppgifter, exempelvis fakturor, leverantörsuppgifter, utlägg och kvittohantering * Skapa och följa upp enkla rutiner för att samla in underlag, exempelvis kvitton för utlägg * Introducera och välkomna ny personal till kontoret OM DIG Du är en person som bidrar till en positiv och hjälpsam vardag på kontoret. Du ser vad som behöver göras, tar tag i praktiska frågor och möter kollegor med en lösningsorienterad inställning. När någon ber om hjälp eller kommer med en idé vill du vara den som lyssnar, hjälper vidare och får saker att fungera. Utöver det tror vi även att du har: * Erfarenhet från en roll inom kontor, administration, service, reception eller liknande * Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift * Vana att arbeta i MS Office, särskilt Outlook, Word och Excel Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Har du rätt engagemang, vilja att ta ansvar och nyfikenhet att lära, finns goda möjligheter att utvecklas i rollen även om du inte uppfyller alla kvalifikationer från start. MERITERANDE * Erfarenhet av enklare ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering, utlägg eller arbete i affärssystem * Erfarenhet från bygg-, entreprenad- eller industribranschen * Vana att arbeta i administrativa system, affärssystem eller leverantörsportaler * Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, service eller liknande VARFÖR JOBBA PÅ NYAB? NYABs främsta styrka är vår drivkraft och stolthet i det arbete vi gör. Vi drar alla åt samma håll och det är framåt. Våra medarbetare utmärker sig med nyfikenhet och engagemang. Vi bygger det samhälle vi faktiskt behöver just nu: järnväg, kraftledningar, vägar, broar, mark och anläggning. Allt det som gör att industrin kan ställa om, att norr och söder hänger ihop och att Sverige fungerar. Vi är aktiva från Norrbotten och Västerbotten ner till Mälardalen, börsnoterade och mitt i en spännande tillväxtfas. Hos NYAB ges alla utrymme att vara sig själva. Vi tar tillvara på varje medarbetares kompetens och drivkraft, i en miljö med individen i centrum och möjlighet till påverkan i varje enskild roll, med frihet under ansvar. Hos oss får du också en organisation som bryr sig om ditt välmående: * Omfattande hälsoundersökningar * Generöst friskvårdsbidrag * Föräldralön * Arbetstidsförkortning * Trygg pension PRAKTISK INFORMATION * Ort: Luleå * Omfattning: Heltid * Start: Enligt överenskommelse ANSÖKAN Ansök med ditt CV eller din LinkedIn-profil. Första steget är ett förutsättningslöst samtal, så du behöver inte ha alla svar klara innan du hör av dig. Urval sker löpande. Vi strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare och ger lika möjligheter för alla att söka våra tjänster. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta Isabella Overödder, Rekryteringssamordnare. Under semesterperioden kan hanteringen av ansökningar dröja.