Office Assistant

Asana

At Asana, security is foundational to our mission of helping teams work together effortlessly. Our security team protects Asana’s employees, users, and customers by proactively addressing threats, ensuring compliance with legal and regulatory requirements, and fostering a culture of security throughout our product and operations. We are a team of security engineers and risk and compliance practitioners who build innovative safeguards and collaborate across the organization to build and maintain trust at scale. As the Third Party Risk Management Lead, you will be responsible for building and running Asana’s Third Party Risk Management (TPRM) program. You will own the end-to-end lifecycle of vendor security risk — from initial due diligence and risk tiering through ongoing monitoring and remediation. You will work closely with Procurement, Legal, Privacy, and Engineering teams to ensure that our third-party relationships are effectively assessed, tracked, and managed. This role is based in our Warsaw office with an office-centric hybrid schedule. The standard in-office days are Monday, Tuesday, and Thursday. Most Asanas have the option to work from home on Wednesdays. Working from home on Fridays depends on the type of work you do, and your recruiter can share more about the in-office requirements. Our employees in Poland are employed under a contract of employment. What you’ll achieve * Own and scale Asana’s TPRM program: Design, implement, and continuously improve a risk-based framework for assessing and managing third-party vendors and service providers. Establish risk tiering criteria, assessment workflows, and governance processes that scale with business growth. * Lead vendor security assessments: Conduct and oversee security due diligence for new and existing vendors, including reviewing SOC 2 reports, ISO 27001 certifications, security questionnaires (SIG, CAIQ), and other relevant documentation. Identify gaps and work with vendors to remediate findings. * Drive remediation and risk acceptance: Track and manage open findings from vendor assessments, work with internal stakeholders to prioritize remediation, and facilitate formal risk acceptance processes where appropriate. Ensure findings are documented and resolved in a timely manner. * Manage ongoing third-party monitoring: Develop and execute a continuous monitoring strategy for critical and high-risk vendors, including periodic reassessments, breach notifications, and security posture updates. Maintain an accurate and up-to-date vendor risk inventory. * Review security provisions in vendor contracts: Collaborate with Legal and Privacy teams to assess and negotiate security-related clauses in vendor agreements, data processing addenda, and subprocessor agreements, ensuring alignment with Asana’s policies and obligations. * Report on TPRM program health: Develop metrics and reporting to communicate the state of third-party risk to senior leadership and relevant stakeholders. Support audit and compliance activities by providing evidence of TPRM program effectiveness, including for SOC 2, ISO 27001, and customer audits. * Operate globally: Work with a global team to ensure appropriate coverage and coordination across timezones, supporting vendor assessments and risk decisions that span multiple regions. About you * 5+ years of experience in third-party risk management, vendor risk assessment, or a related information security discipline. * Strong knowledge of TPRM frameworks and standards, including SIG, CAIQ, NIST SP 800-161, ISO 27001, and SOC 2. * Experience conducting vendor security assessments and reviewing third-party security documentation (audit reports, certifications, penetration test summaries, etc.). * Solid understanding of core security principles, cloud environments, data privacy, and compliance standards relevant to B2B SaaS organizations. * Proven ability to build and operationalize scalable risk management processes and develop metrics for tracking program effectiveness. * Excellent communication skills, with the ability to translate technical risk findings into clear, actionable language for both technical and non-technical audiences. * Experience collaborating cross-functionally with Procurement, Legal, Privacy, and Engineering teams. * Demonstrates curiosity about AI tools and emerging technologies, with a willingness to learn and leverage them to enhance productivity, collaboration, or decision-making. At Asana, we're committed to building teams that include a variety of backgrounds, perspectives, and skills, as this is critical to helping us achieve our mission. If you're interested in this role and don't meet every listed requirement, we still encourage you to apply. What we’ll offer * Generous, transparent and fair compensation system * Contract of Employment (and the option of  50% tax deductible costs for author’s rights usage in respect of  applicable roles )  * Health insurance with dental and travel coverage (Lux Med)  * Meals reimbursement on the days that you work from the office * Career growth budget  * Home office setup budget  * Gym/Fitness reimbursement * Fertility healthcare and family-forming support with Carrot * Mental Health Support in Modern Health * Group life insurance * MacBooks with all necessary accessories For this role, the estimated base salary range is between 22,750 - 27,250 PLN gross per month (subject to all taxes and necessary deductions). The actual base salary will vary based on various factors, including market and individual qualifications objectively assessed during the interview process. The listed range above is a guideline, and the base salary range for this role may be modified. In addition to base salary, your compensation package may include additional components such as equity and sales incentive pay (for most sales roles), and benefits. If you're interviewing for this role, speak with your Talent Acquisition Partner to learn more about the total compensation and benefits for this role. #LI-Hybrid   About us Asana is a leading platform for human + AI collaboration. Millions of teams around the world rely on Asana to achieve their most important goals, faster. Asana has been named to Fortune's Best Workplaces for 7+ years and recognized by Fast Company, Forbes, and Gartner for excellence in workplace culture and innovation. We offer an exceptional office-centric culture while adopting the best elements of hybrid models to ensure that every one of our global team members can work together effortlessly. With 13+ offices all over the world, we are always looking for individuals who care about building technology that drives positive change in the world and a culture where everyone feels that they belong. Join Asana’s Talent Network to stay up to date on job opportunities and life at Asana.

SSAB EMEA AB

En varierad och serviceinriktad roll som kombinerar administration och reception. Rollen är på heltid och utgår från kontoret i Stockholm, där du är en central del av den dagliga verksamheten. Att bli en del av SSAB-familjen innebär att följa med på en resa. En resa som vi tror är avgörande för planetens framtid och hållbarhet. Stål har varit ett av de viktigaste materialen för vår samhällsutveckling och kommer att vara det även i framtiden. I våra hem, i broar som förbinder våra städer och i morgondagens bilar. På SSAB är vi stolta över vår historia och vårt ledarskap inom höghållfast stål. Samtidigt är vi medvetna om att stålproduktion är en av de branscher som släpper ut mest växthusgaser i världen. Det måste förändras. Vi har därför utvecklat världens första fossilfria process för stålproduktion och har förbundit oss att i stor utsträckning bli fossilfria. Som en del av SSAB kommer du att vara viktig för att förverkliga detta mål och därmed bidra till en grön omställning av hela stålindustrin. Om Tjänsten: Vi växer och vill säkerställa att vår dagliga verksamhet fortsätter fungerar smidigt och effektivt och därför söker vi nu en Office Assistant till vårt kontor i centrala Stockholm. I denna roll blir du en central del av kontoret och en viktig resurs för hela organisationen där du skapar struktur, trivsel och ett professionellt helhetsintryck. Du kommer att arbeta nära både kollegor och ledning och ha en varierad vardag med många kontaktytor där du kombinerar reception, möteskoordinering och administrativt stöd till olika chefer. Rollen innebär stort eget ansvar och passar dig som trivs med att ha högt tempo och att vara den som får saker att fungera i bakgrunden. Du rapporterar till vår Office Manager och samarbetar tätt med övriga assistenter och interna funktioner och kan hoppa in där det behövs. Tjänsten är placerad i Stockholm och är en kontorsbaserad heltidsroll. Det här är en perfekt möjlighet för dig som vill utvecklas inom administration, service och chefsstöd. Dina huvudsakliga ansvarsområden: Ge administrativt stöd till team och chefer, inklusive kalender- och möteskoordinering Boka och koordinera resor samt hantera tillhörande administration Hantera fakturor och enklare ekonomiadministration Säkerställa en strukturerad dokumenthantering, inklusive hantering och uppföljning av dokumentsignering Ansvara för kontorsdrift, säkerhet, leverantörskontakter och vid behov bidra vid event och interna aktiviteter Ansvara för receptionen tillsammans med en kollega och vid behov vara första kontakt för besökare, gäster och leverantörer Skapa ett professionellt och välkomnande helhetsintryck av kontoret Koordinera och ta emot interna och externa möten och säkerställa att allt kring möten flyter smidigt Planera och beställa luncher, fika och catering till möten och event Om dig: Du är serviceinriktad och har en naturlig förmåga att få andra att känna sig välkomna och omhändertagna Du har tidigare erfarenhet av liknande arbete i reception, som konferensvärd eller liknande serviceinriktade roller Du tar ansvar för ditt arbete, driver uppgifter självständigt framåt och är proaktiv och ser vad som behöver göras – ofta innan det efterfrågas Du är flexibel och prestigelös lagspelare och du trivs i ett högt tempo där du snabbt kan fatta beslut för att arbetet ska flyta på smidigt Du trivs i en roll med många kontaktytor och samarbetar smidigt med andra Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att prioritera i en varierad vardag Du är van att arbeta i olika IT-system, har erfarenhet av dokumenthantering och goda kunskaper i Office-paketet Du kommunicerar professionellt och har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, då vi är en internationell arbetsplats Vårt erbjudande: Vi erbjuder ett brett spektrum av uppskattade förmåner till våra medarbetare. Här är några exempel: Vinstdelning Arbetstidsförkortning Friskvårdsbidrag Rekryteringsprocessen: Ansök Intervjuer – vi träffar dig gärna hos oss på kontoret Referenstagning Bakgrundskontroll Signering På grund av semestertider kommer urval och intervjuer påbörjas i mitten av augusti. Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta ansvarig rekryterare Julia Källmar, julia.kallmar@ssab.com. Observera att svarstiden kan vara något längre under semesterperioden. Vi återkommer så snart vi har möjlighet. SSAB är ett Norden- och USA-baserat stålföretag som bygger en starkare, lättare och mer hållbar värld genom förädlade stålprodukter och tjänster. Tillsammans med våra partners har SSAB utvecklat SSAB Fossil-free™ steel och planerar att återuppfinna värdekedjan från gruvan till slutkunden, vilket i stort sett eliminerar koldioxidutsläpp från vår egen verksamhet. SSAB Zero™, ett till stor del koldioxidutsläppfritt stål baserat på återvunnet stål, stärker ytterligare SSABs ledande position och vårt heltäckande hållbara erbjudande oberoende av råvaran. SSAB har anställda i över 50 länder och produktionsanläggningar i Sverige, Finland och USA. SSAB är börsnoterat på Nasdaq Stockholm och sekundärnoterat på Nasdaq Helsingfors. Följ med oss på resan! www.ssab.com, Facebook, Instagram, LinkedIn, X och YouTube.

JetBrains

At JetBrains, code is our passion. Ever since we started, back in 2000, we have strived to make the strongest, most effective developer tools on earth. By automating routine checks and corrections, our tools speed up production, freeing developers to grow, discover, and create. At JetBrains, we listen to our colleagues, understand their needs, and offer them the best possible solutions while creating an atmosphere of support and compassion. We are looking for an Office Assistant who will help nourish this kind of atmosphere in our Paphos office. As the first point of contact at our Office reception, you will be a full member of the office community, working alongside engineers, designers, marketers, and colleagues from other teams. As the Office Assistant, you will support your colleagues and manage daily office operations, ensuring the workplace runs smoothly and efficiently. This role includes administrative tasks, reception responsibilities, and coordination with various departments to support staff and visitors. Important note: This is an on-site Office Assistant position based in our Paphos office. We are open to considering both full-time and part-time candidates. For part-time employees, the working hours are fixed: Monday to Friday, from 13:00 to 18:00. WHAT YOU’LL DO: * Ensure a smooth run of the reception and the whole office * Handling phone calls and emails from our customers and suppliers and responding as appropriate * Welcoming visitors and providing refreshments * Administrative support for the whole team * Cooperating on the team events (team buildings, conferences, etc.) * Supervision of our office and parking space * Communication with the facility and cleaning services * Helping our international Procurement team with the purchases on-site * Taking over the deliveries as well as sending of the documents and packages (Akis, FedEx, PPL, UPS, DHL, etc.) * Ordering of the office supplies * Handling of various requests from the team lead (Office Manager) WE’D BE GLAD TO HAVE YOU ON OUR TEAM IF YOU: * Fluent speaking English and solid writing skills * Greek - native speaker or a level of a second language * Reasonable proficiency with MS Office * Good communication skills as well as a pleasant telephone manner * Outgoing personality with problem-solving skills, accuracy, and attention to detail * Flexibility as well as the ability to cooperate effectively with colleagues and customers and manage time and workload independently * Ability to communicate with people from different cultural and ethnic backgrounds, ability to maintain a positive work atmosphere in the office * A driving license is a plus! Why join JetBrains?  * Strong base salary. We offer competitive pay that reflects your skills and experience. * Extra time off. More days to relax, recharge, and do the things you love. * Medical insurance allowance. Enjoy peace of mind for you and your family * Learning and development opportunities. Access to conferences, courses, and language classes. * Language classes. Pick up the local language or sharpen your English skills. * Fuel your day. Enjoy a hot meal or receive a lunch allowance on workdays. * Mental health support. To help you feel your best, we provide easy access to professional mental health services. * Sports benefit. Enjoy an on-site gym or sports club stipend. * Internal events. Join company-wide celebrations and team gatherings. *Some benefits may vary depending on location. #LI-AK1 We are an equal opportunity employer We know great ideas can come from anyone, anywhere. That’s why we do our best to create an open and inclusive workplace – one that welcomes everyone regardless of their background, identity, religion, age, accessibility needs, or orientation. We process the data provided in your job application in accordance with the Recruitment Privacy Policy.