Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

SQUER

STELLENBESCHREIBUNG Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung. Du hältst den Laden am Laufen, siehst Probleme bevor sie entstehen. Du liebst Struktur – und kannst auch dann Ordnung schaffen, wenn es rund um dich gerade brennt. Gleichzeitig bist du die erste Anlaufstelle im Office und prägst damit maßgeblich, wie sich SQUER für Mitarbeiter*innen und Besucher*innen anfühlt. DEINE AUFGABEN * Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung * Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items * Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz * Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden * Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung – ohne lange Anlaufzeit * Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung * Anpacken, wo es gebraucht wird – auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt DEINE QUALIFIKATIONEN * Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle * Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt * Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion * Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten * Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools – neue Tools lernst du dir selbstständig an * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt DEINE BENEFITS * Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns. * Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 € für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung. * Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht. * Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen – so kannst du deine beste Leistung erbringen. * Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere). * Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren. * Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events – wie unser jährliches SQUER-Offsite – schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst. * Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab. Das überkollektivvertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen € 55.000,– und € 75.000,– auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Angebot richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung.

GO! Express & Logistics

DEINE AUFGABEN Als Operative_r Mitarbeiter_in der Disposition und im Lager in der Express Logistik bist du das klassische Allround Talent. Du bist nicht nur für die Kontrolle der täglichen Tourenplanung und Disposition unserer Lenker_innen verantwortlich, sondern unterstützt und überwachst die Qualität in der Lagerabfertigung. Durch deine offene und proaktive Art bist du für GO! Stationen, unsere Partner_innen und Lenker_innen erster Ansprechpartner und wirst dadurch ein elementarer Bestandteil unserer Wachstumsstrategie am Standort Wien. * Physische Abfertigung unserer Eingangs- und Ausgangssendungen * Tourenplanung und Disposition unserer Lenker_innen für den Folgetag * Organisation, Koordination und Überwachung unserer Lenker_innen  * Überwachung unserer Zustellungen und Abholungen * Sicherstellung sauberer Prozesse rund um unsere Sendungen * allgemeine administrative und kaufmännische Aufgaben * Kommunikation mit unseren Partnerstationen * Unterstützung bei der Sendungsabfertigung mit unserem Lagerpersonal * Arbeitszeiten Montags bis Freitags (werktags) von 5:00 – 13:15 Uhr  DEIN PROFIL * Kaufmännische Berufserfahrung oder eine Tätigkeit in der Logistik können von Vorteil sein, sind aber kein Must-have - QUEREINSTEIGER WILLKOMMEN! * Deine Arbeitsweise ist sowohl organisiert als auch professionell und du behältst auch in schwierigen Situationen den Überblick * Du hast keine Angst, Neues zu lernen und auch schwierige Sendungen abzufertigen (Gefahrgutsendungen, Luftfracht, etc.)  * Du kennst dich in Wien & Umgebung gut aus * Fließende Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse sind Grundvoraussetzung  * Ein sympathisches und dynamisches Auftreten ist uns genauso wichtig, wie eine kundenorientierte Denk- und- Arbeitsweise * Du beherrschst die gängigen MS-Office Anwendungen * Bereitschaft zum Samstag-Dienst, ungefähr alle 4-6 Wochen im Zeitraum 07.00 – 11.00 Uhr DEINE GO!ODIES * Unbefristeter Vollzeitvertrag in einer krisensicheren Branche * Die Möglichkeit durch eigenverantwortliches Arbeiten Dinge Prozesse innerhalb des Unternehmens in Bewegung zu bringen und zu verändern * Weiterbildung: Starte mit uns durch. Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung. * Ein attraktives Gehalt mit Bezahlung über Kollektivvertrag (ab € 2.352,50 brutto pro Monat für eine Vollzeitanstellung von 38,5 h/Woche) mit weiteren Mitarbeiter-Benefits (z.B. Arbeitgeber-Zuschuss zum Firmenfahrrad) * Flache Hierarchien in einem familiengeprägten und kollegialen Arbeitsumfeld * Firmeneigener Parkplatz

MYTY

INTRO Für unsere beiden Berliner Standorte – das House of MYTY in Berlin-Mitte und The HYVE by MYTY in der Rummelsburger Bucht – suchen wir ab sofort Verstärkung. SUMMARY Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft – und dass sich alle wohlfühlen. Ob Mitarbeitende, Kund:innen, Creator:innen oder Besucher:innen: Dank dir ist der erste Eindruck herzlich, die Organisation on point und die Atmosphäre einfach angenehm. Die Rolle ist bewusst flexibel angelegt – Du bekommst viel Eigenverantwortung, gestaltest deinen Arbeitsalltag selbst und bringst deine Prioritäten eigenständig in eine sinnvolle Ordnung. DESCRIPTION Das sind deine Aufgaben: * Du bist die erste Anlaufstelle – persönlich, telefonisch oder digital – und sorgst dafür, dass sich alle direkt willkommen fühlen. * Du behältst den Überblick über Office- und Empfangsbereiche im House of MYTY und bringst deine Organisationstalente an beiden Orten ein. * Als zentrale Schnittstelle fürs Team, im MYTYverse und für unsere Kolleg:innen vor Ort koordinierst du, was das tägliche Miteinander leichter macht. * Bei Terminen, Workshops und Events kümmerst du dich um Kund:innen, Creator:innen und Besucher:innen – von der Begrüßung über die Raumbuchung bis zum Catering-Set-up. * Du koordinierst externe Dienstleister (Reinigung, Technik, Haustechnik, Catering & Co.) und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. * Du managst Post, Pakete und Lieferungen sowie den Nachschub an Snacks, Getränken, Büro- und Gym-Bedarf (Ja! Wir haben ein firmeninternes Fitnessstudio) * Du bringst das Team bei monatlichen Formaten, Lunches oder kleinen internen Events zusammen – mit viel Herz und guter Planung. Das bringst du mit: * Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang, in der Hotellerie/Gastronomie oder als Assistenz? Super! Wenn nicht, freuen wir uns trotzdem, wenn du mit Motivation dabei bist. * Du trittst freundlich und professionell auf – egal ob gegenüber Kund:innen, Creator:innen, Kolleg:innen oder Dienstleistern. * Du hast den Service- und Gastgeber:innen-Gedanken im Blut, organisierst gern und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen. * Du bist flexibel, mobil und offen, dich zwischen zwei Standorten in Berlin (Mitte und Rummelsburger Bucht) zu bewegen. * Du arbeitest strukturiert und eigenständig, übernimmst gerne Verantwortung und hast Lust, die Rolle aktiv mitzugestalten. * Mit Apple- oder Google-Workspace kennst du dich aus? Du hast einen Führerschein? Nice to have – ist aber kein Muss. * Du bist offen, deine Arbeitszeiten flexibel an die Bedürfnisse beider Standorte anzupassen – bei wichtigen Terminen oder Events bist du auch mal kurzfristig erreichbar Das liefern wir: * Eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum * Du arbeitest mit einem engagierten Team auf Augenhöhe zusammen – kollegial, offen und mit Spaß an der Zusammenarbeit. * Raum für Kreativität und Eigenverantwortung. * Kostenfreie Mitnutzung unseres Gyms im HYVE, ausgestattet von Technogym. * Eine faire Überstundenregelung.