Executive Assistant – Office & Travel (m/w/d)

reisetopia

INTRO Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können. Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann.  Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt. DEINE AUFGABEN BEI REISETOPIA reisetopia ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – entsprechend braucht es in dieser Position vor allem ein gutes Auge für Zahlen, Struktur und Prozesse.  Im Fokus Deiner Tätigkeit stehen dabei: Buchhaltung & Finanzadministration * Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev * Tägliches Monitoring unserer Bankkonten und Zahlungseingänge sowie Pflege unserer Liquiditätsplanung * Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen * Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO * Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team Office Management & Unternehmensadministration * Organisation von Events und internen Team-Anlässen * Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro-/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance-Themen im Office * Pflege interner Unternehmensseiten (u. a. „Über uns", Onboarding- und Mitarbeiterseiten) sowie unserer internen Notion-Wissensdatenbank * Sicherstellung regelmäßiger Backups unternehmensrelevanter Daten * Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen, damit sich Kolleg:innen im Alltag eigenständig zurechtfinden CEO Support * Ausgefeiltes Kalendermanagement für unseren Geschäftsführer Moritz * Vorbereitung von Präsentationen für interne Formate wie unser vierteljährliches Company Update oder Management-Meetings * Unterstützung bei allgemeinen Projekten zur Unternehmensentwicklung Neben den genannten Aufgaben gehören auch projektbezogene Themen zu Deinem Tätigkeitsbereich, die für Abwechslung sorgen und gleichzeitig zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen. Wir suchen eine Person, die gerne Verantwortung übernimmt, Projekte eigenständig steuert und dabei den Überblick über ein vielfältiges Aufgabenfeld behält. DAS ERWARTEN WIR VON DIR Das zeichnet Dich für diese Position besonders aus: * Große Lust, dich schnell und selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und stetig dazuzulernen * Ein gutes Auge für Zahlen und Daten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent, mit dem Du auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst * Idealerweise Erfahrung im (Projekt-)Management oder die Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und voranzutreiben * Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, um Dich in einem dynamischen und wachsenden Umfeld schnell zurechtzufinden * Interesse an Buchhaltungs- und Finanzthemen; erste Erfahrung in der (vorbereitenden) Buchhaltung ist von Vorteil * Sicherer Umgang mit Excel; Vorkenntnisse in Datev, Teams und Notion sind ein Plus, aber kein Muss * Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Unternehmensdaten * Hervorragende Deutschkenntnisse sowie mindestens gute Englischkenntnisse * Wünschenswert: Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation * Ein zusätzliches Plus: Erfahrung in einer Assistenz-, Buchhaltungs- oder Office-Management-Rolle sowie Interesse an Finanzen und (Luxus-)Reisen Grundlegend für alle Stellen gilt bei uns ein Fokus auf Teamarbeit, Spaß an der Sache und Proaktivität. Wir schätzen neue Ideen und fordern Dich bei Deiner Arbeit täglich heraus. DAS ERWARTET DICH BEI REISETOPIA Inmitten der Hauptstadtmetropole bieten wir Dir ein junges und agiles Arbeitsumfeld. Als Kernelemente der DNA von reisetopia gestalten flexible Arbeitszeiten und Optionen für Home oder Travel Office den Arbeitsalltag besonders dynamisch. Für diese Position liegt das Jahresgehalt zwischen 30.000,00 Euro und 40.000,00 Euro brutto, abhängig von Deiner Erfahrung und Qualifikation. Die Stelle ist dem Mid- bis Senior-Level zugeordnet. Wir bieten eine Menge für deinen Einsatz - von einmaligen Teamtrips und außergewöhnlichen Teamevents bis hin zu einmaligen Aufstiegsmöglichkeiten in einem rasant wachsendem Unternehmen. Wir empfangen Dich in einer familiären Atmosphäre und bieten eine ganze Reihe an Add-ons, die Deinen Arbeitsalltag verschönern: * Beste Arbeitsbedingungen in unserem Büro in der Nähe vom am Potsdamer Platz * Deutschlandticket Job oder Job Rad * Mittagsessenzuschuss und monatliches Catering * Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten in Höhe von 500 Euro im Jahr * Kostenfreier Barista-Kaffee sowie verschiedene Kaltgetränke * Snacks und frisches Obst * Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege * Möglichkeiten eigene Projekte umzusetzen * Cashback für Buchung über suitespot * Moderne und einfache Zeiterfassung mit voller Flexibilität * Aktive Unterstützung durch kostenlose und anonyme Coachings zur Verbesserung der mentalen Gesundheit * Zuschuss zu Deiner Urban Sports Club-Mitgliedschaft * Exklusive Mitarbeiterrabatte für Shopping, Reisen und vieles mehr Damit Du unser Produkt auch persönlich kennenlernst, gibt es für Dich zusätzlich zum Start ein kostenloses Wochenende mit reisetopia Hotels Vorteilen im Waldorf Astoria Berlin! Bereit Deine Reise zu beginnen? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, in der Du uns zeigst, warum gerade Du perfekt in unser ambitioniertes Team passt!

Telio

DEINE AUFGABEN * Du bist die zentrale Ansprechperson für den COO in allen organisatorischen und administrativen Belangen und unterstützt nachmittags sowie in Vertretung auch den CEO. * Du planst und organisierst Meetings, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von Meetings. * Du übernimmst die Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Einhalten der Travel Policy sowie Rahmenverträgen. * Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen wie Tagungen oder Firmenfeiern. * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. * Du erstellst Management-Präsentationen und bereitest Datenanalysen für Entscheidungsgrundlagen auf. * Du erledigst Sonderaufträge und wirkst aktiv in Projekten mit. * Du pflegst Kontakte zu Kunden und Kooperationspartnern und repräsentierst das Unternehmen professionell. * Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie die Organisation von Meetingräumen, Büromaterial und den Empfang von Gästen. * Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und bei allgemeinen administrativen Aufgaben, inklusive Dokumentenverwaltung und Abstimmung mit anderen Standorten. DEIN PROFIL * Du hast eine fundierte kaufmännische Ausbildung mit einem guten Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. * Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Managementassistenz mit. * Du bist in der Lage, Termine, Meetings und Reisen effizient zu planen und Prioritäten sicher zu setzen. * Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere MS Outlook und PowerPoint kannst du sicher anwenden. * Du kommunizierst professionell – schriftlich und mündlich – auf Deutsch und Englisch, idealerweise auch in weiteren Sprachen. * Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und hältst dabei stets die Compliance-Richtlinien ein. WARUM WIR? Unsere attraktiven Benefits:   Modernes, zentral gelegenes Büro: Nur 5 Gehminuten von der Haltestelle Bahrenfeld entfernt - bequeme Anreise garantiert!   Offene Unternehmenskultur: Tauche ein in ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Vielfalt gefördert werden.   Kollegiale Arbeitsatmosphäre: Genieße eine Arbeitsatmosphäre, die von Zusammenarbeit und Hands-on-Mentalität geprägt ist.   Hybrides Arbeitsmodell: Flexibilität - Kombiniere Arbeit vor Ort und im Home Office.   30 Tage Urlaub: Mehr Zeit für Erholung und Freizeit. Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie einen halben Tag an deinem Geburtstag.   Attraktives Vergütungspaket: Wir honorieren deine Leistung angemessen.   Pluxee-Gutscheine: Für unbeschwerte Verpflegung während der Arbeit.   HVV-Abo- oder Tiefgaragenstellplatz-Zuschuss: Unterstützung für Deine bequeme Anreise.   JobRad: Nutze die Möglichkeit, nach der Probezeit ein JobRad zu leasen.   Betriebliche Altersvorsorge: Mit großzügigem 25% Arbeitgeber-Zuschuss bis zu 75 €.

ecosio

JOB DESCRIPTION ecosio is a fast-growing, innovative service company and a leading provider of B2B integration, specialising in electronic data interchange (EDI), Web EDI and e-invoicing. ecosio is part of Vertex, Inc., a leading global provider of indirect tax solutions listed on Nasdaq (VERX). Our brand slogan is Connections That Work as we believe strong connections are central to successful business relationships - both external and internal. At ecosio, we hire individuals from all backgrounds and are committed to creating an inclusive work environment. We are technology lovers, set the highest standards for our solutions, and put innovative ideas first. You'll connect with the role if you enjoy... * driving value for the company by successfully delivering on your revenue targets * Strategically developing existing customers by establishing long-term business relationships and identifying opportunities for up- and cross-selling * managing your own portfolio of clients making sure they get the most value out of our solution * listening to your customers and communicating their feedback to ensure our products and services meet their needs * execution of sales campaigns in close cooperation with marketing & business development TO CONNECT WITH ECOSIO IT IS IMPORTANT TO HAVE... * experience in B2B SaaS sales * German language skills on a native / C2 level, fluent English skills * experience working with a portfolio of existing customers * experience with cross- and up-selling And nice to have... * experience selling EDI / e-invoicing / ERP solutions By connecting with us you will experience... * Our remote-first culture lets you work remotely from one of our designated countries * Flexible working hours to suit your schedule and priorities * Annual personal development budget to invest in conferences, courses, or career coaching * Home office allowance to create a workspace that fits your needs * Regular events and trips to connect, celebrate, and have fun with the team * Workations of up to 90 days per year within the EU, combining travel and productivity * Wellbeing support, including mental health resources and employee assistance programs * Additional country-specific benefits based on your location Sounds like a connection that works?  Then apply now and we will get in touch soon! As part of our hiring process at ecosio, we conduct standard background checks. You can find more information about them by clicking HERE. Our mission is to build Connections That Work by fostering a diverse and inclusive team. We are committed to making everyone feel valued and empowered to contribute their unique skills, experiences and perspectives. And now we want to connect with you! We use Metaview Notetaker to support interview documentation during our recruiting process. Further information on the processing of personal data can be found in our Privacy Policy.