HR Administrator (m/f/d) - Jülich

Coffee Circle

HI! Coffee Circle ist Deutschlands führende Spezialitätenkaffeerösterei mit Sitz in Berlin. Wir kaufen die besten Kaffees der Welt ein, verarbeiten sie mit höchster Sorgfalt und verkaufen sie online sowie in unseren Cafés - begleitet von hochwertigem Kaffeezubehör. Unser Anspruch geht über Qualität hinaus: Wir pflegen direkte Handelsbeziehungen mit Kaffeebauern weltweit, zahlen faire Preise weit über dem Weltmarkt und behandeln alle Beteiligten in der Lieferkette mit Respekt. Für jedes verkaufte Kilogramm Kaffee investieren wir zudem 1 EUR über die Coffee Circle Foundation e.V. in Kaffeeanbauregionen – in sauberes Trinkwasser, Hygieneschulungen und nachhaltige Kaffee Aufbereitungsanlagen. Seit Gründung haben wir so über 5 Millionen Euro in diese Gemeinschaften zurückgegeben. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir im Team unsere positive Wirkung weiter zu vergrößern. Eine Tasse Kaffee nach der anderen. Deine Aufgaben * Du betreust den gesamten Lebenszyklus unserer Mitarbeitendendokumentation – von Vertragsänderungen über Benefits bis hin zur Pflege aktueller Daten in unseren physischen und digitalen Akten sowie in unseren HR-Tools Leapsome und e2n. * Du bereitest alle relevanten Payroll-Informationen für unsere Lohnbuchhaltung vor und sorgst dafür, dass Abwesenheiten sauber dokumentiert sind – inklusive Krankmeldungen, eAU-Bescheinigungen und monatlicher Systempflege. * Du hältst unseren physischen Arbeitsplatz am Laufen: Du bestellst Office Supplies, koordinierst Dienstleister:innen und kümmerst dich um grundlegende Themen der Arbeitssicherheit, damit unser Büro ein sicherer, gut organisierter und angenehmer Ort bleibt. * Du unterstützt außerdem bei einfachen IT-Helpdesk-Themen, behältst unseren Laptop-Bestand im Blick und verwaltest Tool-Zugänge für Mitarbeitende, wenn sie starten, die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen. * Du wirst das dritte Teammitglied unseres People-Teams und unterstützt gemeinsam mit uns eine Organisation mit aktuell rund 120 Mitarbeitenden. Dein Profil * Du hast bereits mindestens 1-2 Jahre Erfahrung in HR-Administration, Office Management oder einer vergleichbaren operativen Rolle gesammelt. * Du bemerkst, wenn ein Komma verrutscht, eine Zahl nicht stimmt oder ein Prozess noch runder laufen könnte. * Du kannst deine Aufgaben gut strukturieren, Prioritäten setzen und sorgst dafür, dass kein Deadline-Krümel vom Tisch fällt. * Du gehst mit Menschen und sensiblen Informationen aufmerksam, respektvoll und diskret um. * Du bringst eine technische Affinität mit und hast keine Berührungsängste, wenn es darum geht, einen Laptop zurückzusetzen oder herauszufinden, warum sich jemand gerade nicht in ein Tool einloggen kann. * Da Englisch unsere Unternehmenssprache ist, fühlst du dich wohl, täglich auf Englisch zu arbeiten und zu kommunizieren, und bringst gleichzeitig Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau für lokale HR- und Office-Themen mit. * Du arbeitest 5 Tage pro Woche, jeweils 5–6 Stunden, davon 3 Tage vor Ort in unserem Berliner Office. Die Rolle ist bewusst als Teilzeitposition auf 5 Tage verteilt gedacht. Und das bekommst du von uns * Hybrid-Arbeit für unsere Büro-Teammitglieder: Wir haben eine gute Balance aus mobiler Arbeit und Büro-Tagen, Berlin ist dabei unser und dein Basecamp * Flexible Arbeitszeiten, Kernarbeitszeit ist von 9.30 Uhr bis 15.30 Uhr * Deutschland-Ticket (Berliner Verkehrsbetriebe) wird nach deiner Probezeit vollständig bezahlt * Möglichkeit zur Teilnahme an unserem betrieblichen Altersvorsorgeplan nach der Probezeit * Rabatte auf unseren Kaffee und unsere Ausrüstung sowie auf Online-Gutscheinplattformen wie Corporate Benefits und FutureBens * Zugang zu Plattformen für mentale und körperliche Gesundheit, wie nilo. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Mitarbeitende zusätzlich Zugang zur Benefit-Plattform pxtra, die unter anderem die Nutzung von Urban Sports Club Business M ermöglicht. * Bester Kaffee steht vor Ort immer für dich zur Verfügung, zudem gibt es vierteljährliche Kaffee-Gutscheine, um dein Lieblingsgetränk auch zu Hause mit deinen Lieben zu genießen * Freundliche und angenehme Arbeitsumgebung sowie regelmäßige interdisziplinäre Teamveranstaltungen. Wir sind ein Social Business. Wachstum bedeutet für uns, unseren sozialen Einfluss in den Kaffeekooperativen auf der ganzen Welt zu erhöhen und unserer Kundschaft eine neue Welt des Kaffees zu eröffnen. Wir glauben fest an Authentizität und Mitgefühl, um starke und innovative Teams aufzubauen. Wir kultivieren eine bescheidene und spielerische Denkweise, um eine nie endende Lernerfahrung für unser Team zu ermöglichen. Egal welche ethnische Herkunft, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität du hast - wenn die Stellenbeschreibung auf dich zutrifft, können wir es kaum erwarten, dich kennenzulernen.

Swissbit

A SWISSBIT MORE YOU. Bei uns gestaltest du die Zukunft! Swissbit ist der führende europäische Hersteller von Speicher- und Security-Lösungen für Industrie- und IoT-Anwendungen. Wir stärken die digitale und vernetzte Welt, indem wir Daten zuverlässig speichern und schützen. Dafür und für viele weitere spannende Projekte suchen wir Kolleg:innen, die gemeinsam mit uns etwas bewegen wollen. DEINE MISSION Als HR-Administrator:in bist du ein wichtiger Teil unseres HR-Teams und trägst dazu bei, dass unsere internen Abläufe im Hintergrund stabil, effizient und gut organisiert funktionieren. Du sorgst dafür, dass administrative HR-Themen zuverlässig bearbeitet werden und schaffst damit die Grundlage für ein reibungsloses Tagesgeschäft im gesamten Unternehmen. Durch deine sorgfältige Arbeitsweise und dein Verständnis für interne Abläufe stellst du sicher, dass Informationen und Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. SPANNENDE AUFGABEN WARTEN AUF DICH * Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Fragen * Verantwortung für die Datenqualität Personalsystem (Personio) sowie für laufende Aktualisierungen der Personalstammdaten * Verwaltung digitaler und physischer Personalakten inkl. strukturierter Ablage und Dokumentation * Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen * Betreuung von Urlaubs-, Abwesenheits- und Zeiterfassungsprozessen * Koordination von Terminen, wie Feedbackgespräche * Steuerung und operative Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen DEIN PROFIL * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrung in der HR-Administration, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion von Vorteil * Ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten * Verständnis für die Wichtigkeit und den Einfluss eines guten Personalmanagements auf die Produktivität und den Erfolg eines Mittelständlers * Fähigkeit sehr unabhängig und mit Eigeninitiative sowie Diskretion zu Arbeiten * Ein exzellentes Gespür für Mitarbeitende sowie das passende Quäntchen Humor in der Arbeit mit Menschen * Das Herz am richtigen Fleck für eine offene demokratische Kultur #LoveHrHateRacism #HRespect * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse * Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (Teams, Word, Excel, PowerPoint) * Kenntnisse in Personalinformationssystemen (HRIS) wie Personio (MSS/ESS) WAS WIR DIR BIETEN * Sorgfältige Einarbeitung in ein motiviertes Team mit angenehmem Arbeitsklima & offener Kommunikationskultur * Ideale fußläufige Anbindung über die BVG, S7 Raoul-Wallenberg-Str. / S75 Gehrenseestr. / Bus 154, PKW-Parkplatz direkt auf dem Firmengelände sowie überdachte Fahrradstellplätze wie auch Duschen/Umkleiden für die Sportlichen * Flexible Arbeitszeiten und Jahresarbeitszeitkonto * Familienfreundliche Unternehmenskultur * Persönliche und fachliche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten * Sehr guten Kaffee, Kicker, Tischtennis oder den Grill auf der Dachterrasse zählen wir gar nicht erst auf, denn es geht uns um Inhalt: das spannende Umfeld bei einem innovativen Mittelständler mit hoher technischer Vielfalt

Sonar

Who is Sonar? Sonar is driving the future of agent-centric software development. As the leader in AI code verification and governance, we solve a critical problem: ensuring that software generated by AI-assisted developers or autonomous agents is reliable, secure, and maintainable. Integrating seamlessly with Claude Code, Codex, Cursor, GitHub Copilot, Gemini, and Devin, we help over 75% of the Fortune 100 build trusted, reliable, compliant software. Customers who use Sonar are 44% less likely to report an outage due to AI-generated code. We believe code verification is the critical missing link in the Agent-Centric Development Cycle (AC/DC). Industry giants like Nvidia, ServiceNow,Booking.com, Goldman Sachs, AstraZeneca, and Ford Motor Company count on us to provide independent, explainable, consistent review and governance of their AI-generated code via products like: SonarQube: The world’s leading AI code review and verification platform. SonarQube Foundation Agent: Currently topping the leaderboards for agentic software repair. SonarSweep & Sonar Context Augmentation: Providing the enterprise-grade context and constraints agents need to be truly effective. Our team operates across global hubs in Austin, Bochum, Dubai, Geneva, London, Singapore, Tokyo, and Washington D.C. We move with a mindset we call CODE: Committed to our customers and community. Obsessed with quality. Deliberate in our decisions. Effective as one team. With over $400M in revenue and profitable, fast-paced growth, we are building the backbone of the AI software revolution. If you’re hungry to have an impact, want to build at a fast pace, and ready to work at the forefront of AI, we want to hear from you. Position description The Business Technology team is composed of passionate technologists fully engaged in delivering systems that help our Finance, HR, and Operations teams do their best work. This role sits at the heart of our payroll and financial infrastructure — owning the administration of our global payroll platform (ADP) and ERP (NetSuite), while supporting the data accuracy that underpins our financial planning processes. You will be the go-to expert ensuring payroll operations run accurately and compliantly across our global entities. You will maintain NetSuite as our reliable financial system of record, and collaborate with the Finance team on the data flows that feed planning and reporting. As Sonar continues to scale, your work will directly improve