Administratör till Tillstånd och tillsyn, Socialförvaltningen

Välkommen till oss Det finns ett samhällsuppdrag som många sällan tänker på – men som påverkar oss alla. Vem säkerställer att

alkohol och tobak säljs och serveras enligt lag, att unga skyddas och att företagare får konkurrera på lika villkor? Det är vårt

uppdrag. Området för tillstånd och tillsyn av alkohol och tobak i Stockholms stad befinner sig i en händelserik utvecklingsfas med

en verksamhet som växer. Med omkring 2 500 serveringstillstånd och 800 försäljningsställen för tobak är uppdraget omfattande och

komplext. Vi har höga krav på service, kvalitet och rättssäkerhet. Samtidigt vill vi göra det enkelt för företagare som vill

bedriva verksamhet i Stockholms stad att göra rätt. Genom vårt arbete bidrar vi till trygga och attraktiva restaurang-, butiks-

och boendemiljöer och till goda förutsättningar för företagare att konkurrera på lika villkor. Nu söker vi en administratör som

vill bli en del av vår enhet för administrativt stöd och utveckling. Vi erbjuder dig Enheten för administrativt stöd och

utveckling är en av fem enheter inom området Tillstånd och tillsyn. Du blir en del av en arbetsgrupp med nio kollegor som

samarbetar nära, hjälper varandra och tillsammans driver utvecklings- och förändringsarbete. Vår arbetsplats ligger i Farsta

centrum, precis intill tunnelbanestationen. Vi erbjuder generösa flextidsramar och hybrida arbetsmöjligheter som ger goda

möjligheter att kombinera arbete och privatliv. Som medarbetare i Stockholms stad får du även ta del av bland annat sommar- och

vinterarbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling. Läs mer om Stockholms stad som arbetsgivare och våra

förmåner på jobba.stockholm. Hälsning från närmaste chef "Hej, jag heter Vicci och är kanske din framtida chef. För mig är

samarbetet med mina medarbetare både en förutsättning för att vi ska lyckas och det roligaste med mitt jobb. Jag ger stort eget

ansvar och visar tillit, samtidigt som jag vill finnas nära till hands när det behövs. Jag tror på ett ledarskap som är rakt och

tydligt, men också prestigelöst, varmt och öppet för olika perspektiv. Jag bad enheten beskriva hur det är att ha mig som chef. De

lyfte just tilliten, tillgängligheten och att det finns både humor och värme i mitt ledarskap. Jag ser fram emot att läsa din

ansökan och hoppas få träffa dig som vill bli en del av oss!" Din roll Som administratör har du en viktig roll i att säkerställa

att det administrativa arbetet inom tillstånd och tillsyn fungerar effektivt och rättssäkert. Du arbetar med att ta emot,

registrera och diarieföra handlingar och ärenden samt ger stöd till kollegor i administrativa arbetsuppgifter. I rollen hanterar

du bland annat inkommande ansökningar om tillstånd, anmälningar samt inkommen post via funktionsbrevlåda och brev. Du arbetar även

med statistik, registervård och med att söka fram och sammanställa uppgifter ur våra ärendehanteringssystem Lex. Rollen innebär

många kontaktytor. Du ger administrativ service och stöd till kollegor inom enheten och området, och har samtidigt kontakt med

allmänheten, företagare, kunder och andra myndigheter. I det dagliga arbetet samarbetar ni i nära i arbetsgruppen och stöttar

varandra, och vid behov hjälper du även andra medarbetare inom enheten med administrativa uppgifter. Som administratör rapporterar

du till enhetschefen.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har: - avslutad eftergymnasial utbildning inom exempelvis

arkivering, informationssäkerhet, registrering eller annat som arbetsgivaren bedömer, relevant område - minst två års aktuell

erfarenhet av en liknande administrativ roll inom offentlig förvaltning eller myndighet - erfarenhet av ärendehandläggning -

mycket god systemvana och hög digital mognad samt goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Outlook och Excel - mycket god förmåga

att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift. Det är meriterande om du har: - erfarenhet av administration inom tillstånds-

eller tillsynsverksamhet inom kommunal verksamhet - erfarenhet av att arbete i ärendehanteringssystemen Lex, OL2, Alk3 eller

Castor - erfarenhet av serviceinriktat arbete och kundservice, gärna i myndighetssammanhang - intresse för och erfarenhet av

automatisering och utveckling inom befintliga system och administrativa flöden.

Vem är du?

Det här är en roll för dig som vill

kombinera kvalificerat administrativt arbete inom myndighetsutövning med service och många kontaktytor. För att lyckas i rollen

behöver du vara noggrann och självgående. Du har lätt för att sätta dig in i nya system och digitala arbetssätt och känner dig

trygg med att hantera större mängder information och data. Samtidigt är du flexibel och kan växla mellan självständigt

administrativt arbete och att ge stöd till andra. Eftersom rollen innebär många interna och externa kontakter är det viktigt att

du har ett serviceinriktat förhållningssätt och god samarbetsförmåga. Du kommunicerar tydligt och professionellt och bidrar till

ett positivt arbetsklimat. Övrigt Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du

får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en

tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Går du vidare i

rekryteringsprocessen kommer du att få göra ett personlighetstest. Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:

jobba.stockholm