IT- och servicekoordinator till Stockholms Stadsmission
STOCKHOLMS STADSMISSIONOm tjänsten
Vill du göra det enklare för kollegor att få hjälp och se till att frågor tas om hand hela vägen? Hos oss får du vara med och bygga upp en tydlig och tillgänglig intern service, med ordning i ärenden, bra återkoppling och fungerande samarbete mellan verksamheter och leverantörer.
Om rollen
IT & Digitalisering befinner sig i en förändrings- och uppbyggnadsfas där vi stärker vår interna förmåga. Du blir en del av ett mindre team i en relativt stor organisation med många olika verksamheter och behov. Du arbetar nära IT-chefen och har löpande kontakt med medarbetare, interna funktioner och externa leverantörer.
Här får du möjlighet att påverka både våra arbetssätt och rollens utveckling. Din drivkraft, dina idéer och ditt eget initiativ är centrala i uppdraget. Du ser behov, föreslår lösningar och omsätter dem i konkreta förbättringar som gör skillnad i medarbetarnas vardag.
Du är systemförvaltare för Freshdesk, vårt nyligen införda ärendehanteringssystem, och har processansvar för gemensamma arbetssätt för ärendehantering. Med Freshdesk som utgångspunkt hjälper du även andra delar av organisationen att bygga upp sin service. Du ger själv användarstöd och samordnar mindre, avgränsade initiativ inom beslutade ramar.
Det här kommer du att arbeta med
Ta emot och förtydliga frågor, beställningar och behov, hjälpa användare och se till att ärenden får rätt ansvarig.
Följa upp pågående ärenden, återkoppla till användare och samordna överlämningar mellan kollegor och leverantörer.
Förvalta Freshdesk, exempelvis köer, formulär, kategorier, mallar, behörigheter och kunskapsartiklar.
Utveckla rutiner för prioritering, eskalering, avslut och uppföljning samt stötta andra funktioner i att använda dem.
Skapa ett tydligt flöde för idéer och förbättringsförslag, från inkommet behov till beslut, åtgärd och återkoppling.
Samordna mindre beställningar och förändringar mellan leverantörer och verksamheter och följa upp att överenskomna åtgärder blir klara.
Ta initiativ till, etablera och hålla ihop ett återkommande forum för organisationens IT-ombud. Skapa en nära dialog mellan IT och verksamheterna, fånga upp behov, dela kunskap och följa upp gemensamma frågor och förbättringar.
Vem vi söker
Du har dokumenterad erfarenhet av service eller support i kombination med administration eller samordning. Erfarenheten ska innefatta att du självständigt har hanterat inkommande frågor eller ärenden, dokumenterat information, följt upp aktiviteter och samordnat frågor till avslut.
Du har
erfarenhet av att självständigt hantera och följa upp flera parallella ärenden
erfarenhet av att skapa eller förbättra rutiner, processer, instruktioner eller andra arbetssätt
mycket god digital vana och erfarenhet av att arbeta i flera digitala system
mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt i tal och skrift på svenska
förmåga att använda engelska i skriftlig dokumentation och i kontakter med leverantörer
erfarenhet av Freshdesk eller annat ärendehanteringssystem.
Det är meriterande om du har erfarenhet av ett eller flera av följande områden:
systemförvaltning eller systemadministration
utveckling av service- eller supportprocesser
framtagande av rutiner, instruktioner och mallar
samordning och uppföljning av externa leverantörer.
Personliga egenskaper
Du är initiativtagande och omsätter behov och idéer i praktiska lösningar.
Du arbetar strukturerat och kan hålla ihop flera parallella frågor från start till avslut.
Du är lösningsorienterad och undersöker orsaker till problem för att förebygga att de återkommer.
Du är lyhörd och serviceinriktad samt anpassar din kommunikation efter olika behov och tekniska förkunskaper.
Du skapar förtroende genom tydlighet, återkoppling och ett professionellt bemötande.
Du är nyfiken, utvecklingsorienterad och trivs i en miljö där arbetssätt och processer fortfarande formas.
Du samarbetar väl med andra och tar samtidigt ett självständigt ansvar för att driva arbetet framåt.
Vad vi erbjuder
Du arbetar nära kollegor och IT-chefen, med gemensamma prioriteringar och möjlighet att påverka hur vi utvecklar vår interna service. Rollen formas över tid utifrån organisationens behov och den kompetens och de initiativ du bidrar med.
En del av ditt uppdrag blir att etablera och hålla ihop ett återkommande forum för organisationens IT-ombud. Genom forumet skapar du en nära dialog mellan IT och verksamheterna, fångar upp behov, delar kunskap och följer upp gemensamma frågor och förbättringar.
Tjänsten är placerad på vårt kommande huvudkontor på Kungsholmen och är en tillsvidareanställning på 100% med inledande provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.
Läs hela annonsen och ansök genom länken.
Krav- & nyckelordscheck
Identifierade kompetenser & krav i annonsen:
Har du någon av dessa kompetenser? Klicka på ett ord för att lägga till det i din profil:
Restid & pendling
Spara jobb & deadline-påminnelse
Sista ansökningsdag: 18 nov.Inte redo att söka direkt? Spara annonsen och få påminnelse innan den stänger
När du sparar tjänsten samlas den under Mina sidor (Ansökningskoll) och vi skickar automatiskt en påminnelse på mejlen 3 dagar innan sista ansökningsdag så att du inte missar att söka.
Representerar du arbetsgivaren? Få prioriterad topp-placering i Stockholm och dölj konkurrerande annonser på sidan.