Studentermedhjælpere til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet

Studentermedhjælpere til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet Har du lyst til at være med, når vi skaber nogle af AAU’s store

arrangementer – og kan du både lide at have styr på detaljerne og få ting til at ske? Rektorsekretariatet søger to

studentermedhjælpere, som har lyst til at blive en del af planlægningen og afviklingen af bl.a. Aalborg Universitets

ph.d.-ceremoni og årsfest. Du bliver en del af et team, hvor vi arbejder tæt sammen om at få arrangementerne til at spille – fra

de første praktiske forberedelser til den sidste gæst har forladt lokalet. Det betyder, at du både kommer til at arbejde med

administrative opgaver og være med helt tæt på, når arrangementerne løber af stablen. Hvad skal du lave? Dine opgaver vil blandt

andet være:

• Hjælpe med planlægning og afvikling af ph.d.-ceremoni, årsfest og andre events.
• Klargøre materialer, skilte,

navnelister og bordplaner mm. til de forskellige events.

• Hjælpe med varierende administrative opgaver i forbindelse med

forberedelsen af vores events.

• Korrekturlæsning af programmer, præsentationer og andet materiale.
• Udarbejde og samle op

på evalueringer efter arrangementerne.

• Være med på selve eventdagene og hjælpe med alt det praktiske – fx skanning af

billetter, overrækkelse af blomster og diplomer, opstilling af møbler og roll-ups, andet forefaldende samt oprydning.

• Hjælpe

med diverse indkøb og ærindekørsel. Det er en fordel, hvis du har kørekort – AAU stiller bil til rådighed.

• Der vil også være

mulighed for ekstra timer med forskellige opgaver i Rektorsekretariatet, fx opdækning og afrydning i forbindelse med møder samt

kaffe- og tebrygning. Du behøver ikke have erfaring med store events i forvejen. Det vigtigste er, at du har lyst til at lære,

tage ansvar og være med til at få tingene til at fungere i praksis. Det er et krav, at du kan deltage på dagene, hvor

arrangementerne afvikles. I 2027 afholdes ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar, og årsfesten fredag den 16. april. Hvem er du?

Vi forestiller os, at du:

• er struktureret og har sans for detaljerne
• er god til at samarbejde og samtidig kan løse

opgaver på egen hånd

• er serviceminded og imødekommende over for både kolleger og gæster
• har lyst til at tage fat – også

når opgaven ikke lige står øverst på ønskelisten

• kan bevare overblikket, når der er mange ting i gang på én gang
• er

nysgerrig og ikke er bange for at prøve kræfter med forskellige typer opgaver. Din uddannelsesretning er ikke afgørende. Vi lægger

mere vægt på, hvordan du arbejder, og hvad du har lyst til at bidrage med. Det er en fordel, hvis du har mulighed for at være hos

os i mere end ét år, så du kan følge arrangementerne fra planlægning til afvikling og være med til at bygge videre på erfaringerne

fra år til år. Hvem bliver du en del af? Rektorsekretariatet består af 21 medarbejdere, der arbejder med strategi, ledelsesstøtte

og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af universitetet. Vi har en hverdag med mange møder, gæster og

forskellige opgaver – og du vil derfor hurtigt blive en del af et miljø, hvor der sker meget, og hvor det gode samarbejde betyder

noget. Praktisk information Er du interesseret i at høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte projektleder Thine

Kirwa på 9940 7972 eller tgk@adm.aau.dk. For at komme i betragtning skal du minimum have ét fuldt studieår tilbage af din

nuværende uddannelse og have bestået første studieår af en relevant bacheloruddannelse eller tilsvarende niveau. Ansættelsen er

betinget af, at du er aktiv studerende. Arbejdstid Arbejdstiden kan variere fra uge til uge. I januar, februar og marts har vi

brug for hjælp i op til 8 timer om ugen, særligt op til arrangementerne. Du kommer til at samarbejde med to andre

studentermedhjælpere i teamet, som allerede har været med gennem hele processen omkring 2026-arrangementerne. Vi planlægger

naturligvis arbejdstiden, så den så vidt muligt passer med dit studie, dog inden for almindelig arbejdstid. På selve eventdagene

skal du være indstillet på en længere arbejdsdag, da vi er med fra tidlig morgen til den sidste gæst, er gået hjem. Det gælder

ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar og AAU Årsfest fredag den 16. april 2027. Arbejdssted: Fredrik Bajers Vej 7K, 9220 Aalborg

Øst. Ansøgningsfrist: 4. november 2026 Samtaler: Uge 47 Ansættelse: 1. januar 2027 Ansøgning Din ansøgning skal indeholde

følgende: - Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt

kvalificeret til stillingen - CV - Studiejournal - Evt. relevante bilag Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets

hjemmeside. Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres

alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen. Øvrige informationer Du kan læse mere om vores

rekrutteringsproces her. Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at

identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. Løn-

og ansættelsesvilkår Du ansættes og aflønnes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes

Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).

Ansættelsen er betinget af, at du indskrevet ved en højere læreanstalt eller ved en mellemlang videregående uddannelse og er aktiv

studerende.