Executive Assistant (m/w/d)

EMERAM Capital Partners

DEINE AUFGABEN * Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Abstimmung interner und externer Termine inkl. Kalenderpflege und Meetingvorbereitung * Reiseorganisation: Selbstständige Buchung und Anpassung von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) sowie Erstellung übersichtlicher Reisepläne * Spesenmanagement: Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen nach internen Vorgaben * E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Betreuung mehrerer Postfächer * Administrative Unterstützung: Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten (z. B. im CRM) * LinkedIn: Pflege des Profils, Bearbeitung eingehender Anfragen und Koordination externer Kommunikation * Kommunikation & Schnittstelle: Ansprechpartner/in für interne Teams, Portfoliofirmen sowie externe Partner auf nationaler und internationaler Ebene * Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung und Interesse): Unterstützung im Office-Management, bei der IT-Koordination (keine Vorkenntnisse nötig) oder im Bereich Marketing/PR DEIN PROFIL * Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Gastronomie/Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium * Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich – idealerweise in einem professionellen Umfeld (z. B. Unternehmensberatung, Private Equity, Kanzlei oder gehobene Dienstleistung) * Alternativ: Erfahrung in der Gastronomie oder Hotellerie mit ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationsstärke * Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise * Hohe Serviceorientierung, Engagement und Flexibilität * Souveränes Auftreten, Diskretion und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch * Sicherer Umgang mit MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint WARUM EMERAM? Bei EMERAM erwartet Dich ein dynamisches und hochprofessionelles Umfeld mit freundlichen und liebenswerten Kollegen. Wir sehen uns als „One Team“ und treffen uns nicht nur einmal die Woche im gesamten EMERAM-Team zum gemeinsamen Mittagessen, sondern verbringen auch Zeit bei abwechslungsreichen Teamevents und Outings. Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung ist uns sehr wichtig. Gemeinsam werden wir Deinen individuellen Entwicklungsplan definieren und Dich in Deiner Weiterentwicklung begleiten. EMERAM bietet Dir eine unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung im Herzens Münchens. Unsere Büros befinden sich in einem hochwertig renovierten Altbau in Bogenhausen. Wir bieten Dir viel Flexibilität, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie ein modernes Arbeitsumfeld mit frischem Obst, Getränken, Kaffee und Snacks – ergänzt durch einen Zuschuss zu Fitness- und Sportangeboten.

Fieldfisher

DAS IST FIELDFISHER X Die rechtliche Komplexität wächst rasant – Die Zahl der Vorschriften und die Datenmengen nehmen rasant zu. Menschen, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen brauchen neue rechtliche Lösungen, die ihnen helfen, die steigende rechtliche Komplexität zu bewältigen. Bei Fieldfisher X entwickeln und liefern wir skalierbare Rechtsdienstleistungen. Wir verändern, wie Rechtsdienstleistungen erbracht werden und wer sie erbringt. Ein funktionsübergreifendes Team aus Datenwissenschaftlern, Prozess- und Produktexperten, Rechtsingenieuren und Anwälten arbeitet zusammen, um unseren Beitrag als unabhängiges Organ der Rechtspflege in Deutschland zu leisten. Wir kombinieren die Fähigkeiten und Erfahrungen einer globalen Anwaltskanzlei mit dem Unternehmergeist eines Startups und der Technologie des 21. Jahrhunderts. Wir suchen Pioniere, die Recht auf neuen Wegen praktizieren und mit uns die Kanzlei der Zukunft entwickeln wollen! Wir suchen ab sofort unbefristet und in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Berlin. WOVON DU PROFITIERST * Es erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben sowie flache Hierarchien * Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld * Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden  * Neben einem attraktiven Gehaltspaket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld * Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich DEINE AUFGABEN * Du unterstützt unseren Geschäftsführer und den Chair des Global AI Boards sowohl bei seinen täglichen Aufgaben als auch bei Projekten auf Unternehmensebene * Du unterstützt unseren Geschäftsführer bei der Entwicklung von Fieldfisher X zu einer europaweit führenden Einheit für skalierbare Rechtsdienstleistungen  * Du übernimmst die Korrespondenz unternehmensweit und mit externen Ansprechpartnern * Du stellst ein reibungsloses Terminmanagement sicher. Dabei arbeitest Du vorausschauend und hast alles im Blick  * Du bereitest aussagekräftige und anschauliche Präsentationen und Auswertungen vor * Du nimmst an entscheidenden Meetings teil und führst Protokoll * Du arbeitest Dich schnell in neue Themen ein, recherchierst schnell und entwickelst eine eigene Position  ÜBER DICH * Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches, juristisches oder computerwissenschaftliches Studium abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit * Du bringst Erfahrungen aus Unternehmensberatungen, Start-Ups oder Scale-Ups mit * Du nutzt KI und Technologie täglich, um beste Ergebnisse zu erzielen  * Du bist ein Organisationstalent, denkst strategisch und bringst Freude an der Koordination verschiedener Beteiligter mit * Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen Passen Deine Erfahrungen nicht zu 100% auf die Stelle? Kein Problem. Bewerbe Dich trotzdem, denn wir schätzen Initiative und Einsatz und sind auf der Suche nach spannenden Persönlichkeiten. Vielleicht bist Du ja die ideale Besetzung für diese oder eine andere Stelle.

Fieldfisher

DEIN JOB BEI UNS Du bist eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die ihr Können in unserer Gemeinschaft einbringen und entfalten will? Du suchst einen Arbeitgeber, der Dich dabei unterstützt, neben Deiner fachlichen Expertise auch Deine individuellen Stärken weiterzuentwickeln?  Als “law firm built around people” legen wir seit jeher großen Wert auf den Menschen hinter dem Beruf. Ob als Anwält:in oder in unseren Business Services: Es sind der Austausch von Expertenwissen und innovativen Ideen sowie die Verknüpfung unserer individuellen Talente, die es uns ermöglichen, hervorragende Arbeit für unsere Mandant:innen zu leisten. Wir suchen ab sofort unbefristet und in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Hamburg.  WAS DU BEI UNS MACHST * Du unterstützt unser Management sowohl bei ihren täglichen Aufgaben als auch bei Projekten auf Unternehmensebene  * Du übernimmst die Korrespondenz mit anderen Abteilungen und mit externen Ansprechpartnern  * Du stellst ein reibungsloses Terminmanagement sicher. Dabei arbeitest Du vorausschauend und hast alles im Blick  * Du führst Protokoll und stellst den Beteiligten im Anschluss eine Zusammenfassung zur Verfügung   * Du bereitest aussagekräftige und anschauliche Präsentationen und Auswertungen vor  WAS DU MITBRINGST * Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit  * Du bringst erste Erfahrung als Assistenz, Personal Assistant oder Executive Assistant mit  * Du bist ein Organisationstalent, denkst strategisch und bringst Freude an der Koordination verschiedener Beteiligter mit  * Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen  * Du besitzt eine ausgeprägte Kommunikationsstärke, bist ein:e echte:r Teamplayer:in, tauschst Dich gerne aus, kannst andere für Themen begeistern – und Dich andersherum auch selbst begeistern lassen  * Die MS-Office-Programme beherrschst Du sicher, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel  * Du fühlst Dich in einem internationalen Umfeld wohl und überzeugst mit fließenden Englischkenntnissen in Wort und Schrift  WAS WIR DIR BIETEN * Mitarbeit in einem hochdynamischen Team mit interessanten und abwechslungsreichen Themen  * Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld * Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden  * Individuelle Weiterentwicklung durch Feedbackgespräche, Workshops und ein Personal Development Budget nach der Probezeit * Neben einem attraktiven Gehaltspaket und dem Deutschlandticket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld * Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich * Nach der Probezeit erhältst Du von uns ein Budget, um Dir zu Hause einen ergonomischen Arbeitsplatz einzurichten * Zur Erholung bieten wir Dir bei einer Vollzeitbeschäftigung 30 Tage Urlaub an * Zudem profitierst Du von unserem Corporate-Benefits-Programm und erhältst damit Zugang zu zahlreichen Rabattaktionen und Gutscheinen * Regelmäßige Treffen mit den Kolleg:innen, z. B. beim Feierabendbier, Teamevents und der Sommer- und Weihnachtsfeier