Persönliche Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d)

egocentric Systems

DEINE REISE BEGINNT HIER! Die vibe by egocentric Systems ist ein dynamisches und innovatives Unternehmen im Bereich Event Ticketing mit Sitz in Dresden. Wir entwickeln und betreiben eine leistungsstarke Plattform für den Online-Verkauf von Tickets für Veranstaltungen aller Art. Unser junges und engagiertes Team zeichnet sich durch Kreativität, Flexibilität und eine hohe Kundenorientierung aus. Wir suchen zur direkten Unterstützung unseres Geschäftsführers ein proaktives und zuverlässiges Talent,  das mit  Engagement zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs beiträgt. DEINE AUFGABEN * Du bist für die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft verantwortlich * Du planst und koordinierst selbstständig Termine, Meetings und Geschäftsreisen * Du erstellst Präsentationen, Berichte, Protokolle und sonstige Dokumente * Du hast täglich einen Blick auf den Posteingang und -ausgang und übernimmst das Telefonmanagement * Du unterstützt bei der Vorbereitung von Entscheidungen und der Umsetzung von Projekten * Du übernimmst die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern * Du organisierst interne und externe Veranstaltungen DEIN PROFIL * Du besitzt eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (Nice to have: Erfahrung in der Eventbranche oder E-Commerce) * Mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im direkten Umfeld der Geschäftsführung * Du bringst sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen mit (insb. Word, Excel, PowerPoint und Outlook) * Dich zeichnen hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten aus * Du arbeitest selbstständig und strukturiert, auch unter Zeitdruck * Deine Aufgaben erledigst Du zuverlässig und mit einem ausgeprägten Sinn für Prioritäten * Du erledigst professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (schriftlich und mündlich) WARUM WIR? * Lunch-Meal Bonus: Als Teammitglied erhältst Du einen Rabatt auf Deine Mittagsbestellungen. * Rabatte & Tickets: Als Partner vieler Events kommt unser Team in den Genuss exklusiver Tickets, z.B. für DTM, Bausa uvm. * Persönliche Weiterbildung: Ob im Selbststudium über Udemy oder geführte Mentorings über skool, wir unterstützen Dich beim beruflichen und persönlichen Wachstum. * Team Happenings: Ob Feierabendbier oder gemeinsames BBQ, wir feiern den Team Vibe. NOCH EINMAL IM ÜBERBLICK Damit kannst Du besonders bei uns punkten: * Mit Deinem ausgezeichneten Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten behältst Du Deine und wichtige Deadlines der Geschäftsführung im Blick. Für den ein oder anderen proaktiven Reminder lieben Dich Deine Kollegen und Kolleginnen. * Du erledigst professionelle Korrespondenz souverän und weißt auch schwierigen Situationen eine positive Wendung zu geben. * Du bist mit dem Herzen dabei, ohne die Minuten bis zum Feierabend zu zählen.

elexon

DEINE MISSION für die Mobilitätswende und die Unterstützung der Geschäftsführung DEN RÜCKEN FREIHALTEN DURCH EIGENINITIATIVE In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz – Du bist die operative Schaltzentrale, die CEO und dem Vice President den Rücken freihält. Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation:   * Aktive Termin-Regie: Du koordinierst und steuerst die Kalender vorausschauend. Du setzt Prioritäten selbstständig und sorgst dafür, dass wichtige Fokuszeiten gewahrt bleiben. * Ergebnisorientierte Meeting-Vorbereitung: Du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist. * Souveräne Korrespondenz: Du bearbeitest den Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, was sofortige Aufmerksamkeit braucht und was Du direkt erledigst. * Reisemanagement aus einer Hand: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich und behältst Effizienz und Zeitpläne im Blick. * Event-Support mit Weitblick: Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. * Kommunikations-Drehscheibe: Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst Du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung. * Recherche & Entscheidungsvorlagen: Du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf. * Projekt-Organisation: Du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden. * Sicherer Umgang mit Finanzen: Du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge. DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL ORGANISATIONSTALENT MIT MACHER-GEN * Dein Fundament: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL) erfolgreich abgeschlossen. * Deine Erfahrung: Du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast und weißt, wie man den Überblick behält. * Dein Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du denkst mit, siehst was zu tun ist und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert. * Dein Gespür: Du hast ein hervorragendes Gefühl für Dringlichkeit. Du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann – auch wenn es mal trubelig wird. * Deine Kommunikation: Du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift). * Deine Arbeitsweise: Du bist top-organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement. * Deine Tools: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit. ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG   Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns: Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven: Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben. Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise: Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig. Flexibles Arbeiten & Workation: Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation. Unsere besonderen Leistungen für Dich: * Sport & Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness. * Mobilität: Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit Urlaub Du erhältst 30 Tage Urlaub Dog-Friendly Office:  Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.

SQUER

STELLENBESCHREIBUNG Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung. Du hältst den Laden am Laufen, siehst Probleme bevor sie entstehen. Du liebst Struktur – und kannst auch dann Ordnung schaffen, wenn es rund um dich gerade brennt. Gleichzeitig bist du die erste Anlaufstelle im Office und prägst damit maßgeblich, wie sich SQUER für Mitarbeiter*innen und Besucher*innen anfühlt. DEINE AUFGABEN * Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung * Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items * Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz * Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden * Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung – ohne lange Anlaufzeit * Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung * Anpacken, wo es gebraucht wird – auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt DEINE QUALIFIKATIONEN * Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle * Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt * Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion * Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten * Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools – neue Tools lernst du dir selbstständig an * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt DEINE BENEFITS * Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns. * Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 € für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung. * Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht. * Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen – so kannst du deine beste Leistung erbringen. * Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere). * Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren. * Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events – wie unser jährliches SQUER-Offsite – schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst. * Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab. Das überkollektivvertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen € 55.000,– und € 75.000,– auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Angebot richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung.