Teamassistenz (m/w/d) für Büromanagement

Ferngas Netzgesellschaft mbH

IHRE AUFGABEN - VIELSEITIG UND VERANTWORTUNGSVOLL * Eigenverantwortliches Büromanagement für den Standort sowie Übernahme von Verwaltungsaufgaben * Bearbeitung des Schriftverkehrs, Posteingangs sowie Übernahme der Telefonzentrale * Organisation von Veranstaltungen und internen Besprechungen * Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Unterstützung des Teams bei administrativen Prozessen * Schnittstellenfunktion zwischen den Bereichen * Erstellung und Pflege von Präsentationen sowie Kommunikationsmaterialien IHR PROFIL - KOMPETENT UND ENGAGIERT * Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation * Alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. B. Bachelor of Arts im Bereich Office Management oder in einer ähnlichen Studienrichtung * Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position * Versierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sowie Affinität zu digitalen Tools und neuen Medien * Kommunikationsstärke, hohe Serviceorientierung, Organisationstalent und Teamfähigkeit * Ziel- und lösungsorientierter Arbeitsstil, gepaart mit Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft Sie bringen nicht alles mit? Keine Sorge, wir suchen nach Mitarbeitenden, die uns mit ihrer Persönlichkeit überzeugen und motiviert sind. Sprechen Sie uns an! WARUM WIR? * Eine offene, kooperative Unternehmenskultur mit hohem Teamgeist, flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen * Wir bieten eine attraktive Vergütung in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. * Wir fördern Ihre Kompetenzen und bieten Ihnen unter anderem ein attraktives Mitarbeiterprogramm in den Bereichen nachhaltige Mobilität, Gesundheit und Bildung. * Ein modernes Arbeitsumfeld mit sicheren Perspektiven, in dem Teamgeist und respektvoller Umgang großgeschrieben werden, ist uns wichtig.

Raible + Partner

SPANNENDE AUFGABEN IM ÜBERBLICK * Sie arbeiten vorrangig in den Leistungsphasen 6, 7 und 8 gemäß HOAI. Dies betrifft unter anderem die Erstellung und Prüfung von Leistungsverzeichnissen, die Rechnungsprüfung sowie die Kostenverfolgung während der Ausführung in der Leistungsphase 8. * Weiterhin unterstützen Sie in den Planungsphasen 1-5 als Teamassistenz die Projektverantwortlichen mit vorbereitenden und organisatorischen Tätigkeiten, wie z.B. dem Erstellen der Abgabeordner (in elektronischer Form) der jeweiligen Leistungsphasen und arbeiten begleitend und selbstständig aktiv in der Projektabwicklung mit. * Sie übernehmen allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten. * Sie übernehmen die allgemeine Büroorganisation und sind Ansprechpartner/in für alle Belange des Tagesgeschäfts. * Hinzu kommen auch administrative Aufgaben, wir das Organisieren von Bürobedarfsmaterialien und das Vor- und Nachbereiten von Kundenbesprechungen.  VORAUSSETZUNGEN UND FÄHIGKEITEN * Eine Ihrer besonderen Stärken sind Erfahrungen im Büromanagement, optimalerweise haben Sie schon in einem Planungsbüro für technische Gebäudeausrüstung gearbeitet und haben Kenntnisse in einem AVA-Programm, vorzugsweise iTWO. * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, z.B. MS Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams; wünschenswert Grundkenntnisse in MS Project * Ihre Stärke liegt in der Büroorganisation: Sie behalten stets den Überblick, organisieren effizient und sorgen dafür, dass alle Aufgaben reibungslos ablaufen. * Ihre Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau (oder vergleichbar) haben Sie mit Erfolg abgeschlossen und können einschlägige Berufserfahrung vorweisen. UNSER VORTEILS-PAKET * Flexible Arbeitszeiten (Kernarbeitszeit 9 bis 12 Uhr) sowie 1 Tag mobiles Arbeiten pro Woche * Moderne Arbeitsatmosphäre und Büroausstattung * Entfaltungsmöglichkeiten bei der Umsetzung neuer Ideen * Flache Hierarchien, die schnelle Entscheidungen fördern * Klare Strukturen, die ein positives Miteinander schaffen * Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen, die explizit gewünscht und gefördert werden * Betriebliche Altersvorsorge, Jobrad, EGYM Wellpass, betriebliche Krankenversicherung * Unbefristetes Arbeitsverhältnis * Firmenevents

IGES Institut

ÜBER UNS Das IGES Institut ist ein füh­ren­des, pri­vat­wirt­schaft­li­ches For­schungs- und Be­ra­tungs­in­sti­tut für Fra­gen eu­ro­pä­ischer Ge­sund­heits­sys­te­me, des Markt­zu­gangs so­wie der Ge­sund­heits­ver­sor­gung in Deutsch­land und bil­det den Kern der IGES Grup­pe. Ins­ge­samt be­schäf­tigt die IGES Grup­pe rund 200 Ex­per­tin­nen und Ex­per­ten aus den Fach­rich­tun­gen Me­di­zin, Wirt­schafts­wis­sen­schaf­ten, Na­tur- und So­zi­al­wis­sen­schaf­ten, Phar­ma­zie, Sta­tis­tik und In­for­ma­tik. Zur IGES Grup­pe gehören Un­ter­neh­men an Stand­or­ten in sechs Län­dern Eu­ro­pas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint. Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche). IHRE AUFGABEN * Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität * Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS * Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten) * Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen * Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc. * Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events IHRE QUALIFIKATION * Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium) * Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf) * Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen * Gute Kenntnisse der MS Office-Programme * Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management Systemen von Vorteil * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise * Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit UNSER ANGEBOT * Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit  * Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur * Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung * Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten KONTAKTINFORMATION Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Walter unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.