Project Manager (m/f/d)

netzstrategen

DEINE AUFGABEN Du suchst ein digitales Zuhause für deine Zahlen-Expertise, in dem deine Erfahrung wirklich Gewicht hat? In vielen Unternehmen läuft die Buchhaltung im Hintergrund mit – bei uns ist sie das Cockpit der Unternehmenssteuerung. Wir suchen keinen Sachbearbeiter, sondern einen Sparringspartner. Als Buchhalter & Zahlen-Stratege (m/w/d) schaffst du bei uns Struktur sowie Transparenz und arbeitest direkt auf Augenhöhe. Du schätzt die Präzision einer sauberen Buchführung, denkst aber gleichzeitig unternehmerisch mit. In einem Umfeld, das auf Vertrauen und modernen Tools basiert, übernimmst du die volle Verantwortung für unsere Zahlenbasis und gestaltest unsere Prozesse proaktiv mit – ohne Papierchaos, dafür mit viel Raum für Eigeninitiative. Das machst du bei uns: * Zentrale Verantwortung - Du übernimmst eine Schlüsselrolle in unserem Rechnungswesen und führst alle Buchungen eigenverantwortlich in DATEV Rechnungswesen durch. * Management-Support - Du sorgst dafür, dass die Geschäftsführung die Unternehmenszahlen jederzeit transparent im Blick behalten kann. * Rechnungsmanagement - Du steuerst den Workflow der Eingangs- und Ausgangsrechnungen. * Finanzkontrolle - Du verantwortest die  Abwicklung des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens. * Büroorganisation - Du koordinierst die administrativen Abläufe und behältst dabei unser Vertragswesen stets im Blick. DEINE ERFAHRUNGEN Das solltest du mitbringen: * Kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft/Verwaltung * Fundierte Kenntnisse sowie mehrjährige Praxiserfahrung in der Buchhaltung mit DATEV * Erfahrungen in der Einrichtung eines Kostenstellen-Systems sind ein großes Plus * Selbstständige, strukturierte und analytische Arbeitsweise * Hohe Verlässlichkeit gepaart mit echtem Teamgeist UNSERE WERKZEUGE Mit diesen Werkzeugen solltest du dich auskennen: * Sicherer Umgang im DATEV-Ökosystem (DATEV Rechnungswesen, Unternehmen Online sowie Kosten- und Leistungsrechnung) * Sicherer Umgang mit Tabellen- und Schreibtools (Excel, Word, Google Spreadsheets…) Außerdem wirst du unter anderem mit den folgenden Tools arbeiten: Google Workspace, ASANA, Billomat, Mite, Slack, Notion und Personio. DEIN E KOLLEG:INNEN Mit diesen Leuten wirst Du es am meisten zu tun haben: * Zahlen- und Admin Strategen * Projektmanager * Koordinatoren unserer einzelnen Disziplinen und der Brands (Marketing Monsters, makers99, Content Carl, hallo.digital), da wir auch für diese die Buchhaltung übernehmen UNSER VERSPRECHEN Was wir täglich leben und an unserer Arbeit lieben: * Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten sind Teil unserer DNA. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind für uns absolut selbstverständlich – wir sehen unsere Arbeit als einen sehr wichtigen Teil des Lebens. Aber eben nur als Teil, der flexibel zum Rest passen soll. * Du findest bei uns ein Set an Werten, das wir tagtäglich leben und lieben. * Wir sind ein buntes internationales Team, voller digitaler Enthusiast:innen, die für ihre Themen brennen – so wie du es tust. * Mentor:innen sorgen für eine gute Einarbeitung und geben regelmäßiges Feedback. Da wir uns ständig weiter verändern und versuchen jeden Tag ein bisschen besser zu werden, wünschen wir uns das auch umgekehrt. Bringe gerne Ideen ein und sage uns, wenn wir mal daneben liegen und was wir besser machen können. * Es gibt frisches Obst, Kaffee und Softdrinks in allen Büros. Außerdem treffen wir uns regelmäßig zum gemeinsamen Mittagessen. * Gemeinsamkeit ist uns wichtig: Wir treffen uns für Teamaktivitäten und zu gemeinsamen Workshops abwechselnd in unseren Büros in Karlsruhe und Barcelona - sowie natürlich auch virtuell. * Du bildest dich gerne weiter und wir unterstützen das gerne – mit Sprachkursen, Konferenzbesuchen und weiteren Qualifikationen. Aber auch hier gilt: Nur wer proaktiv ist, kann davon profitieren. Also sprich mit uns, was du gerne machen möchtest. * Wir sind tierlieb: Hunde können nach einem Kennenlernen mit ins Büro gebracht werden. * Wir achten darauf, dass du unter besten Voraussetzungen arbeiten kannst: Handyvertrag, die passende Hardware, Bahncard oder Jobrad – läuft und fährt bei uns!

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DEINE AUFGABEN Du hältst den Laden am Laufen – und das ist keine Kleinigkeit. Hinter jedem gut funktionierenden Unternehmen steckt jemand, der die Dinge wirklich im Griff hat: Wer bestellt die Hardware, bevor sie jemand dringend braucht? Wer hat den Überblick über Versicherungen und Verträge? Wer sorgt dafür, dass Rechnungen raus sind und das Büro stets in Schuss? Bei uns bist du diese Person – und du bekommst dafür den Raum, den du verdienst. Als Office & Operations Stratege (m/w/d) übernimmst du die operative Verantwortung für unser Büroumfeld und unsere internen Prozesse. Du arbeitest selbstständig, erkennst Handlungsbedarf bevor andere ihn sehen, und bringst Struktur in Bereiche, die sonst gerne im Hintergrund verschwinden. Das machst du bei uns: * Ausgangsrechnungen – Gemeinsam mit den Projektmanagern stellst du sicher, dass Rechnungen inhaltlich korrekt, buchhalterisch sauber und pünktlich beim Kunden ankommen. In Billomat prüfst du den Zahlungseingang und erstellst bei Bedarf Mahnungen. * Verträge & laufende Kosten – Du behältst unsere laufenden Verträge im Blick: Telekommunikation (Mobilfunk & Festnetz), Kfz-Versicherungen und Stromverträge. Dazu prüfst du die Nebenkostenabrechnungen unseres Vermieters und klärst bei Bedarf direkt mit den jeweiligen Anbietern. * Beschaffung von Verbrauchsmaterial & Hardware – Von Kaffee bis zum neuen Laptop: Du erkennst Bedarf, beschaffst bedarfsgerecht und koordinierst die sinnvolle Ausstattung aller Mitarbeitenden. * Allgemeine Büroorganisation – Du behältst administrative Abläufe im Blick, erkennst Optimierungsbedarf und gestaltest Prozesse aktiv mit – ohne dass jemand fragen muss. DEINE ERFAHRUNGEN Das solltest du mitbringen: * Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Assistenz oder in einer operativen Verwaltungsrolle * Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise – du wartest nicht auf Ansagen, sondern handelst proaktiv * Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern, Lieferanten und Vertragspartnern * Grundverständnis für Rechnungsstellung und kaufmännische Abläufe * Verlässlichkeit und Diskretion – du weißt, dass Vertrauen die Basis für diese Rolle ist * Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift UNSERE WERKZEUGE Mit diesen Tools wirst du arbeiten: * Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) – unser tägliches Arbeitswerkzeug * Slack – für die interne Kommunikation im Team * Asana – für Aufgabenmanagement und Projektübersicht * Notion – für Dokumentation und interne Wissensbasis * Billomat oder vergleichbare Rechnungssoftware – für das Ausgangsrechnungsmanagement * Personio – für HR-relevante Abläufe DEIN E KOLLEG:INNEN Mit wem du es zu tun haben wirst: * Unser Zahlen- & Admin-Team – deine engsten Verbündeten im operativen Alltag * Projektmanager:innen und Koordinator:innen unserer Disziplinen * Geschäftsführung – für alle Themen, die Entscheidungen erfordern * Externe Dienstleister: Versicherungsmakler, Telekommunikationsanbieter, Hardwarelieferanten

One Productivity Group

JOB DESCRIPTION About Kapaya Most organizations do not struggle with ambition. They struggle with execution. Processes become fragmented, systems do not connect in the right way, and important work often depends on too many manual steps, unclear ownership and inconsistent follow-through. That is where Kapaya comes in. We help organizations improve how work gets done by designing better operational structures, implementing smarter workflows and making sure projects and processes actually land in practice. Using tools such as Airtable, Make and other workflow technologies, we help customers move from complexity to clarity. Kapaya is part of One Productivity Group, a pan-European group focused on improving how organizations operate. Across our brands, consulting, technology and execution come together to create better workflows, stronger collaboration and more scalable operations. About the role This role is for someone who enjoys bringing structure, clarity and momentum into complex customer projects. As a Project Manager, you are responsible for helping projects move forward in a clear and organized way. You keep track of priorities, stakeholders, planning and deliverables, while making sure the right people stay aligned and the work keeps moving. The starting point is often an environment where multiple teams, systems and dependencies come together, and where progress depends on strong coordination and practical decision-making. The role combines project ownership, customer communication, implementation support and operational oversight. It moves between aligning stakeholders, managing timelines, supporting delivery teams and helping customers translate plans into execution. It is hands-on, client-facing and focused on making sure projects do not just start well, but also land successfully in practice. YOUR MISSION What the role involves • Managing customer projects from kickoff to delivery, with clear ownership over scope, timelines and coordination • Keeping stakeholders aligned across customers, internal teams and external partners where relevant • Turning project goals into concrete plans, clear next steps and well-structured follow-up • Monitoring progress, dependencies, risks and priorities throughout the project lifecycle • Supporting implementation projects involving workflows, systems and process improvements • Working closely with consultants, technical colleagues and commercial teams to keep delivery aligned and realistic • Leading customer meetings, status updates and working sessions in a clear and confident way • Helping customers navigate decisions, remove blockers and maintain momentum throughout the project • Identifying where additional structure, communication or process improvements are needed to support delivery • Contributing to better project standards, templates and delivery approaches across the team YOUR PROFILE What makes a strong fit • Several years of experience in project management, implementation, operations or a related client-facing role • Experience working in consulting, digital projects, workflow tooling, SaaS or process improvement environments is a strong advantage • Experience with sprint-based ways of working and agile delivery methods is a plus • Strong organizational skills and the ability to keep multiple workstreams moving at the same time • A structured, proactive and reliable way of working • Confidence in managing customer communication and aligning different stakeholders • The ability to bring calm, clarity and direction into dynamic or fast-moving environments • Strong communication skills, with the ability to explain things clearly and keep people aligned • A practical mindset with attention to detail and follow-through • Fluent German and English, both spoken and written • Dutch and French are a plus, but not required • Interest in digital workflows, systems, process optimization and operational improvement What makes this role interesting Many project management roles focus mainly on planning and reporting. This role goes further. It involves working closely with customers, helping shape how projects move in practice and making sure implementation actually lands in a useful and sustainable way. The impact is visible. Not in slide decks, but in projects that keep moving, stakeholders that stay aligned and solutions that are delivered in a way that truly works for the customer. WHY ONE PRODUCTIVITY GROUP? What One Productivity Group offers • A role with real ownership and direct impact on customer success and delivery quality • The opportunity to work on meaningful workflow, implementation and process improvement projects • A flexible setup, remote, hybrid or from one of our office locations • A professional onboarding and strong on-the-job learning environment • Regular coaching, feedback and development opportunities • A team that combines high standards with a collaborative and down-to-earth way of working • Room to bring in ideas, improve how projects are delivered and contribute beyond the core role • A digital-first work culture with flexibility and trust • High-quality equipment for both office and remote work About One Productivity Group One Productivity Group is a fast-growing pan-European group focused on helping organizations improve the way they work. Across our brands, consulting, technology and execution come together to create better workflows, stronger collaboration and more scalable operations. We hire across Europe and work across multiple countries, including Germany, the Netherlands, Switzerland, France and Sweden. Our people work from offices in Berlin, Hamburg, Rotterdam, Paris and Stockholm, or fully remotely. This gives us the flexibility to bring together the right talent across markets while staying connected through shared standards, close collaboration and a strong team culture. There is a shared culture of ownership, curiosity and continuous improvement. New ideas are welcomed, people are trusted to take responsibility, and development is taken seriously. CONTACT OPG One Productivity Group GmbH Patrick A. Lorenz Straßburger Straße 18 10405 Berlin