Assistenz im Catering- und Seminarmanagement (w/m/x) /Minijob

ASZ GmbH & Co. KG

DER AUFGABENBEREICH * Du organisierst die Verpflegung im Vorfeld der Seminare eigenständig * Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (z.B. Bestuhlung, Unterlagen, Aufräumen) * Während der Seminare sorgst du für einen reibungslosen Ablauf des Caterings * Du bist zuständig für die Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsgütern im Rahmen des Caterings WAS WIR UNS WÜNSCHEN * Du bist ein Organisations- und Multitaskingtalent * Du hast einen hohen Anspruch an die Qualität deiner Arbeit und besitzt einen Blick für das Wesentliche * Du überzeugst durch eine ausgeprägte Hands-On-Mentalität und eine hohe Motivation * Du besitzt einen Führerschein der Klasse B DAS BIETEN WIR * Faire Vergütung  * Angenehmes Arbeitsumfeld INTERESSE GEWECKT? Emma-Lee Görke (0171 - 3548773) freut sich über deine Bewerbung, vorzugsweise über das Bewerbungsformular oder per E-Mail (jobs@asz-gmbh.de). Gerne kannst du auch dein LinkedIn-Profil mit uns teilen.

Tamaja

IHRE KERNAUFGABEN Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken frei und denkt dabei aktiv mit. Die verantwortliche Person unterstützt die operative Koordination des Tagesgeschäfts, bereitet komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig laufen. Gleichzeitig ist die Rolle echter Knotenpunkt zwischen Leitungsebene, Mitarbeitenden, Auftraggebenden und weiteren Beteiligten – diskret, verlässlich und mit dem nötigen Überblick.    Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen. Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise. Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil derselben Verantwortung. * Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele und Aufträge  * Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung * Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen * Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte * Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering) * Protokollführung und Nachbereitung von Terminen * Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet * Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber * Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung * Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrative wie inhaltliche Unterlagen für Vergabeverfahren * Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen * Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften * Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten * Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen * Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen * Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten DARUM PASSEN SIE ZU UNS * Sie freuen sich auf eine sinnvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld * Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung * sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Referentin/Referent oder Office Management mit inhaltlicher Zuarbeit * Sie haben bereits Erfahrungen in organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten * Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und empathische Persönlichkeit mit hoher Motivation und Begeisterung für zivilgesellschaftliches Engagement, interkultureller Kompetenz sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Selbstreflexion * Sie haben solide Kommunikationsfähigkeiten, gepflegte Umgangsformen sowie ein hohes Maß an Selbständigkeit, Organisationstalent und Proaktivität * Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal * Sie pflegen einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien * Sie weisen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag vor * Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind verhandlungssicher * Sie bringen gute EDV-Anwenderkenntnisse mit * Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil DARUM PASSEN WIR ZU IHNEN * Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen * Familienfreundliche Unternehmenskultur * Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege * Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten * Unternehmenseigene transparente Vergütungsstruktur * Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen * Monatliche KI-Pauschale  * Kostenübernahme des Deutschland-Tickets * 32 Tage Jahresurlaub * Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut * Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge SO FINDEN WIR ZUSAMMEN Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen Orientierung oder körperlichen Verfassung. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.

reisetopia

INTRO Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können. Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann.  Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt. DEINE AUFGABEN BEI REISETOPIA reisetopia ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – entsprechend braucht es in dieser Position vor allem ein gutes Auge für Zahlen, Struktur und Prozesse.  Im Fokus Deiner Tätigkeit stehen dabei: Buchhaltung & Finanzadministration * Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev * Tägliches Monitoring unserer Bankkonten und Zahlungseingänge sowie Pflege unserer Liquiditätsplanung * Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen * Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO * Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team Office Management & Unternehmensadministration * Organisation von Events und internen Team-Anlässen * Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro-/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance-Themen im Office * Pflege interner Unternehmensseiten (u. a. „Über uns", Onboarding- und Mitarbeiterseiten) sowie unserer internen Notion-Wissensdatenbank * Sicherstellung regelmäßiger Backups unternehmensrelevanter Daten * Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen, damit sich Kolleg:innen im Alltag eigenständig zurechtfinden CEO Support * Ausgefeiltes Kalendermanagement für unseren Geschäftsführer Moritz * Vorbereitung von Präsentationen für interne Formate wie unser vierteljährliches Company Update oder Management-Meetings * Unterstützung bei allgemeinen Projekten zur Unternehmensentwicklung Neben den genannten Aufgaben gehören auch projektbezogene Themen zu Deinem Tätigkeitsbereich, die für Abwechslung sorgen und gleichzeitig zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen. Wir suchen eine Person, die gerne Verantwortung übernimmt, Projekte eigenständig steuert und dabei den Überblick über ein vielfältiges Aufgabenfeld behält. DAS ERWARTEN WIR VON DIR Das zeichnet Dich für diese Position besonders aus: * Große Lust, dich schnell und selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und stetig dazuzulernen * Ein gutes Auge für Zahlen und Daten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent, mit dem Du auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst * Idealerweise Erfahrung im (Projekt-)Management oder die Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und voranzutreiben * Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, um Dich in einem dynamischen und wachsenden Umfeld schnell zurechtzufinden * Interesse an Buchhaltungs- und Finanzthemen; erste Erfahrung in der (vorbereitenden) Buchhaltung ist von Vorteil * Sicherer Umgang mit Excel; Vorkenntnisse in Datev, Teams und Notion sind ein Plus, aber kein Muss * Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Unternehmensdaten * Hervorragende Deutschkenntnisse sowie mindestens gute Englischkenntnisse * Wünschenswert: Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation * Ein zusätzliches Plus: Erfahrung in einer Assistenz-, Buchhaltungs- oder Office-Management-Rolle sowie Interesse an Finanzen und (Luxus-)Reisen Grundlegend für alle Stellen gilt bei uns ein Fokus auf Teamarbeit, Spaß an der Sache und Proaktivität. Wir schätzen neue Ideen und fordern Dich bei Deiner Arbeit täglich heraus. DAS ERWARTET DICH BEI REISETOPIA Inmitten der Hauptstadtmetropole bieten wir Dir ein junges und agiles Arbeitsumfeld. Als Kernelemente der DNA von reisetopia gestalten flexible Arbeitszeiten und Optionen für Home oder Travel Office den Arbeitsalltag besonders dynamisch. Für diese Position liegt das Jahresgehalt zwischen 30.000,00 Euro und 40.000,00 Euro brutto, abhängig von Deiner Erfahrung und Qualifikation. Die Stelle ist dem Mid- bis Senior-Level zugeordnet. Wir bieten eine Menge für deinen Einsatz - von einmaligen Teamtrips und außergewöhnlichen Teamevents bis hin zu einmaligen Aufstiegsmöglichkeiten in einem rasant wachsendem Unternehmen. Wir empfangen Dich in einer familiären Atmosphäre und bieten eine ganze Reihe an Add-ons, die Deinen Arbeitsalltag verschönern: * Beste Arbeitsbedingungen in unserem Büro in der Nähe vom am Potsdamer Platz * Deutschlandticket Job oder Job Rad * Mittagsessenzuschuss und monatliches Catering * Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten in Höhe von 500 Euro im Jahr * Kostenfreier Barista-Kaffee sowie verschiedene Kaltgetränke * Snacks und frisches Obst * Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege * Möglichkeiten eigene Projekte umzusetzen * Cashback für Buchung über suitespot * Moderne und einfache Zeiterfassung mit voller Flexibilität * Aktive Unterstützung durch kostenlose und anonyme Coachings zur Verbesserung der mentalen Gesundheit * Zuschuss zu Deiner Urban Sports Club-Mitgliedschaft * Exklusive Mitarbeiterrabatte für Shopping, Reisen und vieles mehr Damit Du unser Produkt auch persönlich kennenlernst, gibt es für Dich zusätzlich zum Start ein kostenloses Wochenende mit reisetopia Hotels Vorteilen im Waldorf Astoria Berlin! Bereit Deine Reise zu beginnen? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, in der Du uns zeigst, warum gerade Du perfekt in unser ambitioniertes Team passt!