Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Satellite Office

IHRE AUFGABEN * Typische Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz innerhalb des Unternehmens, mit Geschäftspartnern, Kunden, persönlichen Kontakten per Mail, Brief und Telefon; Priorisierung und Weiterleitung der Info. * Telefonmanagement u. -koordination * Terminkoordinierung sämtlicher Pendenzen * Reisemanagement; Geschäftsreisen, Urlaube mit Buchungen wie Flüge, Hotels und Mietwagen * Veranstaltungsplanung mit Recherche von Daten, Fakten und Referenzen zur Vorbereitung auf Penals, Messen, Speaches, Workshops, Konferenzen und Events * Erstellen von Präsentationen, Berichten, Dokumenten und Aktualisierung der Datenbanken * Prüfung der Eingangsrechnungen, Rechnungsvorbereitung * Datenmanagement; Datenerfassung und -pflege, Forecasttabellen,  * Adressenmanagement von Kontakten und VIPs * Koordination und Umsetzung von Projekten, Recherchen, Zeitmanagement und Monitoring * Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterial * KFZ-Management der Firmenfahrzeuge in allen Belangen * Kundenansprechpartner, soweit es die GF betrifft * Immobilienverwaltung mit Terminierungen, HV-Kontakt * Unterstützung bei allen Angelegenheiten im Alltag IHR PROFIL * Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder ähnlich * Erfahrung und Kenntnisse im Reisemanagement * Einsatzbereitschaft und Motivation für die Arbeitsaufgaben, * Teamfähigkeit, * Erfahrung im Umgang mit Geschäftspartnern, * angemessene Umgangsformen, * Zuverlässigkeit und persönliche Integrität, * hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Kenntnisse in Englisch * Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, * Organisationsvermögen, * Gewissenhaftigkeit, * Flexibilität und Belastbarkeit, * Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit. WARUM WIR? * attraktive Vergütung, sowie nach einem Jahr Zugehörigkeit wahlweise Bonuszahlung oder weitere Benefits (Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Jobbike) * garantierte Sofort-Benefits: ÖPV-Ticket, Verzehr-Gutscheine, Heiß- und Kaltgetränke, frisches Obst, auf Wunsch vermögenswirksame Leistungen * 28 Urlaubstage in den ersten beiden Jahren, ab dem dritten Jahr 30 Urlaubstage * Entwicklungschancen in einem expandierenden, aufstrebenden Unternehmen mit Weiterbildungsmöglichkeiten * perfekte Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel * jährliche Mitarbeiterevents
 * …und als absolutes Highlight bekommst du die besten KollegInnen in town!

SYNO Consulting Group AG

SYNO - DEIN NEUER ARBEITGEBER! Die SYNO ist Experte für ITK und Digitalisierung. Mit über 20 Jahren Markterfahrung bündeln wir unsere Kompetenzen in den Bereichen Telekommunikation, Vernetzung & IT sowie Cloud Services.    Zur Unterstützung unseres Vorstands am Standort Hamburg suchen wir einen:   ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG (m/w/d)   in Vollzeit (40 Stunden / Woche) DEINE AUFGABEN: * Du unterstützt die Geschäftsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, angefangen von der Abwicklung von Korrespondenzen, der Terminkoordination, der Reiseplanung und dem Vertrags- sowie Ablagemanagement. * In Deiner Rolle unterstützt Du die Geschäftsleitung, indem du strategische Entscheidungen vorbereitest und fundierte Analysen sowie Präsentationen erstellst. * Du betreust eigenverantwortlich Deine persönlichen Projekte und wirkst zudem an unternehmensweiten Projekten mit, wie z.B. mit Themen aus dem Bereich Kundenbindung, Marktbeobachtung sowie Pflege von Carriern und kommunizierst dabei professionell mit Dienstleistern, Partnern und Kunden. * Du bist verantwortlich für Recherche- und Analyseaufgaben, um die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen zu unterstützen. * Komplexe Informationen verdichtest Du so, dass die Geschäftsleitung schnell einen klaren Überblick erhält. * Als zentrale Schnittstelle stellst Du sicher, dass die Kommunikation zwischen Geschäftsleitung und Fachbereichen reibungslos funktioniert. * Vertrauliche Sonderthemen bearbeitest Du mit hoher Diskretion und unterstützt die Geschäftsleitung bei sensiblen oder strategisch wichtigen Aufgaben. WAS DU MITBRINGST: * Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss. * Du kannst Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Verwaltungsmanagement oder in einer ähnlichen Position vorweisen, gerne in der Telekommunikationsbranche. * Du zeichnest Dich durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, strukturierte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Kundenorientierung aus. * Du verfügst über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und kannst in einem dynamischen Umfeld flexibel agieren. * Wir erwarten ein professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Partnern. * Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich. * Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie exzellente und verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Dein Profil ab. Weitere Sprachkenntnisse (English) sind von Vorteil. * Mit ersten Erfahrungen in Scrum, Agile, Design Thinking und/oder Lean Management setzt Du wertvolle Akzente und vervollständigst Dein Profil WAS DU ERWARTEN KANNST: * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. * Ein großartiges und mehrfach ausgezeichnetes Kollegenteam und einen Arbeitgeber mit einer open door policy. * Flexible Arbeitszeiten an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. * Möglichkeit zum Homeoffice nach Bestehen der Probezeit. * Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten sowie individuelle Karriereoptionen. * Ein einzigartiges Mitarbeiter-Benefit-System sowie eine gesunde Unternehmenskultur. * Ein betriebliches Gesundheitsprogramm mit individuellem Gesundheitsbudget (im ersten Jahr der Beschäftigung in Höhe von 900 EUR). * Jobrad, SYNO-Mitarbeiter-Rabatte (bei über 500 Online-Shops) und weitere Zuschüsse. * Du erhältst bei uns einen individuellen Onboarding-Plan und eine Übersicht Deiner persönlichen Aufgabenbereiche, sodass Du mit der Zeit zum Experten in Deinem Fachbereich wirst. * Regelmäßige Firmenevents. WIR HABEN EIN MATCH? Du fühlst Dich angesprochen? Perfekt, dann bewirb Dich gleich online und werde Teil der SYNO Success Story. Wir freuen uns auf Dich.   Für weitere Fragen steht Dir gerne Herr Jörn Kuchenbecker, Leiter Personalwesen, zur Verfügung. Telefon: 040-524 700 618 oder E-Mail: karriere(at)syno.ag.

genetikum

WAS WIR BIETEN Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager bzw. Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung bevorzugt mit Weiterbildung zum Fachwirt/Betriebswirt oder Vergleichbares und mit mind. zwei Jahren Berufserfahrung in Teilzeit (ca. 20 Stunden). Wir bieten: * Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Einblick in zentrale Unternehmensprozesse und -entscheidungen mit Raum für Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung  * Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit einem jungen motivierten Team, in einer modernen Arbeitsumgebung und mit einer langfristigen beruflichen Perspektive und leistungsgerechter Vergütung * Flexible Arbeitszeitmodelle  * Zusatzleistungen wie kostengünstiges Mittagessen, kostenfreie Getränke und Parkplätze, Sportangebote wie Wellpass, JobRad, Teamevents  WAS WIR ERWARTEN * Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Assistenz der Geschäftsführung sowie den Bereichsleitern bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie und Prozessgestaltung * Verantwortung und Umsetzung ESG-Reporting  * Unterstützung bei Antragsstellungen im Rahmen von Arzteinstellungsverfahren u. ä. * Planung, Buchung und Organisation von Dienstreisen * Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft * Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Arbeitssicherheit  * Gebäudemanagement und Koordination * Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein * Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative mit ausgeprägtem Organisationstalent * Gute konzeptionelle Fähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise * Offenheit für den Einsatz von KI-gestützten Tools und modernen digitalen Arbeitsmethoden * Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1) PROFIL * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position * Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Teams) ANSPRECHPARTNER Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Referenzen), die Sie uns bitte an karriere@genetikum.de senden. Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Laura von der Heyden und Dr. Manuel Lüdeke unter 0731-14610-0 zur Verfügung.