Office Manager

Fourvenues

FOURVENUES Fourvenues is a tech platform born from within the entertainment industry, which gives it a first-hand understanding of what venues actually need to run their business. The platform brings everything under one roof: online ticket sales, guest list management, VIP reservations, a fully integrated POS system for the bar and box office, real-time capacity tracking, and a built-in CRM to truly understand your audience.  What makes it stand out is how it connects all these touchpoints, from the moment someone buys a ticket to what they spend at the bar, generating cross-referenced data that lets owners see exactly which events perform best, which customer profiles spend the most, which promoters actually deliver, and where money is being left on the table.  The result: smarter decisions, less manual work, tighter control over the business, and a smoother experience for both staff and guests. WHAT YOU'LL BE DOING Office Operations & Administration * Act as the main point of contact for office-related administrative matters, including processing payments, invoices and supplier orders. * Manage office budget and supply inventory across locations, ensuring timely orders and cost efficiency. * Coordinate with external vendors (cleaning, catering, security, maintenance) to keep the Valencia and Madrid offices running smoothly. * Ensure the Ibiza and Miami coworking spaces are properly set up, stocked and functioning as needed, coordinating remotely with local providers and points of contact. * Quickly identify and resolve day-to-day facility issues across all locations, escalating where needed. * Support the logistics of new joiners' first day and onboarding experience (equipment, workspace, welcome touches). Fleet & Accommodation Management * Manage the company car fleet, including contracts, maintenance, etc. * Ensure fleet compliance with legal and safety requirements across all applicable locations. * Manage company flats, including maintenance and restock. * Act as the main point of contact for employees using company vehicles or flats, resolving issues promptly. * Track and control budget associated with fleet and accommodation, flagging cost or renewal opportunities. Events & Culture Support * Support the execution of major company events planned by the Culture team (e.g. Summer and Winter parties, leadership summits), owning logistics, suppliers and on-the-day delivery. * Support the execution of the monthly Company’s All Hands * Partner with the Culture Team to bring regular in-office activities to life, boosting engagement, attendance and a positive work environment. * Help translate Fourvenues' culture and values into the physical office experience. People Experience & Employee Support * Serve as an accessible, everyday point of contact for employees on workplace and office-related questions. * Support the rollout of wellbeing and engagement initiatives designed by the Culture team, ensuring smooth on-the-ground delivery. * Help keep employees informed on practical, day-to-day matters, in coordination with the Culture Team and VP of People. * Gather informal feedback on the office and workplace experience and flag improvement opportunities. Stakeholder & Vendor Management * Act as the bridge between senior leadership, employees and external providers on workplace matters. * Negotiate and manage relationships with office, fleet and accommodation vendors and service providers across all locations. * Ensure consistency of workplace experience and standards across Valencia, Madrid, Ibiza and Miami. * Ensure all our offices comply with local regulations and Health & Safety standards. YOUR PROFILE * Proven experience in an Office Management, Workplace, or Events role. * Experience supporting or executing company events, ideally end to end (logistics, suppliers, on-the-day delivery). * Experience managing budgets and external vendors or suppliers. * Comfortable coordinating remote locations without requiring regular on-site presence. * Strong organisational and planning skills, with the ability to multi-task and prioritise under pressure. * Excellent written and verbal communication skills. * Languages: Spanish and English are mandatory, any other language is a plus. Personal Skills * Proactive, hands-on "can-do" attitude; comfortable working autonomously in a fast-paced environment. * Highly organised, with strong attention to detail and follow-through. * Ability to multi-task and prioritise effectively under pressure. * Strong stakeholder management, from senior leadership to external providers. * High discretion and reliability, given regular exposure to employees and leadership. * Comfortable operating with autonomy and accountability in a fast-paced, scaling environment. WE VALUE * Experience managing a company car fleet and/or employee accommodation. * Background in a fast-paced, multi-location scaleup environment. * Experience partnering with Culture, People, or Internal Communications functions. * A creative mind, with a track record of suggesting and implementing improvements to the workplace experience. WHY US? * Competitive compensation aligned with the role and level of responsibility. * Full-time, on-site role at the heart of our Valencia HQ office. * A dynamic People Team environment with real ownership over the workplace experience. * Culture of wellbeing and high performance, including private health insurance, additional vacation days, and modern offices designed for collaboration. * High-impact internal experiences and events that strengthen cohesion, professional growth, and a strong sense of belonging. * Language classes and flexible benefits tailored to your personal and professional needs.

Vecttor

¿QUIÉN SOMOS? Somos Vecttor, la mayor compañía de gestión de flotas del Grupo Cabify. Gestionamos directamente más de 4.000 drivers y 3.000 vehículos, ayudando a transformar la forma en la que nos movemos en ciudades como Madrid, Barcelona, Sevilla y Valencia. En Vecttor creemos en una nueva movilidad urbana: menos coches privados, vehículos más sostenibles y rutas más eficientes. ¿QUÉ BUSCAMOS? Acompañar la estrategia del área de People de la región, garantizando la excelencia operativa en la ciudad en todos los procesos relacionados con selección, formación, desarrollo, ADM, NOM & Rewards, PRL, CA & MA, RRLL y ATC. Esta función debe realizarse apoyándose en estas actividades: - Coordinar con el equipo regional de People Driver Acquisition y People Driver Training & Dev la ejecución de los procesos de adquisición de drivers, formación y desarrollo. - Ejecutar de forma presencial el onboarding, las acciones del plan formativo y las iniciativas de desarrollo y eventos para conductores, impulsando su integración, productividad y retención. - Asegurar, en coordinación con el área global, la correcta ejecución de los procesos de alta y baja, realizando entrevistas de salida y garantizando una experiencia alineada con los valores y cultura de Vecttor. - Llevar a cabo el control de carga de de datos y revisión de desviaciones ausencias y permisos de los drivers de la ciudad. - Supervisar y controlar el absentismo, analizando causas y ejecutando acciones de seguimiento y reducción en coordinación con las áreas responsables. - Asistir a los comités de seguridad y salud, garantizando el cumplimiento de las políticas del servicio de prevención mancomunado y promoviendo un entorno de trabajo seguro. - Gestionar y apoyar las relaciones colectivas, actuando como el referente local en actividades sindicales en coordinación con el área global. - Garantizar la ejecución correcta de los procesos clave de People para cumplir con los KPIs/North Star Metrics, como el NPS, rotación, absentismo, dimensionamiento de la ciudad etc. REQUISITOS * Licenciatura o Grado en Relaciones Laborales, Derecho, Psicología, Sociología, pedagogía o similar. * Máster en Dirección y Gestión de RRHH, RRLL o similar (valorable). * Orientación a objetivos, con visión analítica y estratégica de RRHH, persona resolutiva y con facilidad y flexibilidad para adaptarse a entornos dinámicos con alto volumen de procesos. * Coordinación de proyectos y habilidades comunicativas y de negociación. Experiencia mínima de 3 años como Generalista de RRHH realizando funciones de: * Apoyo y resolución de dudas en cuanto a normativa laboral, nóminas, seguridad social etc. * Conocimientos de base legal * Apoyo en la gestión de relaciones sindicales.  * Reclutamiento y selección. * Gestión de los procesos de onboarding y formación continua. ¿POR QUÉ ELEGIR VECTTOR? * Un proyecto donde poder desarrollar tu carrera profesional en una gran compañía y sector. * Contrato indefinido. * Salario emocional que incluye: Conciliación, Bienestar, Flexisalary y Happy Office. Esta propuesta de beneficios busca hacer de tu día a día más motivador, equitativo y alineado con tu crecimiento.

Northmill Bank AB

Northmill Bank är en svensk utmanarbank som är dedikerad till att förändra och förbättra sättet vi hanterar och skyddar vår ekonomi. Vi skapar en modern bankupplevelse – digital yet personal – där teknik och mänsklig interaktion går hand i hand. Vårt huvudkontor ligger i centrala Stockholm, i fina och moderna lokaler som speglar den kvalitet, energi och professionalism vi vill stå för. Kontoret är en viktig del av vår identitet – en plats där människor möts, samarbetar och trivs. Som Office Manager har du en central roll i att skapa en inspirerande, välfungerande och levande arbetsmiljö. Ta chansen att bli en del av vår resa och var med och forma kulturen på Northmill. Om rollen Vi söker nu en Office Manager som vill vara med och skapa en arbetsplats som människor längtar till. En person som får vardagen att fungera smidigt, detaljerna att sitta och kulturen att leva – varje dag. Det här är en roll för dig som gillar kombinationen av struktur och energi. Du ser till att det praktiska alltid fungerar, samtidigt som du aktivt bidrar till att bygga en stark kultur och skapa möten mellan människor som gör skillnad. Du kommer att arbeta nära Head of People och vara en nyckelperson i att skapa en workplace experience i toppklass. Vad du kommer att göra Säkerställa att kontoret alltid är i toppskick. Ha koll på allt från kaffe till konferensrum. Koordinera leverantörer, service och praktiska kontorsfrågor. Planera och genomföra interna events, after works och företagsaktiviteter. Hitta kreativa sätt att stärka kultur, sammanhållning och teamkänsla. Hålla ihop kostnader och budget tillsammans med HR Business Partner. Vi tror att du är För att lyckas i rollen tror vi att du är en social och service-minded person som trivs i en miljö där mycket händer samtidigt. Du känner dig trygg i att hantera flera parallella uppgifter och har lätt för att bygga relationer med människor runt omkring dig. Du är en riktig doer som inte bara gillar att planera och organisera, utan framför allt får energi av att se saker bli genomförda i praktiken. Med en kombination av struktur och flexibilitet skapar du ordning även i ett högt tempo där förutsättningarna snabbt kan förändras. Du är självgående och lösningsorienterad, med en naturlig förmåga att prioritera rätt och hitta vägar framåt när saker inte går som planerat. Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska och rör dig tryggt mellan olika sammanhang med professionalism, värme och energi. Extra plus (men inget krav) Erfarenhet av office management, workplace eller event coordination Erfarenhet från serviceyrken, till exempel inom restaurang, hotell eller event, där du har arbetat nära människor i en miljö med högt tempo och fokus på service och upplevelse. Vi erbjuder Fantastiskt kontor på bästa läget i Stockholm med härliga ytor och vyer. Ett självständigt arbete med möjlighet att påverka. Stora utvecklingsmöjligheter. Stöd för sportaktiviteter (5 000 kr i friskvårdsbidrag). Livförsäkring. Frukost och frukt på kontoret varje dag samt helig fika på fredagar. Konferens utomlands vartannat år. Regelbundna AW:s på fredagar och firade framgångar på kontoret. Fun Facts Vårt kontor blev utsett till Stockholms snyggaste kontor 2020. Ta ett gympass två minuter bort eller en joggingrunda i stan. Konferens utomlands vartannat år samt härliga “Northchill”-afterworks under året. Ansök idag och bli en del av Northmill!