Order Processing Specialist (f/m/d)

SoSafe

SoSafe has the ambition to become the leading human risk management provider in Europe. Our award-winning awareness platform triggers behavioural change by providing effective and engaging training and simulations on cybersecurity and data protection. Cybercrime is costing the world >$10 trillion annually and growing by 15% p.a. - we invite you to be part of the solution! About the role The Procure-to-Pay Specialist (m/f/d) is a critical operational role within the Procurement team at SoSafe, responsible for ensuring that every step of the procurement lifecycle, from purchase requisition to payment, runs efficiently, compliantly, and on time. In this role, you will be a key enabler of our day-to-day procurement operations, managing PR to PO issuing, supplier onboarding, contract administration, and supplier and stakeholder collaboration, while contributing to the continuous improvement of our procurement processes and systems. HERE'S HOW YOU'LL MAKE A DIFFERENCE: * Own and manage the end-to-end PR-to-PO process, including the creation, review, and approval of purchase requisitions and purchase orders, ensuring accuracy, policy compliance, and timely execution across all business units. * Support and monitor supplier onboarding, coordinating with Legal, Security, and IT as part of the due diligence process, and ensure ongoing compliance with procurement workflows. * Manage the contract signature process, including finalising and distributing contracts where required. * Maintain all contracts, supplier records, master data, and system configurations in Spendesk Procurement, keeping the database accurate and up to date. * Review and match supplier invoices against purchase orders in close collaboration with the Accounts Payable team. * Provide stakeholder support throughout the PR-to-PO workflow, ensuring timely and accurate processing of purchase requisitions, purchase orders, and goods receipts. * Support internal stakeholders with placing equipment orders from preferred catalogue suppliers, ensuring timely delivery in line with business needs. * Prepare spend analysis reports and monitor supplier performance to support strategic procurement decisions. WHAT MAKES YOU A GREAT FIT: * 2+ years of experience in a P2P or procurement operations role, with a focus on indirect procurement and a good understanding of accounts payable. * Proven experience managing the end-to-end PO process and supplier onboarding, ideally in a scaling tech environment. * Hands-on experience with a procurement platform or ERP system. Spendesk experience is a strong plus. * Experience working with Jira or a similar ticketing system to manage and track cross-functional requests. * Experience working across all procurement categories, with a good understanding of hardware, software, marketing and professional services. * Solid understanding of the full procure-to-pay cycle. * Strong attention to detail and comfort managing data and documentation. * Experience collaborating cross-functionally with Finance, Legal, Security and IT teams. * Excellent written and verbal communication skills in English. * Structured, process-oriented mindset with a high degree of reliability. * Experience in a fast-paced SaaS or technology environment is an advantage. * Strong interest in and ideally practical experience using AI-driven tools to optimize procurement workflows, automate repetitive tasks, improve stakeholder support, and drive operational excellence in a fast-paced environment. WHAT WE OFFER* * Work/Life balance: Flexible hours, 33 vacation days * Wellbeing and financial support: Access to Open Up, corporate discounts * Connection & community: Virtual events, collaborative team activities, and opportunities for local meet-ups * And the list goes on: Tech equipment, referral bonuses, dog-friendly HQ *Perks and benefits listed above are for full-time employees and may vary slightly by office location. These are just a sample — you'll learn more during the interview process. About Us At SoSafe, we’re on a mission to make the digital world safer by addressing the human factor in cybersecurity. As one of the fastest-growing security awareness scale-ups worldwide, we leverage behavioural science and data-driven learning to empower people against cyber threats. Our Human Risk Management approach helps organisations turn their employees into their strongest line of defence. Backed by leading VCs like Highland Europe and Global Founders Capital, we’re rapidly expanding across the globe. We’re looking for team players who want to drive meaningful change in cybersecurity, take ownership of their work, and grow with us. If you thrive in a vibrant, purpose-driven environment that values innovation, diversity, and collaboration, then this is the place for you!

roadsurfer

Why roadsurfer? * TEAM SPIRIT & TEAM EVENTS: Look forward to a friendly atmosphere with flat hierarchies, lots of fun, and great team spirit, as well as regular team events like group sports sessions, pizza & beer nights, and more. * FLEX WORK & WORKATION: Enjoy flexibility in working hours with our Flex Work Policy, allowing you to alternate between office days and home office days, and even work for one month per year from anywhere in Europe. * PERSONAL DEVELOPMENT: We support your personal and professional growth through an individual growth plan and our in-house academy. * CAMPER BUDGET: You’ll receive an annual free rental for our campers, so you can experience the #happyroadsurfing lifestyle yourself. * JOB BIKE: Stay fit with our job bike offer. * DISCOUNTS: Take advantage of our corporate benefits platform, the Travel Industry Card, and family & friends discounts. * THE PLACE TO BE: Enjoy a beautiful, bright office equipped with everything your heart desires, including a ping pong table and foosball. * OFFICE DOGS: Dogs are more than welcome at our office!   You take ownership of receivables management across the full order-to-cash process and build it into an AI-supported, scalable function. Your responsibilities * Identify and implement automation and AI use cases across payment allocation, dunning, and fraud detection * Manage and continuously improve payment flows, refunds, and outstanding receivables * Build a fact-based understanding of payment behavior and anomalies (fraud patterns) * Work closely with Customer Service, Legal, Damage Invoicing, and IT to develop integrated solutions * Collaborate with external market partners such as Crefo outside Germany to improve credit assessment processes What you bring * Completed vocational training in a commercial or financial field with experience in payment processing, receivables management, or accounting, or a degree in business administration * You get to the bottom of why payments are outstanding, think creatively about solutions, and take ownership of getting them resolved, regardless of how complex the situation is * Analytical mindset and an affinity for automation and process-oriented work * Fluency in German and English is a must * Experience with SAP S/4HANA is a plus Your Salary The salary range for this position is up to €55,000 gross annually. Your salary will be reviewed at least once a year during an annual performance review. Ready to surf? We look forward to receiving your application! If you have any questions, feel free to contact our recruiter Raphael at team@roadsurfer.com anytime. ABOUT #ROADSURFER We are more than Europe's largest campervan rental company. In 2021 we launched our platform roadsurfer spots in addition to our other products rent, abo and sales – a platform where you can discover and book unique camping spots. But that’s only the beginning. We are growing fast, so hop on board and join us on our journey. The roadsurfer philosophy is simple: rent an RV, start your adventure, be happy. Come ride the wave with us!

DocuWare

WARUM WIR? Bei uns erwarten Dich weltweit verteilte, internationale Teams, flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur, die zum Mitgestalten einlädt. Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten gehören für uns zum Alltag. Möchtest Du Teil eines innovativen Unternehmens werden, dessen Lösung den Arbeitsalltag in unterschiedlichsten Branchen digitalisiert? Dann werde Teil unseres Teams! DAS ERWARTET DICH Du bist ein wahres Organisationstalent und behältst Termine und Fristen immer im Blick? Zusätzlich hast Du ein fundiertes Verständnis von kaufmännischen Vorgängen und Führungskompetenzen? Dann freut sich unser Team über Deine Unterstützung! Als Teamleitung für das Order Processing Team bist Du die Schnittstelle zu unseren Kunden und Partnern, wenn es um Rechnungen, Verträge, Lizenzen etc. geht. Du übernimmst sowohl Führungsaufgaben als auch operative Tätigkeiten. Zu Deinen Aufgaben gehören: Führungsaufgaben: * Du leitest und koordinierst das Order Processing Team, planst die Ressourcen und sorgst für eine optimale Arbeitsverteilung. * Du unterstützt die Teammitglieder bei fachlichen und organisatorischen Fragen und förderst ihre Weiterentwicklung. * Du stellst sicher, dass die Prozesse effizient und reibungslos ablaufen und optimierst diese kontinuierlich. * Du überwachst die Einhaltung von Terminen und Fristen und sorgst für eine hohe Qualität der Arbeitsergebnisse. Operative Aufgaben * Du kümmerst dich um eine rasche Abwicklung der eingehenden Aufträge aus dem In- und Ausland. * Du prüfst, bearbeitest und verwaltest unsere Aufträge und Kundenverträge und sorgst für die Anlage und Bestandspflege der Vertragsdaten in unserem zentralen Stammdatensystem. * Du erstellst Auftragsbestätigungen und Pro Forma Rechnungen. * Du stehst unseren Partnern und Kunden als kompetenter Ansprechpartner bei allen Fragen bzgl. Rechnungen, Lizenzen und Verträgen zur Verfügung. DAS BRINGST DU MIT * Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits mehrjährige Arbeitserfahrung in einer vergleichbaren Position sammeln können. * Du hast bereits erste Führungserfahrung und möchtest gemeinsam mit dem Team eure Ziele erreichen. * Du bringst Erfahrung / Kenntnisse in Projektmanagement und Prozessanalyse über die Bereichsgrenzen hinaus mit. * Eine hohe Serviceorientierung und Freude am direkten Kundenkontakt zeichnen Dich aus. * Gewissenhaftigkeit und ein hoher Qualitätsanspruch sind für Dich selbstverständlich. * Außerdem verfügst Du über ausgeprägte MS Office Kenntnisse. * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Dein Profil ab. DARAUF KANNST DU DICH FREUEN Es gibt viele gute Gründe für DocuWare – unsere Unternehmenskultur ist nur einer davon. Im Team von DocuWare profitierst auch Du von diesen Vorteilen: * Weltweit verteilte, internationale Teams: Du triffst uns in Germering, New York, Sofia oder vielen anderen Locations. flexibler Arbeitsort und Arbeitszeit: Du arbeitest mobil oder in unserem modernen und gut ausgestattetem Büro – dabei teilst Du Dir deine Arbeitszeit flexibel ein. * Individuelle Förderung: Nach einer intensiven Einarbeitung bekommst Du regelmäßig auf Dich zugeschnittene Weiterbildungen (u.a. Kongresse, interne Teambuilding Maßnahmen, Udemy). * Wohl verdiente Erholung: Neben 35 Urlaubstagen im Jahr bieten wir Dir ein breites Sport- und Massageangebot, Kicker-Tisch und einen entspannenden Lounge-Bereich. * Gesunde Ernährung: Zusammen genießen wir Fairtrade Kaffee mit Bio-Milch oder HaferDrink, Snacks und frisches Obst – alles kostenlos – sowie bezuschussten Lunch aus dem Foodji-Kühlschrank. * Team-Spirit: Regelmäßige Events für Mitarbeitende - virtuell oder vor Ort sorgen für Zusammenhalt * Nachhaltigkeit und soziales Engagement: DocuWare steht für papierloses Arbeiten und unterstützt ehrenamtliche Organisationen und lokale Sportvereine. * Gute Erreichbarkeit auf allen Wegen: Komm ins Büro mit dem geleasten E-Bike (Jobrad), per S-Bahn oder über die Autobahnen A96/A99 (Dein E-Auto kannst Du vor Ort kostenlos laden). * Du sorgst vor & wir unterstützen Dich dabei: DocuWare bezuschusst Deine betriebliche Altersvorsorge. * Ein stabiler Arbeitsplatz: In unserem langjährig bestehenden und stetig wachsenden Unternehmen erhältst Du eine unbefristete Festanstellung. * Wir nutzen immer die neuesten Technologien: Erfahre mehr auf Stackshare. * Einzigartige Vorteile: Wähle eine von drei großartigen Optionen (Bonago, E-Gym oder Deutschlandticket) nach Deinen Bedürfnissen. * 30 Tage Work from Abroad: Erlebe internationale Erfahrungen und erweitere Deinen Horizont. * Family First: Bevorzugte Anmeldung in unserer ausgewählten Kindertagesstätte in Germering (keine Garantie). * Buddy Programm: Du erhältst einen Buddy, der Dir den Einstieg erleichtert und Dich in Deinen ersten Wochen bei DocuWare unterstützt. Für noch mehr Einblicke, schau doch gerne auf unserem Instagram vorbei! KONTAKTPERSON Sarah Jagenow Recruiting & Employer Branding Specialist UNSERE ADRESSE Planegger Str. 1 82110 Germering