Backofficepersonal m.fl. jobs in Stockholm

Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långsiktiga kundrelationer med hög tillit och tydlighet. Vi är stolta över att vara ett Great Place to Work och erbjuder en arbetsplats där utveckling, gemenskap och glädje står i fokus. Nu söker vi en erfaren och självgående Office Manager för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder. Rollen innebär ett helhetsansvar för kontorets dagliga drift och en central funktion i att skapa en välorganiserad, professionell och representativ arbetsplats. Under det första halvåret kommer du även att ha en viktig roll i att samordna flytten till de nya lokalerna och säkerställa att verksamheten fungerar smidigt under den pågående ombyggnationen. Du kommer att arbeta nära verksamhetens ledning och den kommande VD-assistenten. Fram till dess att VD-assistenten tillträder kommer du även att stötta med vissa administrativa och koordinerande uppgifter. Du kommer bland annat att Ansvara för den dagliga driften av kontoret. Säkerställa att kontor, kök, konferensrum och gemensamma ytor alltid är välorganiserade och representativa. Ta emot besökare och vara en professionell kontaktyta utåt. Hantera post, beställningar, leverantörskontakter och övrig kontorsservice. Samordna lokalvård, fastighetsservice och externa leverantörer. Hantera passersystem, nycklar och praktiska kontorsfrågor. Koordinera flytten till de nya lokalerna och ha löpande kontakt med entreprenörer och leverantörer. Stötta ledningen med administrativa och koordinerande uppgifter. Samordna onboarding av nyanställda, interna möten och event. Bidra till en trygg, säker och välfungerande arbetsmiljö. Du har Flera års erfarenhet som Office Manager, Office Coordinator eller från en liknande roll. Erfarenhet av att självständigt ansvara för kontorsservice, administration och leverantörskontakter. God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. God systemvana. Ett naturligt öga för ordning, kvalitet och detaljer. Ett proaktivt arbetssätt och förmåga att se vad som behöver göras innan någon annan gör det. Ett starkt servicefokus, hög ansvarskänsla och ett prestigelöst förhållningssätt. Hög integritet och gott omdöme. Det är meriterande om du har Erfarenhet av kontorsetablering eller flyttprojekt. Erfarenhet av att stötta ledning med administrativa och koordinerande uppgifter. Kunskap om arbetsmiljö och systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi erbjuder En nyckelroll i etableringen av ett nytt kontor med stora möjligheter att påverka. En varierad roll med stort eget ansvar. Möjlighet att arbeta i en verksamhet med höga kvalitetskrav och stort förtroende. Ett engagerat team och en arbetsplats där samarbete och professionalism står i fokus. En tjänst som inleds på 75 %, med möjligheter att eventuellt utvecklas till en heltidstjänst i takt med verksamhetens fortsatta expansion. Anställningsform Deltid, 75 % med goda möjligheter till heltid. Start: Enligt överenskommelse. Rollen verkar i en verksamhet där konfidentialitet och informationssäkerhet är av stor betydelse. Anställningen förutsätter därför att du kan genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning. Ansökan Vi genomför löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Skicka därför in din ansökan redan idag! Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Nina Ahmadian på: Nina.ahmadian@happyboss.se