Accounting Shared Services Specialist

MOIA

WERDE TEIL UNSERES ACCOUNTING, TAX & TRADE COMPLIANCE TEAMS ALS SENIOR TREASURY SPECIALIST (ALL GENDERS) UND GESTALTE DIE ZUKUNFT DER AUTONOMEN MOBILITÄT MIT! Unser Accounting, Tax & Trade Compliance Team stellt die korrekte finanzielle Berichterstattung sicher, gestaltet steuerliche Strategien und gewährleistet die Einhaltung aller Handelsvorschriften und Zollvorschriften. Wir arbeiten eng mit anderen Finance Teams und Business Teams zusammen, treiben Prozessoptimierung voran und liefern praxisnahe Lösungen in einem sich stetig weiterentwickelnden Umfeld. Als Senior Treasury Specialist bist du fester Teil dieses Teams und baust das Thema Treasury bei MOIA von Grund auf mit auf. Insbesondere die Kombination aus rechtlichen Rahmenbedingungen, internationalen Finanzstrukturen und der Entwicklung neuer Technologien zum autonomen Fahren bringt regelmäßig neue und spannende Herausforderungen mit sich. DEINE AUFGABEN * Zentrale Rolle beim Aufbau einer Treasury Funktion innerhalb der MOIA Gruppe. * Strategische Gesamtverantwortung für Liquiditätsmanagement, Finanzierung und Risikosteuerung. * Steuerung der Finanzierungsstruktur inklusive Kommunikation mit dem Konzern Treasury sowie externen Banken. * Enge Abstimmung mit anderen Fachabteilungen, insbesondere dem strategischen Unternehmenscontrolling. * Analyse und Bewertung komplexer Finanzstrukturen sowie Ableitung strategischer Handlungsempfehlungen. * Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Reports für die Geschäftsführung und Aufsichtsorgane. WAS DIR HILFT, DEINE ROLLE ZU ERFÜLLEN * Abgeschlossenes Studium in Finanzen, Wirtschaftswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation. * Mehrjährige Berufserfahrung im Treasury eines internationalen Unternehmens oder im Finanzmanagement. * Fundierte Kenntnisse in Finanzmärkten, Cash Management und Risikosteuerung. * Idealerweise Erfahrung in der Führung von Teams. * Sicherer Umgang mit Treasury Management Systemen und modernen Reporting Tools. * Analytische Stärke, strategisches Denken und souveränes Auftreten. * Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst. Wenn du dich für die Rolle und die Mission von MOIA begeisterst, freuen wir uns darauf, von dir zu hören! Da die interne Kommunikation bei MOIA grundsätzlich auf Englisch erfolgt, ist der folgende Teil der Anzeige ebenfalls auf Englisch verfasst. OUR BENEFITS IN A NUTSHELL * Competitive salary (including bonus)   * Hybrid work setup: Work from home or one of our offices - you and your team decide how often to meet, blending flexibility with collaboration!  * Flexible working hours and the possibility of flexible work arrangements depending on your needs (parenting, care work, volunteering, etc.)  * Budget and monthly expense allowance for home office setup  * Possibility of remote work from outside Germany for up to 6 weeks per year from over 35 countries - learn more in our blog! * Public transport ticket (fully subsidized "Deutschlandticket") for commuting and travelling throughout Germany and discount on MOIA rides * Subsidized fitness club membership or bike leasing  * Learning environment with continuous learning days, job rotation, trainings and workshops, coaching, conferences, books, and language classes  * Mental health support, 1:1 sessions with external professionals and mental unload workshops  * 30 vacation days, sabbatical and unpaid leave option  * Relocation support with service provider (visa, administration, etc.)  * Dog-friendly offices For student & internship positions, we have an adjusted set of benefits. You can find them here.  BE WHO YOU ARE! We are a member of Charta der Vielfalt and are dedicated to actively fostering a workplace that celebrates and promotes diversity in various aspects such as age, gender identity, race, sexual orientation, physical or cognitive ability, and ethnicity. At MOIA, we embrace a culture where people are accepted, respected, valued, appreciated, and included. In our commitment to promoting diversity and inclusivity, we regularly provide unconscious bias training to all our employees. Furthermore, we continuously strive to enhance our hiring process by ensuring a diverse hiring panel. HOW WE WORK At MOIA, our teams are typically distributed across our office locations and collaborate in a hybrid setup. We work together both remotely and on site, choosing the mode of collaboration that fits the context, the work at hand, and each team’s rhythm. Spending time together in our offices is an important part of how we stay connected, build trust, and solve complex problems. At the same time, we value flexibility and give teams and individuals autonomy to shape their ways of working, with everyone having the freedom to organise their routines in a way that aligns with their work and their team’s needs. If you’d like to learn more about how we work, visit our blog for insights into our culture and hiring process, or follow us on Instagram for a look behind the scenes at MOIA. WHO WE ARE At MOIA we’re reimagining the future of mobility – safe, autonomous and tailored to the needs of cities and their people. As a tech company with more than 400 employees, we build mobility solutions that truly move cities forward. We launched our ridepooling service in Hamburg in 2019 and have been part of the city’s public transport system since 2023. Since launch, we have transported over 12 million passengers. Currently, MOIA is evolving from a mobility provider to a tech provider offering a scalable and safe turnkey solution for autonomous driving.  With office locations in Berlin and Hamburg, our diverse and international team comprising more than 60 nationalities works together toward that shared mission.  MOIA is more than a technology provider – we are a partner to cities and public transport operators committed to creating more livable spaces and delivering mobility solutions that are reliable, safe and comfortable. YOUR APPLICATION TO MOIA We value authenticity and personal insights in your application responses. While AI tools can be useful, we encourage you to answer the following questions based on your own experiences and understanding. This helps us keep a human touch and better evaluate your unique perspective and match for the role. To reinforce an unbiased screening process, we kindly ask you not to include your picture, age, address, or any other details unrelated to your qualifications and suitability for the role. Additionally, we anonymize applications during the initial review phase by removing personally identifiable information. This ensures that our evaluation focuses solely on your skills, experience, and potential – supporting a fair and inclusive hiring experience for all candidates.

CODE University of Applied Sciences

ABOUT THE ROLE Ensure CODE’s financial integrity, regulatory compliance, and operational stability by combining accurate accounting execution with controlling, reporting, and cross-departmental financial coordination. The role maintains reliable records and processes, produces actionable insights (cash flow / P&L / budget), and manages key interfaces with external partners (tax advisor, auditors, authorities). Main Responsibilities * Accounting & Bookkeeping Operations * Maintain accurate and complete accounting records (checking, collecting, classifying, managing invoices, preparing payments, and bank reconciliation in DATEV / Unternehmen Online). * Ensure preparatory bookkeeping is complete and well-documented for coordination with the Steuerberater. * Support audits as required and ensure documentation standards are met. * Stay updated on accounting regulations and best practices to ensure compliance and efficiency. * Payment Management & Stakeholder Support * Act as a main point of contact for students, faculty, staff, and partners on payment and reimbursement topics (e.g., invoices, travel expenses, Semesterticket/Deutschlandticket topics), ensuring timely resolution. * Oversee transactions for monthly and yearly payers; track and confirm yearly payments to ensure compliance with agreements. * Conduct monthly meetings with ISA service providers regarding student payments to monitor schedules and resolve issues. * Controlling, Reporting & Financial Planning * Provide regular updates on cash flow, profit & loss, and progress on the Financial Business Plan; run weekly check-ins with the CFO on short-term liquidity. * Monitor and analyze revenues and expenses (including partnerships, grants, and student payments). * Prepare and administer the annual budget and support budget/forecast updates (including overviews of invoices, grant budget sheets, payroll checks). * Identify and communicate financial risks/blockers impacting operations. * Process Ownership & Cross-Department Coordination * Ensure company-wide financial processes are efficient, transparent, and financially sound. * Prepare and support cross-departmental alignment meetings (e.g., HR, IT, Campus) on financial requirements and constraints. * Collaborate with the CFO to assess and mitigate financial risks. * Month-End / Year-End Coordination & External Interfaces * Review monthly financial statements (BWA) for accuracy and completeness. * Share relevant revenue information (student payments, partnerships, grants) with the tax advisor. * Serve as main point of contact for year-end financial statements, auditors, and Finanzamt audits. * Banking, Approvals & Payroll Oversight * Serve as second approver for payments and maintain access to bank accounts and DATEV (Unternehmen Online). * Prioritize payments where needed to manage liquidity and obligations. * Oversee payroll processing (verification with internal/external payroll teams; payments to social insurance providers / Krankenkasse). * Prepare and submit Hochschulfinanzstatistik and other required financial reports; ensure data accuracy and compliance Requirements *  Degree in Finance, Accounting, Business Administration, or related field (or equivalent practical experience). * Strong experience in accounting/bookkeeping and financial reporting in a German context; solid understanding of HGB and relevant tax/regulatory requirements. * Proficiency in DATEV / Unternehmen Online and Excel; confident with financial reporting tools. * Fluent German (for Steuerberater / Finanzamt) and good English. * High attention to detail, analytical thinking, and ability to manage multiple tasks and deadlines. * Service-oriented, proactive, and able to explain financial topics clearly to non-finance stakeholders. * Experience with payment processing and bank account management. Nice to have: * Experience in controlling/budgeting in an educational / nonprofit / grant-funded context. * Experience coordinating audits and year-end closing processes. What you can expect: * Permanent contract * Full/Part-time position * Campus located in lively Neukölln—work in one of Berlin’s most dynamic neighborhoods * Responsible role in a motivated and supportive team * Modern work environment with flexible hours and remote work options * 25 days of annual leave (20 statutory + 5 extra from us) * Retirement & pension plans to help you plan for the future * BVG ticket benefit: 5% discount plus an additional €15 monthly contribution from CODE * Access to Masterplan learning platform for professional growth * Summer and winter employee events for team bonding and fun * 10 sessions per year with Nilo.Health for your mental wellbeing

marta

ÜBER DIE STELLE marta ist eine Berliner Care-Tech-Plattform, die Familien bei der Organisation von Pflege unterstützt. Wir verbinden Technologie mit echter menschlicher Betreuung – und wachsen schnell. Unser Finance & Operations Team verantwortet alle finanziellen, buchhalterischen und administrativen Prozesse für die marta-Gruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Polen und Rumänien. Für unser Team suchen wir ab sofort eine strukturierte, zuverlässige Person, die operative Verantwortung übernimmt – in der Buchhaltung als enger Partner des General Ledger Accountants und im Payroll als eigenverantwortlicher Owner. Die Rolle Als Accounting & Payroll Specialist bist du das operative Rückgrat unserer Buchhaltung und Lohnverarbeitung. Die Stelle ist bewusst als Kombirolle angelegt: Du unterstützt fachlich in der Finanzbuchhaltung und trägst gleichzeitig die direkte Payroll-Verantwortung gegenüber dem Director of Finance. Das gibt dir zwei klar abgegrenzte Bereiche mit echter  Verantwortung – kein reiner Support-Job. DEINE ROLLE IN UNSEREM TEAM Finanzbuchhaltung * Laufende Finanzbuchhaltung: Verantwortung für die Belegverarbeitung, Kontierung und Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle sowie die Durchführung der Kontenabstimmung. * Debitoren- und Kreditorenmanagement (AR/AP): Überwachung der Zahlungseingänge, Durchführung des Mahnwesens sowie Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs. * Anlagenbuchhaltung: Fachgerechte Pflege des Anlagenspiegels, Durchführung von AfA-Buchungen sowie Erfassung von Zu- und Abgängen. * Abschlussarbeiten: Aktive Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen für die Mutter- und Tochtergesellschaften. * Steuern & Meldewesen: Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA), Überwachung von Fristen und Korrespondenz mit Behörden. * Audit & Revision: Vorbereitung von Unterlagen für die Jahresabschlussprüfung und enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. * Team-Support: Sicherstellung der operativen Kontinuität durch gegenseitige Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Finanzteams. Payroll * Datenvorbereitung Lohnbuchhaltung: Monatliche Aufbereitung und Übergabe aller lohnrelevanten Daten an unseren externen Payroll-Partner (DE, koordinierend für PL) * Personio: Stammdatenpflege, Exporte, Schnittstellen zu Fachbereichen * Qualitätskontrolle: Plausibilitätsprüfung der Payroll-Outputs vor Auszahlung * Bescheinigungswesen: Lohnbescheinigungen, Meldungen, Behördenanfragen * Sonder- und Bonuszahlungen korrekt verarbeiten * Datenschnittstelle zu Fachbereichen: Einholen und Prüfen von Inputs (Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte) DAS BRINGST DU ZU UNS MIT Das brauchst du * Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r, Buchhalter/in oder vergleichbar * Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Finanzbuchhaltung * Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung (DE) * Sicherer Umgang mit DATEV oder vergleichbarer Software * HGB-Grundkenntnisse * Sehr gutes Deutsch (C1+), solides Englisch (B2) für interne Kommunikation Das ist ein Plus * Erfahrung mit Personio oder einem ähnlichen HR-System * Kenntnisse in polnischer oder rumänischer Buchführung * Startup- oder Scale-up-Erfahrung * Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht So arbeitest du * Strukturiert und sorgfältig – du magst es, wenn Dinge wirklich abgeschlossen sind * Eigenverantwortlich – du trackst deine eigenen Deadlines, ohne Erinnerung * Direkt – du holst aktiv Informationen ein, wenn du sie brauchst * Bereit, in einem kleinen Team Ownership zu übernehmen statt zu warten WARUM MARTA? * Gehalt: 40.000 – 50.000 € brutto/Jahr je nach Erfahrung * Zwei klar abgegrenzte Verantwortungsbereiche mit echtem Ownership von Anfang an * Direkte Zusammenarbeit mit dem Director of Finance – kurze Entscheidungswege * Hybrides Arbeiten mit Berliner Büro (Mitte) * Ein kleines, professionelles Team ohne Konzernbürokratie * Die Möglichkeit, die Finanzfunktion eines wachsenden Startups aktiv mitzugestalten Auf einen Blick Position Accounting & Payroll Specialist (m/w/d) Unterstellung Director of Finance  Start Ab sofort Umfang Vollzeit (40h), unbefristet Gehalt 40.000 – 50.000 € brutto/Jahr Arbeitsort Berlin, hybrid