We fuse together exceptional talent who deliver outstanding software solutions. Our approach has helped us grow 60% in 2021, 94%
in 2022, while in 2023 we joine...
We fuse together exceptional talent who deliver outstanding software solutions. Our approach has helped us grow 60% in 2021, 94%
in 2022, while in 2023 we joined forces with Insight, a Fortune 500 company and a leading solutions and systems integrator. With
exciting growth plans and cutting-edge projects, there has never been a better time to join our incredible team.
Role: Office Coordinator
Salary: £25,000 - £31,000
Location: Bristol HQ - 5 days per week on site
Amdaris, an Insight company, is a scaling, forward-thinking software development business with a stylish head office based in the
heart of Bristol. As the business continues to grow, we are looking for an Office Coordinator who can help create a welcoming,
well-run and engaging office environment for our people, clients, suppliers and visitors.
Purpose
The Office Coordinator will play a central role in ensuring the Bristol office is welcoming, organised, safe, well-presented and
fit for purpose. Acting as one of the first points of contact for visitors, employees, suppliers and external partners, this
person will help create a professional and positive impression of Amdaris while supporting the smooth running of day-to-day office
operations.
The successful candidate will be proactive, highly organised and comfortable working independently. They will take ownership of
the office environment, ensuring it remains tidy, engaging and well-stocked, while also supporting events, office culture,
facilities coordination, health and safety activity, and future larger-scale projects.
This role would suit someone who genuinely cares about people’s experience at work, enjoys bringing positive energy to a space,
and is confident coordinating tasks, suppliers and stakeholders with minimal supervision.
Key Accountabilities
Create a welcoming, professional and positive experience for employees, clients and visitors, acting as a key ambassador for
the Bristol office.
Ensure the office environment remains organised, tidy, well-stocked and fit for purpose, maintaining high standards across all
shared spaces.
Coordinate office facilities, including suppliers, contractors, maintenance, cleaning, waste management and health & safety
requirements.
Manage office supplies, refreshments, snacks and catering, continuously enhancing the employee and visitor experience.
Support onboarding activities for new employees, including office orientation, access arrangements and welcome packs
Organise and coordinate internal events, team activities, client visits and office engagement initiatives that support company
culture.
Build strong relationships with internal stakeholders and external partners to ensure the smooth running of office operations.
Take ownership of day-to-day office management while supporting larger workplace, culture and facilities projects as the
business grows.
Experience Required
Previous experience in an Office Coordinator, Office Administrator, Workplace Experience, Facilities, Hospitality or similar
role.
Strong organisational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
Excellent interpersonal and communication skills, with a genuine passion for delivering exceptional customer and employee
experiences.
Proactive and self-sufficient, with the ability to work independently and take ownership of tasks and projects.
Experience coordinating suppliers, contractors, events or workplace activities.
High attention to detail and pride in maintaining a professional, welcoming and engaging office environment.
Strong stakeholder management skills and the ability to collaborate effectively across multiple departments.
Proficient in Microsoft Office applications.
Positive, energetic and personable, with a "can-do" attitude and a desire to contribute to company culture and employee
This is Adyen
Adyen provides payments, data, and financial products in a single solution for customers like Meta, Uber, H&M, and Microsoft -
making us the financial technology platform of choice. At Adyen, everything we do is engineered for ambition.
For our teams, we create an environment with opportunities for our people to succeed, backed by the culture and support to ensure
they are enabled to truly own their careers. We are motivated individuals who tackle unique technical challenges at scale and
solve them as a team. Together, we deliver innovative and ethical solutions that help businesses achieve their ambitions faster.
Why You Should Join the Workplace Team at Adyen
At Adyen, our Workplace team plays a vital role in ensuring a seamless, efficient, and welcoming environment for every employee.
From creating an inviting first impression as soon as you enter our offices, to designing, building, and maintaining inclusive,
comfortable, and collaborative workspaces across the globe, we are dedicated to supporting the best possible work experience for
all Adyen team members. We aim to create an environment where everyone can perform at their best.
We are looking for an organized, proactive, and detail-oriented Workplace Coordinator to join the Workplace Team Lead in
overseeing daily operations at our Chicago office. In this role, you’ll be an integral part of the team, working to support
Adyen’s mission and vision. We value partnership, clear communication, and a customer-focused mindset, as you will serve as an
internal ambassador for the Adyen brand, ensuring that our offices meet the highest standards for employees, guests, and clients.
What You’ll Do:
* Vendor Management: Support the CHI Workplace team in maintaining high standards across custodial, maintenance, and other onsite
service partners. Assist in tracking vendor performance, gathering COIs and compliance documentation, and helping ensure
service delivery aligns with expectations.
* Facilities Support: Monitor and track facilities tickets to support timely resolution of onsite issues. Assist with daily
operations by coordinating with internal teams and service vendors to help maintain a safe and functional workplace.
* Process Improvement: Assist in identifying areas where office operations can be improved. Collaborate with the team to
streamline workflows and support implementation of updated processes.
* Expense Tracking & Financial Support: Help track office-related expenses and manage invoice submissions. Work closely with the
CHI Workplace team and Finance to support timely processing and alignment with approved financial guidelines.
* Project Support: Provide logistical and administrative support for large-scale office projects. Assist with planning,
coordination, and execution to help ensure project success.
* Sustainability Initiatives: Work with the Impact Team to support sustainability efforts in the office, including gathering
information and coordinating implementation of environmentally friendly practices.
* Event Support: Assist with the planning and execution of internal events, including logistical coordination and vendor
communication, to ensure seamless experiences and strong employee engagement.
* Safety & Security Support: Collaborate with the Head of Physical Safety and Security to support emergency preparedness
activities. Help coordinate training sessions, emergency drills, and rollout of safety protocols across the office.
Who You Are:
* Approachable and Personable: You are someone who thrives on building relationships, whether welcoming visitors to the office,
addressing employee inquiries, or giving constructive feedback on office-related matters.
* Highly Organized: You excel in fast-paced environments, balancing multiple tasks at once, and ensuring everything is running
smoothly. Your attention to detail is key to making sure nothing slips through the cracks.
* Proactive Problem Solver: You take initiative, thinking ahead and making decisions when necessary, while maintaining a
positive, solution-oriented attitude.
* Collaborative Team Player: You believe in the power of teamwork and putting collective goals ahead of individual ego. You
communicate effectively and enjoy working within a diverse, global team.
* Flexible & Adaptable: With a global mindset, you’re comfortable working across cultures, time zones, and changing
circumstances. You embrace challenges with a can-do attitude.
* Hands-On and Detail-Oriented: Whether you're organizing an office event or troubleshooting an operational issue, you are
hands-on and take pride in ensuring everything is executed to the highest standard.
Additional Requirements:
* A minimum of 4 years experience in a similar role, with a background in office management and workplace operations.
* Vendor management experience working with a variety of infrastructure service providers.
* Proven ability to manage projects and work collaboratively across teams, ensuring alignment and seamless execution.
* On-site presence: This is an office-based role, requiring a daily presence in our Chicago location - 5 days per week.
The annual base salary range for this role is $72,000 - $90,000; to learn more about our compensation philosophy, please click
here.
Our Diversity, Equity and Inclusion commitments
Our unique approach is a product of our diverse perspectives. This diversity of backgrounds and cultures is essential in helping
us maintain our momentum. Our business and technical challenges are unique, and we need as many different voices as possible to
join us in solving them - voices like yours. No matter who you are or where you’re from, we welcome you to be your true self at
Adyen.
Studies show that women and members of underrepresented communities apply for jobs only if they meet 100% of the qualifications.
Does this sound like you? If so, Adyen encourages you to reconsider and apply. We look forward to your application!
What’s next?
Ensuring a smooth and enjoyable candidate experience is critical for us. We aim to get back to you regarding your application
within 5 business days. Our interview process tends to take about 4 weeks to complete, but may fluctuate depending on the role.
Learn more about our hiring process here. Don’t be afraid to let us know if you need more flexibility.
Adyen is an equal opportunity employer. We do not discriminate based on race, color, ethnicity, ancestry, national origin,
religion, sex, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, age, disability, veteran status, genetic
information, marital status or any legally protected status.
All your information will be kept confidential according to EEO guidelines.
Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, we will consider for employment qualified applicants with arrest and
conviction records.
This role is based out of our Chicago office. We are an office-first company and value in-person collaboration; we do not offer
remote-only roles.
Om tjänsten
Är du en strukturerad person med öga för detaljer och passion för service? Vi söker en Office Coordinator till en viktig roll där du får vara navet i det dagliga kontorsflödet och ansiktet utåt för företaget.
Som Office Coordinator ansvarar du för att skapa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Du är första kontakt för både besökare och medarbetare, och ser till att vardagen på kontoret flyter på, både praktiskt och administrativt. Rollen passar dig som är serviceinriktad, initiativtagande och trivs med varierande arbetsuppgifter och att lösa praktiska utmaningar i din arbetsdag.
Om oss
KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare.
Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör.
Arbetsuppgifter
Som office coordinator kommer du att ansvara för
Ta emot och välkomna kunder
Svara på inkommande mail och samtal
Arrangera event, AWs, avtackningar och andra sammankomster
Ansvara för lunchbeställningar
Ha kontakt med leverantörer
Hålla ordning och skapa trivsel på kontoret
Fakturering och post/bud hantering.
Skapande av passerkort
Kvalifikationer
Vi söker dig som har några års erfarenhet av en serviceinriktad roll, gärna inom kontorsservice eller reception. Som person är du lösningsorienterad, flexibel och prestigelös samt har ett öga för vad som behöver göras – innan någon hinner be om det. Du har god initiativförmåga och är inte rädd för att våga testa nytt. Dessutom är du strukturerad, trivs med att hantera flera uppgifter samtidigt och har en naturlig förmåga att samarbeta.
Vi ser också gärna att du har:
Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
God kommunikationsförmåga i svenska och engelska, både i tal och skrift
Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
Övrigt
Tillträde: Omgående
Omfattning: Heltid, måndag-fredag 8-17
Lön: individuell lönesättning (Kollektivavtal Unionen)
Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser. Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Erik Lagerblad på erik.lagerblad@kfx.se . Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag!
#LPA
Arbetsbeskrivning
Som receptionist hos vår kund ansvarar du för ett varmt och professionellt mottagande av gäster från hela världen. Du hanterar kundens växel och stöttar vid möten med allt från bokningar till fika. Utöver värdskapet driver du den dagliga kontorsdriften: du sköter vissa enklare inköp, hanterar post och bud, samt fungerar som kontaktperson för leverantörer och hyresvärd. Du ser till att kundens ytor alltid är representativa och att kollegorna är uppdaterade om vad som händer på kontoret.
Vi söker dig som är naturligt utåtriktad, administrativt skicklig och vågar ta egna initiativ. Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska.
· Period: 20 juli – 23 augusti.
· Upplärning: En vecka (enligt överenskommelse) innan start.
Randstad Professional är karriärpartnern som hjälper dig att hitta rätt jobb, brinna för det du gör och utveckla din karriär. Som konsult hos oss får du konkurrenskraftig lön, förmåner och kollektivavtalade villkor. Din konsultchef, som alltid finns nära till hands, ser till att du får varierande och utvecklande uppdrag på olika företag, inom olika branscher. Med tillgång till ett brett utbud av möjligheter, ett stort globalt nätverk och vår utpräglade specialisering är vi din vägledande partner som hjälper dig att bygga en givande karriär.
Ansvarsområden
Professionellt mottagande av internationella gäster, hantering av telefonväxel samt service kring möten (bokningar, fika och taxi).
Du ser till att gemensamma ytor och förråd är representativa och välororganiserade.
Ansvar för inkommande och utgående post samt budhantering (t.ex. PostNord och UPS).
Koordinering av tjänster som städ och avfallshantering, samt felanmälan och kontakt med hyresvärd/fastighetsansvarig.
Kvalifikationer
Vi söker en utpräglad "doer" som trivs med administrativt arbete och som vågar ta egna beslut när det behövs.
Du är utåtriktad, trevlig och professionell i ditt bemötande.
Du har god administrativ vana och är lösningsorienterad.
Du kommunicerar obehindrat på svenska och engelska.
Du är tillgänglig under hela den angivna perioden samt för upplärning.
Om företaget
Randstad
På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential. Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward.
