Administrariv Assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Välkommen till oss Du kommer ingå i den administrativa enheten inom Avdelning individ och familj. Enheten är ny sedan januari 2026 och befinner sig i en fas av uppbyggnad vad gäller struktur och processer. Vi söker dig som vill vara med och bygga en administrativ funktion med fokus på kvalitet och service! Teamet består av fjorton medarbetare och en enhetschef vars uppdrag är att ge stöd till Avdelningen för individ- och familj. Vi arbetar mot en stor bredd av verksamheter vilket innebär att karaktären på de frågor vi får är varierande och kräver ett flexibelt och lösningsorienterat tänk. Vi erbjuder Hos oss får du en omväxlande roll och tillgång till regelbunden kompetensutveckling i form av relevanta utbildningar för ditt uppdrag, stöttande och hjälpsamma kollegor samt ett nära ledarskap. Vi erbjuder flera förmåner för dig som medarbetare - bland annat friskvårdsbidrag och tillgång till gym i förvaltningshuset. Du har flexibel arbetstid och sommartid under perioden maj-augusti samt möjlighet till distansarbete när arbetet tillåter. Här kan du läsa mer om förmåner för dig som är anställd i Stockholm stad. Din roll I rollen som administrativ assistent är ditt uppdrag att ge ett administrativt stöd till chefer och medarbetare inom Avdelning individ och familj. I uppdraget ingår bland annat att Hantera ekonomiadministration, fakturor och avgiftsdebitering Hantera beställningar och inköp Akthantering ink. arkivering, gallring och diarieföring Administrativt stöd i verksamhetens system Hantera ärenden, dokumentation och administration med beaktande av offentlighets- och sekretesslagstiftning Stötta kollegor vid hög arbetsbelastning och där behov uppstår Din kompetens och erfarenhet För den här tjänsten krävs det att: Har utbildning inom administration, exempelvis gymnasieutbildning, yrkeshögskola eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt Har yrkeserfarenhet som administratör/administrativ assistent Kan uttrycka dig väl i det svenska språket i tal och skrift Vi ser det som meriterande om du har: Erfarenhet av att ha arbetat i en politiskt styrd organisation Erfarenhet av att ha arbetat administrativt i flera system Vi söker dig som är självgående i ditt arbete och gärna tar egna initiativ. Du har ett strukturerat arbetssätt och utför dina arbetsuppgifter noggrant. Du har god förmåga att samarbeta, både med kollegor internt och övriga parter. Vidare är du flexibel och kan anpassa prioriteringar utifrån verksamhetens behov. Övrigt I den här rekryteringen kommer du få svara på ett antal frågor där du får beskriva din kompetens inom området i stället för att skicka ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi utgå ifrån ditt CV och dina svar på urvalsfrågorna. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Välkommen till Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning! Vi finns i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och goda kommunikationer. Hos oss arbetar cirka 1700 stolta och engagerade medarbetare som bidrar med service av hög kvalitet till stadsdelsområdets invånare varje dag. Arbetsmiljön hos oss präglas av samarbete, mod och delaktighet. Vår styrka är att den mångfald som finns bland invånare även finns hos våra medarbetare. Tillsammans gör vi skillnad! Läs gärna mer om vår förvaltning här.

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom universitetsförvaltningen med ett övergripande ansvar för universitetets lokaler och bostäder och är universitetets motpart gentemot externa hyresvärdar. Vid Fastighetsavdelningen arbetar cirka 90 personer. Avdelningens ansvarsområden är bostads- och lokalförsörjning, fysisk arbetsmiljö, servicetjänster såsom exempelvis lokalvård,  tentamensservice, servicecenter, säkerhet mm.Tentamensservice är en del av servicesektionen vid Fastighetsavdelningen och ansvarar för Stockholms universitets centralt samordnade salstentamina. Under 2025 samordnade och genomförde vi cirka 2 500 tentor – vilket motsvarar över 140 000 examinationer – på uppdrag av 34 institutioner. Vi är 18 medarbetare och verksamheten präglas av höga krav på samordning, kvalitet och rättssäkerhet. Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen. Arbetsuppgifter Som bemanningssamordnare blir du en del av Tentamensservice bemanningsteam. Teamet består av en bemanningsplanerare och två bemanningssamordnare. I nära samarbete med dina kollegor arbetar du operativt med att förbereda, samordna och följa upp bemanningen av universitetets tentamensvärdar. Uppdraget är att säkerställa att rätt antal värdar finns på plats och har rätt förutsättningar vid varje tentamenstillfälle. Rollen är operativ och innebär att du driver det löpande arbetet framåt genom att säkra bemanning, schemalägga arbetspass, följa upp detaljer och hantera förändringar inför varje tentamenstillfälle. När rätt personer finns på plats, detaljerna stämmer och akuta kriser är få, fungerar arbetet som det är tänkt. När förändringar dessutom kan hanteras utan att verksamheten påverkas, har du lyckats väl i rollen. Arbetet sker inom tydliga ramar, men kräver att du kan prioritera, fatta beslut och hitta lösningar när förutsättningarna ändras. Bemanningen har en direkt koppling till om tentor kan genomföras på ett rättssäkert sätt. Kort sagt: utan tentamensvärdar – inga tentor. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att: Bemanna och följa upp förboka tentamensvärdar inför kommande tentamenstillfällen schemalägga tentamensvärdarnas arbetspass när tentamenstillfällena närmar sig hantera förändringar i bemanningen, exempelvis vid sjukfrånvaro eller sena avbokningar Samordna ha löpande kontakt med tentamensvärdar och ge stöd i frågor som rör arbetspass och anställning samverka med kollegor som arbetar med skrivplatser, stöd till anmälda studenter och tentamensgenomförande bidra till introduktion och utbildning av tentamensvärdar samt till utveckling av bemanningsarbetet Administrera hantera och följa upp administrativa uppgifter kopplade till bemanning, schemaläggning och tidrapportering. Kvalifikationer Vi söker dig som har: relevant utbildning inom exempelvis personal, arbetsliv, organisation, HR eller administration intresse för operativ administration, bemanning, logistik och planering god förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och uthålligt med flera parallella uppgifter vågar ställa frågor, lyfta förbättringsförslag och säga till när något inte verkar fungera mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har: erfarenhet från universitet, högskola, offentlig verksamhet eller annan regelstyrd miljö erfarenhet av schemaläggning, bemanning, rekrytering, introduktion eller personalnära administration goda kunskaper i engelska. Vi värdesätter att du: är lösningsorienterad och kan fatta beslut i ett pågående arbete kan behålla lugnet när förutsättningarna ändras tycker om att skapa ordning, hålla ihop flera parallella uppgifter och få administrativa flöden att fungera trivs med många kontaktytor och nära samarbete med andra. Rollen passar dig som trivs i ett operativt administrativt arbete där struktur, noggrannhet och genomförandekraft är avgörande. Du kan vara i början av din karriär eller ha några års erfarenhet. Om du tycker om att planera, lösa problem och få många administrativa delar att falla på plats, tror vi att du kommer att trivas hos oss. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Om anställningen Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse. Vi erbjuder Som en del av Tentamensservice och Fastighetsavdelningen får du ett arbete med tydligt ansvar i ett operativt flöde. Här gör din noggrannhet, struktur och förmåga att få saker gjorda konkret skillnad varje dag. Du blir en del av ett kunnigt team där samarbete, respekt och gemensam problemlösning är viktiga delar av vardagen. Arbetet är periodvis intensivt, men vi arbetar aktivt för hållbara arbetssätt och en rimlig balans över tid. Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city. Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla. Kontakt Ytterligare information lämnas av tentamenschef Jerry Lindblom, jerry.lindblom@su.se. Observera att återkoppling kan dröja något under sommarperioden.  Ansökan I den här rekryteringen ber vi dig att inte bifoga ett personligt brev. I stället besvarar du ett antal urvalsfrågor i samband med din ansökan. Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning. Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.