Administratör med fokus på chefstöd och projektadministration

Kustbevakningen är en civil statlig myndighet som dygnet runt övervakar Sveriges kust och stora insjöar. Med vår maritima förmåga är vi en central operativ aktör i den maritima miljön. Vi har ett unikt uppdrag inom totalförsvaret där vi har uppdrag både inom det civila försvaret och under vissa förutsättningar även inom det militära försvaret. Vårt uppdrag omfattar sjöövervakning, ordningshållning, brottsbekämpning samt miljöberedskap till sjöss. Genom kontinuerlig insamling och delning av sjöinformation till andra myndigheter skapar vi en civil sjölägesbild som är avgörande för både krisberedskap och säkerhet i den maritima miljön. Våra fartyg och flygplan genomför ständigt sjöövervakning och vi kan agera snabbt vid hot om brottslighet, nödsituationer, olyckor eller hot mot sjösäkerheten. Kustbevakningen kombinerar denna övervakning med beredskap för räddnings- och miljöräddningstjänst till sjöss. Detta stärker samhällets förmåga att förebygga händelser och om något händer hantera och återställa ordning och säkerhet i den maritima miljön. Kustbevakningen är en arbetsplats som präglas av samarbete och engagemang över de organisatoriska gränserna.  Här finns engagerade medarbetare med varierande kompetenser vilket skapar en dynamisk arbetsplats med ständiga möjligheter att lära nytt. Kustbevakningen arbetar med och har stort fokus på medarbetarskap och ledarskap och det är därför viktigt att din värdegrund stämmer överens med Kustbevakningens – helhetssyn, välvilja och engagemang. Kustbevakningen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter och rättigheter till alla. Beskrivning Kustbevakningen söker dig som vill arbeta i en händelserik och varierande roll som HR-partner. Du kommer att tillhöra HR-enheten, som är en del av Personal- och ekonomiavdelningen. Personal- och ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret inom myndigheten för frågor inom personal, lön, ekonomi, upphandling samt utbildning. HR-enheten omfattar en kompetensbredd inom HR, rekrytering, system/lön samt arbetsmiljö och förhandlingsområdet och består idag av drygt 20 medarbetare. Enhetens uppdrag är att utifrån verksamhetens behov ge ett proaktivt, enhetligt och professionellt stöd och rådgivning till chefer inom alla HR-områden. Inom enheten är vi 10 HR-partners och 4 rekryteringspartners, fördelade på orterna Karlskrona, Göteborg och Stockholm. Enheten består även av löneadministratörer, HR-administratör, systemansvariga, rekryteringschef och förhandlingschef. Som medarbetare i HR-enheten på Kustbevakningen har du ett nära samarbete med alla dina kollegor- vi är ett sammansvetsat gäng som ger varandra stöd och är varandras bollplank i vardagen. Kustbevakningen genomgår en stor förändringsresa med nya förutsättningar i omvärlden, förändrad organisation och ökade krav på flexibilitet. För att kunnat stötta verksamheten på bästa sätt behöver vi på HR-enheten också öka vår flexibilitet. Därför söker vi en ny kollega som kan agera både i rollen som HR-partner och som rekryteringspartner.   Arbetsuppgifter I rollen som HR-partner ansvarar du för att initiera, samordna, driva, utveckla samt följa upp det strategiska och operativa HR-arbetet vid Kustbevakningen. I rollen arbetar du för att stödja och stärka chefers förutsättningar till att professionellt och effektivt sköta sitt arbetsgivaruppdrag. Dessutom medverkar du, utifrån ett brett helhets- och arbetsgivarperspektiv, till att chefer och ledning bedriver en personalpolitik som är i linje med Kustbevakningens vision, verksamhetsidé och värdegrund. I rollen som rekryteringspartner arbetar du med att självständigt ansvara för att starta upp, genomföra, följa upp och utveckla frågor inom rekryteringsområdet samt tillhörande administration utifrån myndighetens process för rekrytering. Du ger även stöd till rekryteringsansvariga chefer i frågor gällande rekrytering och anställningsvillkor samt genomför säkerhetsprövningar enligt myndighetens rutiner och riktlinjer. Du kommer att arbeta i nära samverkan och partnerskap med myndighetens chefer. Denna tjänst går att söka i antingen Stockholm, Göteborg eller Karlskrona. För att underlätta hanteringen av ansökningar har vi valt att samla alla ansökningar i annonsen för Karlskrona. När du skickar in din ansökan får du möjlighet att notera vilken ort du söker till. Sök tjänsten här!   Läs mer om tjänstens kvalifikationer och villkor, och sök tjänsten på vår hemsida: https://kustbevakningen.varbi.com/se/what:job/jobID:955967/

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 350 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter. Välkommen till oss Enheten för Stöd- och utveckling är en av fyra enheter vid Juridiska avdelningen inom Stadsledningskontoret. På enheten arbetar idag dataskyddsombud och visselblåsarhandläggare samt administratörer, arkivarie och receptionist tillsammans med enhetschefen. Vårt uppdrag är tillse att Staden lever upp till gällande dataskyddsreglering samt hantera Stadens visselblåsarfunktion. Vidare är uppdraget att ge service och bidra med stöd genom att underlätta arbetet för avdelningens jurister. Vi ska även bidra med att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov. Hos oss får du arbeta med en mängd spännande arbetsuppgifter och bidra med din kompetens vilket gör arbetet både varierande och utmanande. Vi erbjuder dig Ett härligt team och trevliga arbetskamrater. Just nu sitter vi i provisoriska lokaler men vi kommer under senhösten att flytta till nyrenoverade, ljusa lokaler i Kanalhuset, Kungsholmen. Bra personalförmåner, läs gärna mer om våra förmåner här.  Goda möjligheter till utveckling. Möjlighet finns att jobba 1 dag/vecka från annan plats än kontoret. Din roll Som vår erfarna administratörs/handläggare/samordnare ser vi dig som en lagspelare inom stöd- och utvecklingsenheten på Juridiska avdelningen. Arbetsuppgifterna varierar mellan stort och smått och du behöver vara beredd på att kavla upp ärmarna och lösa problem/utmaningar. Vi söker därför dig som är en initiativtagande person, det vill säga en ”doer” som tar ansvar för dina arbetsuppgifter men även är beredd att rycka in på annat när det behövs - på alla nivåer! Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Samordnande funktion, d.v.s. ha en överblick och kontroll på uppdragsgivarnas och stadsadvokaternas behov och planera samt prioritera uppgifterna. Bevaka och tillse stadsadvokaternas behov av administrativt stöd när det gäller förhandlingar, akter, anordning av utbildningar och andra på avdelningen förekommande behov. Driva utvecklingsprojekt avseende avdelningens rutiner och arbetssätt samt ärende- och dokumenthanteringssystem. Delta i och planera avdelningens övriga aktiviteter, vilket innebär varierad karaktär av administrativt support. Fakturahantering i Stadens system Agresso. Dokument- och akthantering. Vid behov hantera avdelningens funktionsbrevlådor och inkommande ärenden. Din kompetens och erfarenhet Vi söker dig som har: en avslutad gymnasial utbildning, meriterande är påbyggnad inom administration, service, ekonomi, juridik eller en paralegal-examen, mycket god datorvana och utmärkta kunskaper i Office-paketet och även lätt att sätta sig in i nya system, arbetat med kvalité- och verksamhetsutveckling, exempelvis digitala arbetssätt, arbetat med utbildning/presentationer, aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem, aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta i en administrativ roll i motsvarande verksamhet hos offentlig eller privat aktör, mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.  Det är meriterande om du har: erfarenhet av att arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister, domstol och övriga myndigheter. Arbetet är dynamiskt och kan förändras över tid, vilket ställer krav på flexibilitet, prestigelöshet och ett lösningsorienterat arbetssätt. Vi sätter vidare stort värde på dig som person – att du är en lagspelare som tar ansvar för dina egna uppgifter men som också stöttar övriga i teamet! Du är ansvarsfull, pålitlig och noggrann och har en mycket god förmåga att självständigt organisera ett strukturerat arbete. Du kan vid behov arbeta i ett högt tempo utan att göra avkall på kvalitet. Du förstår vikten av en korrekt formell hantering av beslutsunderlag, kungörelser, protokoll m.m. Du är flexibel och tycker att det är roligt att utföra såväl rutinartade som mer kvalificerade uppgifter. Att samarbeta, ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat och en god kommunikation är självklart för dig. Du uppskattar en varierade och föränderlig arbetsmiljö och drivs av utveckling och engagemang. Övrigt Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Rekryteringsprocessen kommer bestå av intervjuer, referenstagning samt eventuellt arbetspsykologiska tester som ett komplement i helhetsbedömningen. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess. Varmt välkommen med din ansökan! Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.