Projektadministratör

KARLSTADS KOMMUN

Beskrivning Fastighetsavdelningen ansvarar för kommunens fastigheter och arbetar för att skapa attraktiva, tillgängliga och hållbara lokaler. Vårt uppdrag är att vara långsiktiga fastighetsägare, bidra till stadens utveckling och skapa bra, attraktiva, tillgängliga och hållbara miljöer för karlstadsborna. Du är välkommen till en verksamhet som erbjuder stimulerande och omväxlande arbetsuppgifter med stora utmaningar och goda utvecklingsmöjligheter. Du blir en del av enheten fastighetsprojekt där projektledare driver större om- och nybyggnadsprojekt från planeringsfas till färdig byggnad och överlämning till driften och förvaltare. I teamet finns även handläggare för bostadsanpassningsbidrag, vilket bidrar till en bred och varierad verksamhet med många kontaktytor. Vi söker en projektadministratör som vill ha en central roll i våra bygg- och fastighetsprojekt. Hos oss är samspelet mellan projektledning och informationsförvaltning en förutsättning för kvalitet, struktur och framdrift – och du får en viktig roll i detta samarbete. Arbetsuppgifter Som projektadministratör är du ett administrativt nav i projekten och bidrar till struktur, kvalitet och framdrift genom hela processen. I rollen arbetar du nära projektledare och informationsförvaltare och stöttar både det operativa arbetet och utvecklingen av arbetssätt. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att: stötta projektledare i planering, uppföljning och genomförande av projekt. Som att föra minnesanteckningar, ta fram beslutsunderlag, rapporter och presentationer arbeta med projektens dokumentation och informationshantering samt struktur i projektrum och arkivering  hantera utlämnande av handlingar och säkerställa att riktlinjer för informationshantering följs  bistå med verksamhetsstöd, till exempel administrativa inköp, arbete i system exempelvis E-Avrop och ta fram underlag såsom informations- och presentationsmaterial bidra till utveckling av enhetens arbetssätt, processer och digitala verktyg  Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en länk mellan projektledning, informationsförvaltning och övriga funktioner. Du samverkar med projektledare, informationsförvaltare, handläggare inom bostadsanpassning samt andra interna och externa aktörer. Kvalifikationer Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete och trivs i en roll där du får kombinera struktur, service och samarbete i en projektmiljö. Du har minst gymnasial utbildning och några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna kopplat till projekt. Du har goda kunskaper i Microsoft 365 och uttrycker dig mycket väl i svenska, både i tal och skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet från bygg- eller fastighetsbranschen samt kunskap om dokumenthantering, arkivering eller informationsstruktur. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen är du strukturerad, noggrann och har ett naturligt sinne för ordning och reda. Du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med olika typer av människor. Vi söker särskilt dig som har driv och ett intresse för att utveckla arbetssätt och bidra till förbättringar i verksamheten. Du tar initiativ, ser möjligheter till utveckling och trivs i en roll där du får vara med och stärka och effektivisera processer och arbetssätt över tid. Du är kommunikativ, skapar goda relationer och har förmåga att driva ditt arbete framåt både självständigt och tillsammans med andra. B-körkort är ett krav för tjänsten. Vi erbjuder Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs Information om lönenivåer hittar du här (välj "Se lönestatistik"). Den här rekryteringen rör AID-kod 152090. Varmt välkommen med din ansökan! När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.  Om Karlstads kommun Teknik- och fastighets¬förvaltningen, med cirka 600 anställda, ansvarar för en trygg och vacker miljö, kommunens dricksvatten, gator, parker, lekplatser, skogsmark och intern service. Förvaltningen utvecklar också infrastruktur, kommunala fastigheter och har hand om kommunens naturområden. Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss! Övrig information För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystemoch inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.

ATICC Sweden AB

🚀 Bli en del av ATICC Sweden – där teknik möter människor. Trivs du i en roll där struktur möter komplexa projektmiljöer? Vi söker nu en självgående projektadministratör som vill vara med och bidra till att projektet drivs effektivt från start till mål. Skicka in din ansökan och låt oss skapa något stort tillsammans! Om uppdraget Som projektadministratör har du en central roll i projektorganisationen och bidrar till struktur, ordning och framdrift i projektet. Du stöttar projektledning och produktion med koordinering av administrativa aktiviteter, hantering av projektdokumentation samt uppföljning av projektets processer. Genom ditt arbete säkerställer du att information, mötesstrukturer och administrativa flöden fungerar smidigt och effektivt under projektets olika faser. Dina arbetsuppgifter kommer att bestå av: ansvara för projektets dokumenthantering, inklusive registrering, distribution och uppföljning av handlingar, ritningar och protokoll, samt säkerställa att gällande rutiner och krav följs. samordna möten, kallelser, dagordningar och mötesprotokoll. stödja rapportering av ekonomi, inköp och resursuppföljning. administrera ÄTA-arbeten, avvikelser och andra projektrelaterade ärenden. ge administrativt stöd till projektledning, produktionsledning och arbetsledning. Vem är du? Vi söker dig som är noggrann och självgående. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och driver dem framåt på ett strukturerat sätt. Som person är du kommunikativ och trivs i en roll med många kontaktytor. Du har en god samarbetsförmåga och arbetar väl tillsammans med kollegor, konsulter och andra intressenter. Vi ser också gärna att du har: tidigare erfarenhet av projektadministration inom bygg-, installations- eller industriprojekt. god administrativ förmåga och vana att hantera stora mängder dokumentation. erfarenhet av Microsoft Office 365, särskilt Excel, Word och Teams. mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift. Det är starkt meriterande om du har erfarenhet av verksamhetskritiska anläggningar såsom datacenter, sjukhus eller liknande miljöer. Även erfarenhet av dokumenthanteringssystem som Dalux, Autodesk Construction Cloud (ACC) eller SharePoint är en fördel. Kunskap om entreprenadprojekt enligt AB/ABT ses som meriterande. Det är även meriterande om du har arbetat med commissioning och driftsättning i projektens slutfaser. 🤝Därför ska du välja ATICC ATICC Sweden är en ledande teknikkonsult inom bygg-, anläggnings- och installationsbranschen. Hos oss står människan alltid i fokus. Vi tror att du presterar som bäst i en arbetsmiljö som är flexibel, rättvis och inspirerande. Därför bygger vi tillsammans en kultur där utveckling, delaktighet och inflytande är en naturlig del av vardagen. Hos oss blir du en del av ett innovativt team som kombinerar teknisk spetskompetens med entreprenörsanda där vägen från idé till beslut är kort. Du blir en del av en gemenskap präglad av nyfikenhet, kreativt tänkande och engagemang. Vi tror på kraften i samarbeten för att skapa resultat som gör skillnad – både för företaget och för dig. Här får du möjlighet att arbeta i komplexa projekt och samtidigt utrymme att bidra till en innovativ och hållbar framtid. Vi erbjuder frihet och flexibilitet, med en rättvis och attraktiv lönemodell. Tillsammans skapar vi ATICC Sweden som vi vill att det ska vara. Ytterligare information Tjänsten är ett konsultuppdrag på heltid under ett års tid med möjlighet till förlängning. Tillträde sker snarast. Känner du igen dig i beskrivningen? Skicka in din ansökan redan idag! Urval och intervjuer kommer att ske löpande. Vi tar inte emot ansökningar via mejl, men du är mer än välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Ruqaya på ruqaya.abboud@aticc.se Välkommen att bli en del av vår resa – vi ser fram emot din ansökan! Vi undanber oss vänligt men bestämt kontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt andra försäljare av ytterligare tjänster kopplade till våra rekryteringar.

B3 Personal AB

Om rollen Som projektadministratör arbetar du som konsult hos ett företag inom mark och anläggning i ett strukturerat och operativt stödjande uppdrag där ordning, reda och dokumentation är i fokus. Du samarbetar dagligen med arbetsledare, platschefer och arbetsmiljöansvariga för att säkerställa att projektinformationen är korrekt, uppdaterad och lättillgänglig. Rollen passar dig som trivs med administrativa arbetsuppgifter, har god system- och Excelvana och vill bidra till effektiva projektleveranser. Dina arbetsuppgifter Stödja arbetsledare och platschefer med administrativt arbete och uppföljning Ansvara för projektets dokumentation: protokoll, rapporter, checklistor och arbetsmiljödokument Upprätta och uppdatera mängdförteckningar samt andra projektrelaterade listor Arbeta mycket i Excel och Word för att sammanställa, beräkna och presentera data Föra register och arkivera handlingar enligt gällande rutiner Kommunicera regelbundet med interna och externa kontaktpersoner för att säkra informationens kvalitet Delta i projektmöten och dokumentera beslut, avvikelser och åtgärder Din profil Strukturerad och noggrann med känsla för ordning och dokumentation Goda kunskaper i MS Excel och Word; vana att arbeta med mängdförteckningar och tabeller God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska Förmåga att samarbeta med arbetsledare, platschefer och arbetsmiljöansvariga Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är meriterande men inget krav — vi värdesätter rätt inställning och lärvilja Förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt Vi erbjuder Ett tydligt och viktigt stödjande uppdrag i projekten Tydlig introduktion och löpande stöttning från kollegor och uppdragsgivare Arbetsuppgifter där dina administrativa färdigheter gör stor skillnad Möjlighet att utveckla din kompetens inom projektadministration och dokumenthantering Arbetstider (7–16) som ger god balans mellan arbete och fritid, Arbetstider kan variera men sker dagtid. Övrigt Tjänsten är ett konsultuppdrag via B3 Personal med löpande urval. Ange i din ansökan din tillgänglighet och relevant erfarenhet. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta oss. Ansökan Skicka CV och en kort beskrivning av din tillgänglighet samt tidigare erfarenhet till B3 Personal. Urval sker löpande — skicka din ansökan så snart som möjligt.