Administratör med IT- och teknisk kompetens

Document Control Administrator, Stockholm

Sway Sourcing Sweden AB

Vill du arbeta i ett av Sveriges mest spännande och hållbara industriprojekt? Nu söker vi en strukturerad och noggrann Document Control Administrator till ett omfattande BECCS-projekt hos en ledande aktör inom energisektorn. Här får du en central roll i att säkerställa kvalitet, spårbarhet och ordning i projektets dokumenthantering. Om uppdraget 📋 Som Document Control Administrator ansvarar du för att projektets dokumentation hanteras korrekt enligt etablerade processer och rutiner. Du arbetar nära flera funktioner inom projektet och blir en viktig del i att säkerställa ett effektivt informationsflöde mellan engineering, inköp, byggnation och övriga projektteam. Du rapporterar till Document Control Lead och deltar löpande i tvärfunktionella forum och projektmöten. Dina arbetsuppgifter 🛠️ Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till tekniska och administrativa dokument Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt dokumentversioner finns tillgängliga Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande Stötta arbetet med rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa spårbarhet och enkel åtkomst Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet Tillhandahålla dokument från interna arkiv vid behov Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation Din profil ✅Obligatoriska kompetenser Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden Erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg Stark organisatorisk och analytisk förmåga Förmåga att hantera stora dokumentmängder effektivt och strukturerat Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom informationshantering, administration eller liknande område Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift Meriterande erfarenheter ⭐ Erfarenhet från arbete i större projektmiljöer Personliga egenskaper 🌟 Exceptionell noggrannhet och detaljfokus Proaktiv och förbättringsorienterad Förmåga att arbeta under tidspress och anpassa dig till förändrade förutsättningar Stark problemlösningsförmåga och god prioriteringsförmåga Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö Omfattning & information 📍 Plats: Stockholm Omfattning: Heltid Start: Snarast möjligt enligt överenskommelse Uppdragslängd: 6 månader + option på 6 månader Sista ansökningsdag: Urval sker löpande Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Ordförandeassistent och koordinator till TCO - vikariat

The Place AB

Är du en skicklig och ambitiös administratör med erfarenhet som chefsstöd? Vi söker dig som brinner för att skapa ordning och effektivitet i en dynamisk arbetsmiljö. Nu söker vi dig som vill stötta TCO:s Ordförande i en central och varierad roll under ett föräldravikariat på ett år, med start senast 1 oktober 2026 till och med 1 september 2027. Om TCO TCO är en partipolitiskt obunden centralorganisation som samlar 12 fackförbund med över 1,2 miljoner medlemmar. Som påverkansorganisation arbetar TCO för goda villkor i arbetslivet för landets tjänstemän. TCO:s uppgift är att, med utgångspunkt från medlemsförbundens medlemmar, vara en drivande kraft för att utveckla och påverka politik och debatt. På kansliet arbetar cirka 40 medarbetare. Om rollen som ordförandeassistent- & koordinator 💜 Som assistent till TCO:s ordförande får du en central, ansvarsfull och varierande roll i en varm och välkomnande organisation. Du ger praktisk service för att underlätta vardagen primärt för ordförande men vidare även kansliet. Det innebär att du har ett helhetsansvar för kalender och ordförandes tid. Du blir en viktig kontaktyta gentemot organisationen och för externa kontakter samt gör avvägningar i vilka sammanhang TCO:s ordförande ska delta. I din roll ingår även att assistera kanslichefen, ansvara för registraturen samt att vara ett administrativt och koordinerande stöd för hela kansliet. Du kommer att ha en viktig roll för internkommunikationen och i arbetet med att effektivisera och utveckla administrativa processer med nyfikenhet på hur moderna verktyg kan underlätta arbetet. Du kommer att tillhöra staben där du tillsammans med chefen för staben, samhällspolitiska chefen, och presschefen ansvarar för det samlade ledningsstödet. Du rapporterar till stabschefen och har regelbundna avstämningar med ordförande och övriga inom ledningsstödet. Dina primära arbetsuppgifter Ha ett helhetsansvar för kalender och planering av ordförandes tid Administrera ordförandes möten och säkerställa att relevant underlag är tillgängligt Mötesbokningar, reseplanering och resebeställningar Hantering av ordförandes inkommande e-post och övrig posthantering Administrativt ansvar för olika interna möten t.ex. styrelsemöten Internkommunikation – du är t.ex en av fem redaktörerna för intranätet Registrator, protokollföring Ansvara för att kansliets processer och administrativa rutiner för ledningsstöd är effektiva Sammankallande för nätverk av sekreterare inom TCO-förbunden Utmana arbetssätt med hjälp av bl.a. digitala verktyg och komma med förbättringsförslag vid behov För den här tjänsten söker vi dig som 💜 Har några års erfarenhet av självständigt administrativt arbete där du haft en koordinerande roll och är van att stötta flera intressenter internt som externt. Du har naturligt en god känsla för service och trivs med att underlätta för andra. Du tar dig an dina arbetsuppgifter med entusiasm och stort engagemang samt bidrar till god stämning och sprider glädje och energi till dina kollegor. Du är prestigelös och tar mer än gärna tag i uppgifter eller projekt som ni ser behöver tas om hand. Du ger gärna förslag om du ser förbättringspotential för att effektivisera och underlätta den dagliga verksamheten. Du har en god förmåga att balansera det långsiktiga arbetet med ärenden som dyker in ad hoc, och kan självständigt med viss stöttning prioritera dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt. Vi ser att du som söker den här tjänsten trivs med att vara på plats på kontoret, vara synlig och tillgänglig för dina kollegor. I den här rollen kommer det också finnas möjlighet att arbeta hemifrån men i vilken utsträckning styrs till framförallt utav verksamhetens och ledningens agenda. För att lyckas och göra succé i den här rollen tror vi att du har följande erfarenheter och kvalifikationer: Kvalifikationer: Några års erfarenhet av liknande uppdrag med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter Mycket god kommunikativ förmåga Mycket god koordineringsförmåga Flytande svenska i tal och skrift samt grundkunskaper i engelska Goda kunskaper i Office-paketet (Outlook, Word, Teams) Meriterande Det är meriterande att ha arbetat som självständigt administrativt stöd till chef på högsta nivå Det är meriterande att ha erfarenhet av effektiva administrativa processer med stöd av moderna IT-tekniska arbetsverktyg Det är meriterande att du har erfarenhet av arbete i liknande roll i en idéburen, politisk eller facklig verksamhet Det är meriterande med grundläggande kunskaper i OneNote och Microsoft Excel Om tjänstens omfattning Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd via oss på The Place. Tjänsten är på heltid (37,75h/v). Tillträde enligt överenskommelse, men senast 1 oktober 2026. Du kommer att utgå från kontoret på Linnégatan 14 i centrala Stockholm, med möjlighet att arbeta ett par dagar på distans per vecka. Förtroendetid mån-fre upplagd utifrån kontorstider. TCO tillämpar kompetensbaserad rekrytering och erbjuder en arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering. Om du känner att du är den perfekta kandidaten för rollen – vänta inte, skicka in din ansökan redan idag! Vi ser fram emot att höra från dig! The Place – Where happy work happens Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

Projektadministratör sökes till kund i Stockholm

Public People AB

Nu söker vi en projektadministratör till ett 12-månaders uppdrag i Stockholm! Vi söker dig som vill vara spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. I rollen som projektadministratör kommer du att stötta beställaren och bidra till att effektivisera verksamheten genom att skapa struktur och stödja medarbetarna. Du behöver ha en god prioriteringsförmåga och trivas med att hantera många uppgifter samtidigt. Vi tror att du är den som sticker ut från mängden och trivs med att arbeta i projektformat. Arbetsuppgifter Exempel på uppdrag och ansvar: Utföra dokumenthantering enligt gällande rutiner och riktlinjer. Diarieföra handlingar i systemet EDIT och bistå vid begäran om offentliga handlingar från extern part. Skriva protokoll vid möten och workshops, samt distribuera och arkivera dessa. Vid behov boka möten och hantera resebeställningar. Administrera projektverktyg, inklusive behörigheter, nya användare och funktioner. Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, samt passerkort till anläggningar. Fakturahantering och kontering av inkommande fakturor i ekonomihanteringssystemet Agresso. Kvalitetssäkra underlag till fakturor. Tidplan och omfattning Omfattning: Heltid, 40 timmar per vecka. Startdatum: 16 mars 2026. Slutdatum: 12 mars 2027. Arbetsform: Uppdraget möjliggör både arbete på distans och på plats på kontoret i Stockholm. Vem är du? För att lyckas i rollen är du lyhörd, professionell och har ett gott öga för detaljer. Du är öppen och flexibel för kundens behov och önskemål, samt har en god förmåga att kommunicera och samarbeta med andra. Vi söker dig med följande erfarenhet: Minst 5 års arbetslivserfarenhet som projektadministratör, gärna från verksamheter inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT. Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, inklusive planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering. Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem, inklusive granskning och kontering av fakturor.  En hälsning från gänget på Public People Public People är ett personligt, snabbväxande och kvalitativt konsultföretag byggt med hjärta och kvalitet från första byggstenen. Vi har hjälp närmare 100 kommuner över hela Sverige, ett stort antal offentliga myndigheter samt privata bolag som vill ta del av vår kompetens med konsult- och bemanningslösningar. För att passa hos oss behöver man ha ett driv och en vilja att leverera men även vara prestigelös och flexibel för att kunna funka med alla typer av kunder. Vi på Public People har alla olika erfarenheter, profiler och kompetenser, vilket gör att vi kompletterar varandra på bästa sätt. På Public People är allt möjligt. Vi ser lösningar i stället för problem. Tillsammans gör vi skillnad. Bli en av oss du också!   Låter det intressant? Kontakta mig så får du veta mer! carlfredrik.strid@publicpeople.se +46 72 8917874