Studentmedarbetare: Kartläggning och analys av administrativt arbete

Vill du bidra till att utveckla framtidens administrativa stöd i en stor organisation? Är du nyfiken på hur arbetsuppgifter

fördelas, hur processer fungerar och hur organisationer kan använda sina resurser på ett smartare sätt? Vi söker dig som vill

använda dina kunskaper från studierna i ett konkret utvecklingsuppdrag. Som studentmedarbetare hos oss får du möjlighet att

undersöka hur det administrativa arbetet fungerar inom Kommunkontoret och bidra med analyser och förslag som kan göra verklig

skillnad.

Ditt uppdrag

Kommunkontoret har ett växande behov av att använda sina resurser effektivt och säkerställa ett bra och

likvärdigt administrativt stöd till verksamheterna. Idag utförs många administrativa arbetsuppgifter av chefer, specialister och

verksamhetsutvecklare, trots att de skulle kunna hanteras av administrativ personal. Samtidigt finns det likartade arbetsuppgifter

och processer i olika delar av organisationen som skulle kunna samordnas och utvecklas. Vi vill därför undersöka hur det

administrativa arbetet ser ut idag, vilka behov som finns och hur vi kan organisera stödet på ett mer effektivt och hållbart sätt.

Ditt uppdrag blir att kartlägga och analysera administrativa arbetsuppgifter och processer inom Kommunkontoret. Arbetet ska ge ett

faktabaserat underlag till en pilot med en så kallad administrativ hub – en gemensam funktion för ett mer samordnat administrativt

stöd. I uppdraget ingår att:

• Kartlägga vilka administrativa arbetsuppgifter som utförs, av vem och hur mycket tid de tar. -

Undersöka hur olika administrativa processer fungerar och hur arbetssätten skiljer sig mellan verksamheterna. - Identifiera

dubbelarbete, lokala lösningar och sårbarheter. - Analysera vilka arbetsuppgifter som kan samordnas, standardiseras eller flyttas

från chefer och specialister till administrativ personal. - Synliggöra vilka uppgifter som kräver specialistkompetens eller

chefsbeslut och vilka som kan automatiseras eller digitaliseras. - Identifiera var det finns störst potential att frigöra tid och

skapa ett bättre resursutnyttjande. Du kommer bland annat att arbeta med dokumentstudier, intervjuer, enkäter och

processkartläggning. Det innebär att du får träffa chefer, specialister, verksamhetsutvecklare och administratörer och ta del av

hur deras arbete fungerar i praktiken. Du kommer också att delta i workshops och bidra till att sammanställa resultat och ta fram

underlag inför den fortsatta utvecklingen av den administrativa hubben. Målet är att skapa en tydlig nulägesbild och identifiera

konkreta möjligheter att utveckla det administrativa stödet. I förlängningen handlar det om att rätt kompetens ska användas till

rätt arbetsuppgifter och att frigöra tid för chefer, specialister och verksamhetsutvecklare att fokusera på sina huvudsakliga

uppdrag. Du tilldelas en handledare som stöttar dig, förmedlar yrkeskunskaper och följer upp ditt arbete och din utveckling. Vi

söker dig Vi söker dig som aktivt studerar vid universitet eller högskola. Vi ser gärna att du har ett intresse för organisation,

administration, verksamhetsutveckling och effektivisering av arbetssätt. Det är meriterande om dina studier har koppling till

exempelvis: - Företagsekonomi eller offentlig förvaltning - Organisation och ledarskap - Service management - Personal- och

arbetslivsfrågor - Verksamhetsutveckling - Industriell ekonomi eller motsvarande utbildning med inriktning mot processer och

effektivisering. Du behöver inte ha tidigare erfarenhet av kommunal verksamhet. Däremot tror vi att du:

• Har god analytisk

förmåga och tycker om att undersöka och förstå hur saker hänger ihop. - Är strukturerad och har förmåga att samla in, bearbeta och

sammanställa information. - Är nyfiken och lyhörd och har lätt för att skapa kontakt med olika människor. - Har förmåga att se

mönster, samband och utvecklingsmöjligheter. - Kan omsätta analyser och slutsatser till konkreta och användbara förslag. -

Uttrycker dig väl i tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid ovan förmågor.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig ett kvalificerat extrajobb

som är relevant för dina studier och ger dig möjlighet att omsätta teoretiska kunskaper i praktiken. Du får arbeta med ett

aktuellt utvecklingsuppdrag som har betydelse för hur Kommunkontoret organiserar och utvecklar sitt administrativa stöd. Du får

inblick i en större offentlig organisation, träffa medarbetare med olika kompetenser och erfarenheter och utveckla din förmåga att

arbeta med analys, kartläggning och verksamhetsutveckling. Villkoren är schyssta. Arbetstiden förläggs under dagtid på vardagar

enligt överenskommelse med dig för att matcha dina studiebehov. Din anställning omfattar i genomsnitt 8 timmar per vecka under 1

februari-31 maj och du har timlön. Studentmedarbetarjobben i Lunds kommun får höga betyg av studenterna i våra utvärderingar. Här

kan du möta några av våra tidigare studentmedarbetare: Läs mer om studentmedarbetarrollen och möt tidigare studentmedarbetare Om

rekryteringsprocessen I den här rekryteringsprocessen har vi valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med

urvalsfrågor. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. Sista ansökningsdag är den 29 nov. Varmt välkommen med din

ansökan!

Om arbetsplatsen

Stöd- och servicecenter är en del av Lunds kommun och arbetar med intern service och stöd till kommunens

verksamheter. Vårt uppdrag är att göra vardagen enklare för chefer och medarbetare genom tillgänglig, professionell och effektiv

service. Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla våra arbetssätt, stärka samarbetet mellan våra funktioner och skapa tydliga

vägar för stöd och service. Genom utveckling, samordning och ett nära samarbete med kommunens verksamheter vill vi skapa

förutsättningar för en mer sammanhållen och effektiv supportorganisation.