Chefsassistent till Forskning och Utbildning inom PMI, Solna

Om tjänsten

Som chefsassistent inom Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) får du ett varierat uppdrag där du i huvudsak fungerar som administrativt och koordinerande stöd till chefen för Forskning och Utbildning (FoU), men även till övriga chefer och medarbetare inom verksamheten. Du ansvarar för administration i samband med ledningsmöten och andra möten kopplade till FoU-ledningen inom PMI samt motsvarande verksamhet kopplad till Karolinska Institutet. I rollen ingår även administrativa rutiner kring avtal, personalhantering, inköp och fakturor samt kommunikation via interna och externa webbplatser. Du ansvarar också för program och praktiska arrangemang i samband med nationella och internationella besök samt förberedelser och bokningar inför disputationer och andra akademiska högtider inom verksamheten. Utöver det löpande administrativa stödet arbetar du med egna uppdrag utifrån verksamhetens behov. Du samarbetar nära med chefsadministratörerna inom FoU Utbildningskansli och Forskningskansli och ingår även i ett nätverk av chefsassistenter. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med huvudsaklig placering i Solna.

Vi söker dig som

Vi söker dig som trivs i en omväxlande verksamhet där utveckling och förändring är en naturlig del av vardagen och där du behöver kunna hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Därutöver söker vi dig som: - är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter samt driver ditt arbete framåt - är strukturerad och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt - är flexibel och kan anpassa ditt arbetssätt när förutsättningar och behov förändras - har god samarbetsförmåga och arbetar väl tillsammans med andra genom att lyssna, kommunicera och bidra konstruktivt i samarbetet - är serviceinriktad och är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse och vilja att hjälpa andra. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• Eftergymnasial utbildning motsvarande minst ett års heltidsstudier (60 högskolepoäng eller 200 yrkeshögskolepoäng) inom exempelvis administration, offentlig förvaltning, ekonomi, organisation eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant för befattningen - Erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis region, universitet, högskola eller större företag - Mycket god datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office - Erfarenhet av arbete i administrativa system inom exempelvis fakturahantering, personaladministration och inköp - Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Meriterande:
• Ytterligare relevant akademisk utbildning - Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chefer och ledningsfunktioner. Om rekryteringsprocessen Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden. I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett. Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!