Chefssekreterare till Kulturdirektören vid Kulturförvaltningen, Stockholms stad

Välkommen till oss Är du en professionell och serviceinriktad chefssekreterare som vill arbeta i en verksamhet som engagerar och

gör skillnad för stockholmarna? Då kan du vara den vi söker! Hos oss arbetar du med frågor som verkligen spelar roll för Stockholm

och stockholmarna. Vi drivs av en vilja att vara professionella, ligga i framkant och ständigt utvecklas. Tillsammans bygger vi en

lärande organisation som vågar tänka nytt.

Vi erbjuder

En förvaltning med spännande verksamheter och över tusen medarbetare.

Kulturförvaltningen ansvarar bland annat för stadens 40 bibliotek, Kulturskolan, Stadsmuseet, Medeltidsmuseet, Stockholm konst,

Stockholmia forskning och förlag, Liljevalchs konsthall samt större evenemang som Kulturfestivalen och Kulturnatt Stockholm.

Förvaltningen arbetar även med kulturdriven stadsutveckling och med att ge stöd till det fria kulturlivet och civilsamhällets

kulturaktörer. Vi arbetar aktivitetsbaserat och sitter i moderna lokaler på Askebykroken i Rinkeby, men du får samtidigt

flexibiliteten att arbeta från flera av stadens lokaler. Det ger dig möjlighet att variera din arbetsmiljö, möta kollegor i olika

delar av verksamheten och hitta det arbetssätt som passar bäst för uppdraget.

Din roll

Som chefssekreterare är du ett

administrativt och operativt nav som stöttar kulturdirektören och förvaltningsledningen i det dagliga arbetet. Du bidrar med

proaktiv service samt till att skapa god struktur och effektivitet i det administrativa arbetet för ledningen. Du rapporterar till

den administrativa chefen och du är en av kulturdirektörens närmaste medarbetare. Dina arbetsuppgifter är omväxlande och du

ansvarar bland annat för: - Kommunikation: Fungera som kontaktperson för både interna medarbetare och externa partners och

kontakter, och vara kulturdirektörens ansikte utåt. - Kalenderhantering: Planera, boka och strukturera kulturdirektörens tid,

möten och resor. - Mötesadministration: Förbereda agenda och mötesunderlag, boka lokal och föra protokoll vid lednings- och

förvaltningsgruppsmöten. - Projektledning: Koordinera mindre projekt och se till att deadlines hålls. - Övrigt stöd: Såsom stöd

till förvaltningens staber samt ansvar för hantering av kulturförvaltningens funktionsbrevlådor.

Din kompetens och erfarenhet

Vi

söker dig som har: - högskoleutbildning som är relevant för tjänsten eller motsvarade kunskaper förvärvade på annat sätt -

flerårig erfarenhet av arbete som assistent, sekreterare, koordinator eller dylikt - vana av att hantera komplexa kalendrar och

snabba schemaändringar - mycket god förmåga och erfarenhet av att använda digitala verktyg i ditt arbete - erfarenhet av att

skriva protokoll och minnesanteckningar - god förmåga att hantera svenska och engelska i tal och skrift Det är meriterande om du

har: - erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet - erfarenhet att ansvara för en ledningsgrupps arbete - erfarenhet av

projektledning Personliga kompetenser Vi söker dig som trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar, skapa struktur, ligga

steget före, förutse problem och lösa dem innan de uppstår. Du är mycket strukturerad och självgående och har förmåga att

prioritera, planera och driva arbetet framåt även när tempot är högt och förutsättningarna förändras. Du är lyhörd, prestigelös

och trygg i kontakten med människor på olika nivåer i organisationen och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer. Du har

en mycket god social förmåga och får energi av att skapa värdefulla relationer i din yrkesroll. Du är lösningsorienterad och

initiativtagande och ser möjligheter att förenkla och utveckla arbetssätt för att skapa ett effektivt och professionellt stöd till

chef och verksamhet. Du har ett starkt servicefokus och är mån om att leverera med hög kvalitet, noggrannhet och professionalism.

Rollen kräver också gott omdöme och hög integritet, då du kommer att hantera information av både känslig och konfidentiell

karaktär. Du är trygg i att göra självständiga bedömningar och förstår vikten av att hantera informationen på korrekt sätt. Vi

kommer att lägga stor vikt vid personliga kompetenser för denna roll. Övrigt Tester kan komma att bli aktuell i denna rekrytering.

Vid erbjudande om anställning utförs registerkontroll.