Regionutvecklare med inriktning ärendesamordning och informationshantering

Vill du vara med och bidra till att skapa Sveriges bästa hälso- och sjukvård och ett hållbart samhälle med tillväxt i hela Västra

Götaland? Västra Götalandsregionen är Sveriges största offentliga arbetsgivare med ambitionen att bli Sveriges bästa offentliga

arbetsgivare. Hos oss får du chansen att utföra ett meningsfullt arbete för samhället och bidra till Västra Götalandsregionens

vision ”Det goda livet”. På koncernkontoret arbetar vi dagligen med att göra skillnad för patienter, medarbetare, besökare och

invånare. Nu söker vi en regionutvecklare till direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap. Du får ett

sammanhållande och verksamhetsnära uppdrag inom ärendesamordning, dokumenthantering, gemensamma informationsytor och redaktionellt

arbete. Rollen är ett nära stöd till direktören och stabens ledning och bidrar till att ärenden, dokument och regionövergripande

information hanteras med struktur, kvalitet och framförhållning.

Ditt uppdrag

Koncernstab säkerhet och civil beredskap ansvarar

för att leda, utveckla och samordna Västra Götalandsregionens arbete med att utveckla och vidmakthålla förmåga inom säkerhet och

civil beredskap över hela hotskalan. Arbetet bedrivs genom ett gemensamt värdeflöde där behov, risker, krav och erfarenheter

omsätts till utvecklad, använd och vidmakthållen förmåga. Som regionutvecklare med inriktning ärendesamordning och

informationshantering stödjer du direktören och koncernstabens ledning genom att hålla samman det praktiska ärendeflödet. Du

bevakar stabens funktionsbrevlådor och andra gemensamma ingångar, registrerar och sorterar inkommande frågor, identifierar vad som

behöver hanteras och ser till att ärenden förs vidare till rätt funktion, handläggare eller beslutsnivå. Du följer ärenden genom

processen och skapar överblick över status, tidsfrister, beroenden och nästa steg. Du planerar och samordnar föredragningar för

direktören och andra ledningsforum. Det innebär bland annat att kalla rätt föredragande, säkerställa att underlag finns

tillgängliga i rätt tid, samordna kompletteringar och bidra till att beslut och fortsatta uppdrag dokumenteras och kan följas upp.

Du kan självständigt ha dialog med handläggare och berörda funktioner för att klarlägga ett ärende och lämna ett välgrundat

förslag till direktören, exempelvis om vilken funktion eller företrädare som bör delta i en konferens, ett nätverk eller en annan

aktivitet. Du deltar i koncernkontorets forum för ärendesamordning. Där representerar du koncernstab säkerhet och civil beredskap,

förmedlar direktörens och stabens behov och bidrar aktivt till att utveckla den gemensamma ärendeprocessen, arbetssätt och stöd.

Du omsätter gemensamma beslut och förändringar i ärendeprocessen till fungerande rutiner inom staben och bidrar till att

medarbetare och chefer får ett tydligt och användbart stöd. Du ansvarar för att skapa och vidmakthålla ordning och reda i stabens

gemensamma dokumentytor. Du utvecklar och förvaltar gemensamma strukturer, namnsättning, behörighetsnära rutiner, mallar och

arbetssätt för dokumenthantering och stödjer medarbetare och chefer i att använda dem. Arbetet sker i enlighet med VGR:s krav på

informationshantering, offentlighet och sekretess, arkivering och informationssäkerhet och i samverkan med registratur,

arkivfunktion, informationssäkerhet och andra stödfunktioner. Du övertar inte dessa funktioners formella ansvar. Du är även

redaktör för innehåll som koncernstaben kommunicerar regionövergripande i beslutade kanaler och gemensamma informationsytor. Du

samordnar, bearbetar, kvalitetssäkrar, och vidmakthåller innehåll utifrån beslutade budskap och ansvarar för att informationen är

korrekt, aktuell, tillgänglig och lätt att hitta. Du arbetar nära kommunikationsfunktionen, som ansvarar för

kommunikationsstrategi, budskap och kommunikationsplanering, och nära stabens sakkunniga, som ansvarar för innehållets sakliga

riktighet. Rollen innebär att du återkommande företräder direktören och koncernstaben i interna och externa samordningssammanhang

där du representerar stabens ledning och företrädesvis ett arbetsgivarperspektiv. Inom ett tydligt uppdrag ska du kunna ersätta

direktören eller annan representant för staben i relevanta nätverk, arbetsgrupper och beredande forum. Du behöver därför kunna

agera med hög integritet, professionellt omdöme och ett tydligt VGR-perspektiv. Befattningen innebär inte i sig ett eget chefs-

eller beslutsmandat; ställningstaganden och åtaganden görs inom givna uppdrag, mandat och delegationer. I uppdraget ingår

verksamhetsutveckling, samordning, förändringsarbete och införande av gemensamma arbetssätt inom det område du verkar. Du bidrar

till att förbättra ärendeflöden, dokumenthantering, informationsytor och redaktionella processer och följer upp att förändringarna

fungerar i praktiken. Tjänstens placering Tjänsten är placerad på direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap

och arbetar på uppdrag av direktören. Den funktionella tyngdpunkten ligger i Ledning. Arbetet bedrivs i nära samverkan med

ledningsstrateg, avdelningschefer, handläggare och övriga funktioner inom koncernstaben samt med koncernkontorets

ärendesamordnare, registratur, arkiv, kommunikation och andra stödfunktioner. Vad kan vi erbjuda dig? Du kommer in i ett skede där

Västra Götalandsregionen förstärker och utvecklar sin samlade förmåga inom säkerhet och civil beredskap. Ansvar och kompetenser

samlas i en koncernstab som i ett sammanhållet värdeflöde ska möjliggöra att VGR går från identifierade behov till utvecklad,

använd och vidmakthållen förmåga. Som regionutvecklare får du en central roll i att skapa fungerande sammanhang mellan direktörens

ledning, stabens specialistfunktioner och koncernkontorets gemensamma processer. Du får arbeta nära ledningen och samtidigt

utveckla praktiska strukturer och arbetssätt som gör att ärenden, dokument och information kan hanteras säkert, effektivt och

enhetligt. Du blir en del av ett kvalificerat och tvärfunktionellt sammanhang där ledning, strateger, analytiker,

regionutvecklare, utvecklingsledare och andra specialister arbetar tillsammans. Rollen ger god inblick i stabens hela uppdrag och

möjlighet att bidra till både den dagliga kvaliteten och den långsiktiga utvecklingen av koncernstabens ledningsstöd. Västra

Götalandsregionen erbjuder flexibla arbetsformer utifrån verksamhetens förutsättningar och möjlighet att kombinera arbete från

våra kontor och på distans. För att lyckas i rollen behöver du Du ska ha

• Akademisk examen eller annan utbildning och erfarenhet

som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

• Flerårig erfarenhet av verksamhetsutveckling, ärendesamordning, kvalificerat

administrativt stöd, förändringsarbete eller andra utvecklingsinsatser.

• Flerårig erfarenhet av att hantera och samordna

ärendeflöden, funktionsbrevlådor, tidsfrister, föredragningar och underlag i en stor eller komplex organisation.

• God förmåga att

planera, samordna och genomföra aktiviteter tillsammans med chefer, handläggare, specialister och andra aktörer över

organisatoriska gränser.

• God förmåga att självständigt bedöma hur en fråga bör tas vidare, identifiera rätt mottagare och

kompetenser samt ta fram förslag till fortsatt hantering inom givna mandat.

• God förmåga att omsätta styrning, beslut och

utvecklingsbehov till praktiska, tydliga och långsiktigt hållbara arbetssätt för ärendesamordning, dokumenthantering och

informationsförvaltning.

• God förmåga att skapa förankring, delaktighet, struktur och genomförandekraft när gemensamma processer

och arbetssätt utvecklas eller förändras.

• God förmåga att bygga och vidmakthålla förtroendefulla relationer, nätverk,

kontaktvägar och samverkansstrukturer.

• Erfarenhet av dokumenthantering och av att utveckla och vidmakthålla ordning, struktur

och gemensamma arbetssätt i digitala dokument- och samarbetsytor.

• Erfarenhet av redaktionellt arbete och god förmåga att

bearbeta, kvalitetssäkra, publicera och vidmakthålla målgruppsanpassat innehåll i digitala kanaler.

• God förståelse för offentlig

förvaltning och för krav på informationshantering, offentlighet och sekretess, arkivering, tillgänglighet och

informationssäkerhet.

• Mycket god förmåga att inom ett tydligt uppdrag representera direktör, ledning och arbetsgivare i nätverk,

arbetsgrupper och andra kvalificerade samordningssammanhang. Du ska ha visat att du med hög integritet och gott omdöme kan inta

ledningens perspektiv och företräda VGR:s samlade intressen.

• God förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med hög

noggrannhet samt att hantera flera samtidiga frågor och växlande prioriteringar.

• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska

i tal och skrift. Det är meriterande om du har

• Kunskap om säkerhet, civil beredskap eller samhällsviktig verksamhet.
• System-

och verksamhetskunskap om hälso- och sjukvården. Personliga förmågor För att lyckas i tjänsten behöver du vara strukturerad,

omdömesgill och serviceinriktad utan att bli passiv eller enbart administrativ. Du tar ansvar för helheten i ett ärendeflöde, ser

vad som behöver göras och driver frågor framåt inom givna ramar. Du kan växla mellan löpande samordning, noggrann

dokumenthantering, självständig handläggning och utveckling av gemensamma arbetssätt. Du är lyhörd och förtroendeskapande och kan

föra en professionell dialog med direktör, chefer, handläggare och specialister. Du kan ställa relevanta frågor, sortera komplex

information och göra välgrundade bedömningar om vilka personer och perspektiv som behöver medverka. Du förstår samtidigt när en

fråga behöver lyftas till direktören eller annan behörig beslutsnivå. Du är trygg i en roll där du ofta representerar

arbetsgivaren och stabens ledning. När du företräder eller ersätter direktören i ett nätverk, en arbetsgrupp eller ett annat

samordningssammanhang kan du snabbt sätta dig in i helheten och inta ledningens perspektiv. Du har hög förmåga att både internt

och extern bidra till att stärka förtroendet för stabens arbete och ledning, koncernledningen och VGR som organisation. Du är

lojal mot beslut och du skiljer tydligt mellan egna uppfattningar och den inriktning du har fått i uppdrag att företräda där du

agerar konsekvent utifrån VGR:s samlade intressen. Du har hög integritet och gott omdöme, hanterar känslig information med

diskretion och agerar stabilt även när tempot är högt eller förutsättningarna förändras. Genom ditt arbetssätt är du en förebild

för ordning, kvalitet, samarbete och professionellt bemötande inom staben. Det är viktigt för oss att du kan arbeta utifrån vår

värdegrund

• Tillsammans gör vi varandra framgångsrika.
• Vi lyssnar in. Vi lyssnar av.
• Feedback bidrar till vår utveckling.

Övrigt

• Tjänsten kan komma att säkerhetsklassas, vilket kan ställa krav på svenskt medborgarskap.
• Som tillsvidareanställd blir

du krigsplacerad som en del av vårt gemensamma ansvar för att samhällsviktiga funktioner ska fungera vid höjd beredskap.

• Tjänsten kan innebära resor både nationellt och internationellt.
• Västra Götalandsregionen eftersträvar jämlikhet för alla

medarbetare, en god arbetsmiljö och balans mellan arbetsliv och privatliv. Läs mer om vår verksamhet här:

http://www.vgregion.se/om-vgr/